Второй шаг

Создание отчета с помощью мастера

Мастер работает с полями нескольких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допускается группировка записей по некоторым логическим категориям. Мастер отчетов позволяет быстро создавать структуру отчета, которую затем можно доработать в режиме конструктора.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, необходимо выполнить несколько шагов. Для начала необходимо:

– щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

– в раскрывшемся окне дважды щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.

Первый шаг.

– В раскрывшемся окне Создание отчетов первого шага, с помощью списков Таблицы и запросы, Доступные поля, а также кнопок >, >>, <, << этого окна аналогично тому, как это делается при создании форм и запросов, формируется список Выбранные поля, значение которых необходимо отобразить в отчете. Эти операции проделываются многократно с каждой таблицей.

– щелкнуть по кнопке Далее этого окна после завершения формирования списка Выбранные поля. Это приводит к переходу ко второму шагу мастера отчетов.

В раскрывшемся окне Создание отчетов второго шага (Рис.24.1) отображаются две панели. В левой панели окна представлены выбранные на первом шаге поля. Значения этих полей используются для создания заголовков групп. То есть создаются уровни группировки записей в отчете, их последовательность по обобщающему признаку. Например,

Специальность (Первый уровень)

Группы (Второй уровень)

Дисциплина (Третий уровень)

Оценка (Четвертый уровень)

Ф.И.О. (Пятый уровень).

Процесс формирования структуры отчета осуществляется с помощью кнопок >, >>, <, << и похож на создание списка полей в запросах.

Создание отчетов

Добавить уровни группировки?

Уровень

Рис. 24.1 Окно второго шага мастера отчетов

Сначала выбирается верхний уровень, затем второй и т. д. В правой панели окна отображается образец структуры отчета. Вверху представлен самый высокий уровень, далее следуют более низкие уровни. В отчете можно определять всего четыре уровня группировки. Если возникает необходимость реорганизовать структуру отчета и создать другие логические подразделы, то следует воспользоваться кнопками Уровень. Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля, а со стрелкой, направленной вниз, понижает уровень. После завершения формирования структуры отчета необходимо:

– щелкнуть по кнопке Далее. Этим действием производится переход к третьему шагу мастера отчетов.