Печать отчета

Модификация отчета в режиме конструктора

Третий шаг.

В окне третьего шага предоставляется возможность формирования итоговых записей и определения их следования в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки.

Чтобы задать поле, по которому следует выполнить сортировку, следует выбрать имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на котором указан порядок сортировки (по возрастанию, по убыванию). По умолчанию принимается сортировка по возрастанию. Эта кнопка действует как переключатель. Щелчок по ней переводит с одного вида сортировки на другой и наоборот.

После завершения сортировки следует щелкнуть по кнопке Далее и перейти к четвертому шагу мастера.

Четвертый шаг.

В окне четвертого шага мастера предлагается один из шести стандартных вариантов оформления отчета:

– ступенчатый,

– блок,

– структура и др.,

На этом этапе следует выбрать ориентацию отчета (альбомная, книжная), режим автоматического выбора ширины полей.

Щелчком по кнопке Далее завершается четвертый шаг мастера и происходит переход к пятому шагу.

Пятый шаг.

На пятом шаге предлагается стиль оформления отчета:

– деловой,

– обычный,

– полужирный,

– сжатый и др.

После выбора стиля следует щелкнуть по кнопке Далее этого окна. Этим действием завершается работа на пятом шаге и следует переход к шестому шагу мастера.

Шестой шаг.

На этом шаге устанавливается имя отчета, способ его открытия (для просмотра, для изменения).

Завершается процесс создания отчета щелчком по кнопке Готово.

Отчет, созданный с помощью автоотчета или мастера, как правило, нуждается в доработке. Этот вид работы удобно выполнять в режиме конструктора.

Для внесения изменений в ранее созданный отчет необходимо:

– щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

– щелкнуть по строке с названием отчета,

– щелкнуть по кнопке Конструктор панели инструментов окна. В раскрывшемся окне отобразится макет отчета.

– С помощью команд меню и панели инструментов внести необходимые изменения в макет (в его содержание или оформление),

– сохранить отчет стандартными операциями.

Прежде, чем печатать созданный отчет, его следует просмотреть. Это следует делать для того, чтобы окончательно убедиться, что отчет отвечает всем предъявляемым требованиям. Для этого необходимо:

– щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

– щелкнуть по кнопке Просмотр панели инструментов.

В режиме предварительного просмотра можно выбрать масштаб изображения отчета. Если необходимо внести некоторые изменения в макет отчета, то следует выполнить команды

Файл – Параметры страницы

и установить необходимые параметры, как это делается в текстовом редакторе MS Word. После завершения всех подготовительных операций к печати отчета следует переходить непосредственно к его печати. Лучше всего это делать следующим образом:

Файл – Печать – Параметры печати

В окне Параметры печати можно установить диапазон печати (все или отдельные страницы), количество экземпляров, ориентацию страниц (книжная, альбомная) и др. После выполнения всех необходимых установок следует

– щелкнуть по кнопке ОК.