Управление человеком и группой

Идеальная группа обладает открытостью вовнутрь и вовне, гибкостью, адекватным подходом к принятию новых членов, творческим подходом к ролям и нормам, сбалансированностью целей группы с целями организации и бережным отношением к каждому своему члену. Ее основные характеристики ¾ осознание общей ответственности, инициативность членов группы, адекватная реакция на изменение внешних условий. Если в организации существует несколько групп, то они вместе с групповыми взаимосвязями формируют групповую структуру фирмы. При успешном управлении возникает мультиплексный эффект: группа работает лучше самого квалифицированного работника; хорошо управляемая группа работает во много раз лучше, чем не управляемая руководителем.

Для эффективного управления группой большое значение имеют следующие основные факторы, определяющие качественную сторону взаимодействия группы и организации в лице руководителя, тогда как количественная сторона выражается в системе оплаты труда и материальных поощрений и льгот для участников группы:

а) структурные ¾ величина группы, членство в группе, коммуникации в группе и организации;

б) независимые ¾ физическое расположение группы, взаимосвязь с другими группами;

в) переменные ¾ характер задачи, стоящей перед группой; степень сложности задачи; условия решения задачи;

г) мотивационные ¾ мотивации членов группы; групповая мотивация; состояние окружающей группу среды (атмосфера в коллективе);

д) промежуточные ¾ стиль руководства; взаимоотношения между членами группы, а также всеми работниками организации и группой; распределение ролей и обязанностей; организационный климат; процесс принятия решений в организации.

Согласно модели процесса эффективного управления группой факторы групп а - г через факторы-инструменты группы д влияют на эффективность работы группы (оптимальное решение поставленных задач с высокой производительностью труда) и ее существование (удовлетворенность членов группы) при соблюдении ряда условий.

1. У группы должны быть четко сформулированные цели, сбалансированные с целями членов группы и организации в целом.

2. Балансирование целей осуществляется руководителем в ходе открытого коллективного обсуждения проблемы или задачи.

3. Необходимость определенной ответственности за результаты следует из коллективного способа принятия решения.

4. При взаимодействии с группой руководитель должен всячески избегать соперничества между ее членами, так же как и соперничества между группами. Это может снизить эффективность коммуникаций, качество выполняемой работы и разрушить мультиплексный эффект.

Таким образом, руководитель может изменить группы факторов а-в для того, чтобы изменить факторы группы г, что, в свою очередь, приведет к желаемому результату через использование факторов группы д (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Модель процесса эффективного управления группой:

1 ¾ непосредственное изменение структурных факторов;
2 ¾ дополнительное воздействие на мотивирующие факторы;
3 ¾ использование промежуточных факторов

Руководитель может непосредственно изменить (1) структурные факторы (а) и переменные условия задачи (в). Это повлечет за собой на следующем этапе адекватные изменения в области мотивирующих факторов (г). При дополнительном воздействии (2) руководителя на мотивирующие факторы в целях их усиления через использование (3) промежуточных факторов (д) с необходимыми изменениями руководитель получит требуемый результат.

Неформальные группы динамически взаимодействуют с формальными. В модели Д. Хоманса под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств ¾ положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем:

Таким образом, любая группа функционирует в условиях специфической внешней среды, и ее выживаемость определяется тем, насколько она соответствует изменениям среды. Д. Хоманс указывал, что на предъявляемые к группе требования со стороны внешней среды особое влияние оказывают следующие факторы:

1) физические ¾ территория, география, климат;

2) технологические ¾ здание, оборудование, станки;

3) культурные ¾ ценности, цели, традиции.

Под воздействием этих и других внешних сил формируются ожидания людей в отношении деятельности, взаимодействий, эмоций и норм групп. Эти элементы Д. Хоманс назвал внешней системой группы, а другие исследователи ¾ формальной системой организации.

Модель Хоманса демонстрирует, как из процесса управления (делегирования заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные группы, и показывает необходимость управления неформальной группой. Групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, поэтому они могут также воздействовать на эффективность формальной группы. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам. Потому группой всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она достигла целей.

Группы реагируют иначе, чем ее отдельные члены. На это влияют: групповой дух, который подчиняет преобладающим групповым интересам; групповые нормы поведения, которые человек нарушить не решается. В зависимости от удовлетворения группового сознания в коллективе преобладают групповые или индивидуальные мотивы поведения, что соответствует сплоченности или несплоченности группы.

При анализе влияния оплаты труда на групповое поведение важно учитывать одновременно две совокупности факторов (рис. 8.3):

1) насколько взаимозависимы действия членов группы;

2) насколько велика дифференциация в оплате.

Рис. 8.3. Матрица влияния оплаты на взаимоотношения в группе

Возможны четыре комбинации этих факторов:

1) низкая взаимозависимость ¾ низкая дифференциация в оплате;

2) низкая взаимозависимость ¾ высокая дифференциация в оплате;

3) высокая взаимозависимость ¾ низкая дифференциация в оплате;

4) высокая взаимозависимость ¾ высокая дифференциация в оплате.

Первый и четвертый случаи порождают проблемы во взаимоотношениях между членами группы. Напротив, второй и третий случаи способствуют успешному функционированию группы и развитию благоприятных отношений между ее членами.

Коллектив, в котором наблюдается гармония общих и индивидуальных мотивов, когда групповые мотивы преобладают не в связи с подавлением индивидуальных, а на основе их ассимиляции, называется командой. Это коллектив, где проблемы группы принимаются и понимаются работниками как личные. Менеджеры должны стремиться к созданию команды. Для этого используют следующие способы формирования группового сознания:

1) вера в цель;

2) доверие членов команды друг к другу;

3) оптимальный стиль руководства;

4) участие в управлении.

Формальные отношения в трудовом коллективе устанавливаются исходя из функциональных обязанностей каждого лица на основе должностных инструкций, приказов и распоряжений руководства.

Неформальные отношения основаны на личных контактах, знакомствах с работниками других подразделений, общении во время отдыха, симпатии и антипатии работников, их интересах. Лидером неформальной группы становится человек, способный выражать и отстаивать интересы группы.

Руководитель неформальных групп должен:

· быть осведомлен об их существовании, а также знать лидеров;

· учитывать мнение лидеров, убеждать их в случае расхождения мнений;

· наладить деловой контакт с лидером, в случае необходимости прийти к компромиссу;

· в случае отказа от сотрудничества бороться с лидером;

· не допускать обособления неформальных групп;

· поддерживать неформальную группу, если ее интересы не противоречат интересам организации.

Руководитель должен учитывать неформальные отношения и стараться использовать их в интересах дела. При этом необходимо учитывать факторы, влияющие на эффективность работы группы.

1. Размер. Теоретики управления посвятили много времени определению идеального размера группы. Авторы школы административного управления считали, что формальная группа должна быть сравнительно небольшой. Р. Дэвис указывал, что идеальная группа должна состоять из 3-9 человек. Его мнение склонен разделить К. Дэвис, современный теоретик, посвятивший много лет исследованию групп. Он полагает, что предпочтительное число членов группы ¾ пять человек. Исследования показывают, что фактически на собрания приходят 5-8 человек. По некоторым исследованиям можно заключить, что группы, насчитывающие от 5 до 11 членов, обычно принимают более точные решения, чем те, которые выходят за пределы этой численности. Исследования также показали, что в группах из пяти человек ее члены обычно испытывают большую удовлетворенность, чем в группах большего или меньшего размера, так как в группах из двух или трех человек ее члены могут быть обеспокоены тем, что их персональная ответственность за принимаемые решения слишком очевидна. С другой стороны, в группах, состоящих из более чем пяти человек, ее члены могут испытывать затруднение, робость в высказывании своего мнения перед другими. По мере увеличения размера группы общение между ее членами усложняется и становится более трудным достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач. Увеличение размера группы также усиливает тенденцию к неформальному разделению на подгруппы, что может привести к появлению несогласующихся целей.

2. Состав. Под составом здесь понимается степень сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения. На базе исследований рекомендуется, чтобы группа состояла из непохожих личностей, так как это сулит большую эффективность, чем если бы члены группы имели схожие точки зрения. Некоторые люди обращают больше внимания на важные детали проектов и проблем, а другие хотят взглянуть на картину в целом, некоторые хотят подойти к проблеме с системных позиций и рассмотреть взаимосвязь различных аспектов. По мнению Г. Майнера, когда группы подобраны таким образом, что в них входят либо очень похожие, либо очень разные люди, то группы с различными точками зрения вырабатывают больше качественных решений. Множество точек зрения и восприятия перспектив приносит свои плоды.

3. Групповые нормы. Первыми исследователями групп в трудовых коллективах было выявлено, что нормы, принятые группой, оказывают большое влияние на поведение отдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа: на достижение целей организации или противодействие им. Нормы призваны подсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них. Они так сильно влияют потому, что только при условии сообразования своих действий с этими нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку. Это относится как к неформальным, так и к формальным группам.

4. Сплоченность группы. Это мера тяготения членов группы друг к другу и группе. Высокосплоченной является группа, члены которой испытывают сильную тягу друг к другу и считают себя похожими. Такая группа хорошо работает в коллективе, поэтому высокий уровень сплоченности может повысить эффективность всей организации, если цели и той и другой согласуются между собой. У высокосплоченных групп обычно бывает меньше проблем в общении, а те, что возникают, ¾ менее серьезные, чем у других. У них меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия, а производительность их труда выше, чем в несплоченных группах. Если цели группы и всей организации не согласуются, то высокая степень сплоченности отрицательно скажется на производительности труда во всей организации. Руководство может увеличить положительный эффект сплоченности тем, что будет периодически проводить собрания и делать акцент на глобальные цели группы, а также даст возможность каждому ее члену увидеть его вклад в достижение этих целей. Руководство может также укрепить сплоченность, разрешая периодические встречи подчиненных с целью обсуждения потенциальных или актуальных проблем, эффекта предстоящих перемен для производственной деятельности, а также новых проектов и приоритетов в будущем.

Потенциальным отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие. Это тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление, с тем чтобы не нарушать гармонию группы. Члены группы считают, что несогласие подрывает их чувство принадлежности и поэтому несогласия следует избегать. Чтобы сохранить у членов группы то, что понимаетсякак согласие и гармония, член группы решает, что лучше не высказывать своего мнения. В атмосфере группового единомыслия первостепенная задача для отдельной личности ¾ держаться общей линии в обсуждении, даже если есть иная информация или убеждение. Эта тенденция самоукрепляется. Поскольку никто не выражает мнений, отличных от других, и не предлагает иную, противоположную информацию или точку зрения, каждый полагает, что все остальные думают одинаково. Так как никто не высказывается, никто не знает, что другие члены могут тоже быть скептически настроены или озабочены. В результате проблема решается с меньшей эффективностью, потому что вся необходимая информация и альтернативные решения не обсуждаются и не оцениваются. Когда налицо групповое единомыслие, возрастает вероятность посредственного решения, которое никого не заденет.

5. Конфликтность. Различие во мнениях приводит к более эффективной работе группы. Однако оно также повышает вероятность конфликта. Хотя активный обмен мнениями и полезен, он может также привести к внутригрупповым спорам и другим проявлениям открытого конфликта, которые всегда пагубны.

6. Статус. Та или иная личность в организации или группе имеет свой статус, который определяется рядом факторов, включая старшинство в должностной иерархии, название должности, расположение кабинета, образование, социальные таланты, информированность и накопленный опыт. Эти факторы могут повышать и понижать статус в зависимости от ценностей и норм группы. Исследования показали, что члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Однако это далеко не всегда ведет к повышению эффективности. Человек, проработавший на компанию непродолжительное время, может иметь более ценные идеи и лучший опыт в отношении какого-нибудь проекта, чем человек с высоким статусом, приобретенным благодаря многолетней работе в руководстве данной компании. То же самое относится и к руководителю отдела, статус которого может быть ниже вице-президента. Для принятия эффективных решений необходимо учитывать всю информацию, относящуюся к данному вопросу, и объективно взвешивать все идеи. Чтобы эффективно функционировать, группе, возможно, придется прилагать совместные усилия ради обеспечения того, чтобы мнения членов, имеющих более высокий статус, не доминировали в ней.

7. Роли членов группы. Критическим фактором, определяющим эффективность работы группы, является поведение каждого из ее членов. Чтобы группа функционировала эффективно, ее члены должны вести себя таким образом, чтобы способствовать достижению ее целей и социальному взаимодействию.