Управление коммуникациями

Для успешной работы и отслеживание всех действий и прогресса проекта составим план управления коммуникациями.

«Управление коммуникациями позволяет контролировать состояние хода работ по проекту, прогнозировать промежуточные и итоговые результаты.» [1]

Для данного проекта основными формами коммуникации являются:

- Совещания

- E-mail

- Телефонные переговоры

- Отчеты в письменной форме.

Таблица 3.2.1. – План управления коммуникациями.

Информация и документы	Цель коммуникации	Отправитель	Получатель	Частота	Метод или технология
Регулярные отчеты о состоянии проекта	Контроль выполнения проекта	Руководитель проекта	Инвестор проекта	В течение 2 дней с момента создания документа	e-mail
		Администратор проекта, преподаватели	Руководитель проекта	По требованию	e-mail, совещания, телефонные переговоры
Сводный отчет о ходе проекта	Контроль хода работ	Администратор, преподаватели	Руководитель проекта	По требованию	e-mail, совещания
Отчеты затрат членов команды	Контроль за финансами проекта	Все члены команды	Руководитель проекта, бухгалтер	По требованию	e-mail, совещания
Отчеты по результатам работ	Анализ и приемка результатов работы	Все члены команды	Руководитель проекта	По требованию	e-mail, совещания, телефонные переговоры, отчеты в письменной форме
Письма	Решение текущих вопросов	Все члены команды	Все члены команды	По потребности	e-mail

 

 

Управление качеством.

 

Управление качеством – это залог успеха каждого проекта. Поэтому ему требуется уделять достаточное количество времени.

Рассмотрим планирование качества, обеспечение качества и контроль качества для нашего проекта создания арт-студии.

Планирование качества включает оценку, разработку системы и программы качества, выработку положений по его улучшению. Главной задачей является обеспечение рынка нуждающейся в нем продукции, в данном случае услуги. Руководитель проекта должен определить спрос потребителей нашей услуги и выдать в конечном итоге результат, способный заинтересовать будущих покупателей. Это можно достичь за счет интересной и нестандартной концепции проведения занятий по рисованию, использование новых техник рисования, приглашение на мастер-классы известных художников, преподавателей из школ искусств и т.д.

Обеспечение качества проекта. Здесь следует определиться с действиями, способствующих обеспечению и улучшению качества проекта. Для начала необходимо разделить обязанности для достижения лучшего результата. Преподаватели будут проводить занятия в форме, способной заинтересовать клиентов, руководитель будет заказывать и отслеживать лучшие материалы и оборудование, бухгалтер следить за прибылью проекта как одного из главных показателей качества проекта и т.д.

Контроль качества проекта – это отслеживание конкретных результатов деятельности по проекту в целях определения их соответствия стандартам и определения путей устранения причин реальных и потенциальных несоответствий. Из-за небольшого состава команды проекта, его качество следует проверять руководителю проекта путем проверок действий сотрудников, исправление неверных решений и их последствий. Для упрощения визуализации контроля качества можно использовать диаграмму причинно-следственных связей (диаграмму Исикавы).

Разберем карту качества проекта, по которой мы сможем судить о достижении запланированного результата.

Таблица 3.3.1 – Карта качества проекта.

Ожидаемые результаты	Критерии достижения
Территориальное расположение студии	- расположение в людном и проходимом большим количеством людей месте; - близость транспортных остановок; - наличие парковочных мест; - благоустройство района.
Арендуемое здание	- соответствие требованиям безопасности; - ремонт.
Оснащение	- наличие в классе умывальника; - стулья; -соответствие аудиторий санитарно-эпидемиологическим требованиям.
Кадровое обеспечение	- соответствие персонала студии требуемому уровню профессионализма; - наличие опыта работы с детьми у преподавателей.
Методическое обеспечение	- составление методических пособий и планов работ с учениками по новым методам обучения; - полнота и содержательность.
Выполнение плановых показателей	- выполнение календарного плана проекта; - соблюдение утвержденной сметы.

 

 

Контроль проекта.

Контроль по элементам управления проектом:

для контроля временных параметров будем использовать диаграмму Гантта, с определенными датами всех действий. Данная диаграмма поможет контролировать время создания проекта, календарную последовательность и вносить коррективы в даты проекта. Для контроля финансовых затрат будем использовать смету проекта и метод освоенного объема. Для анализа качества следует применять диаграмму Исикавы; для контроля персонала- систему внутреннего контроля, то есть постановку целей и задач конкретно для каждого работника проекта.

Контроль по элементам процесса создания продукта:

используемые материалы и оборудование будут проверяться наличием у их поставщиков лицензий и сертификатов; вопросы безопасности – проверкой соответствия помещения, оборудования и материалов технике безопасности; процесс производства продукта.

Кроме того, «важным элементом системы контроля является мониторинг проекта, который представляет собой механизм постоянного сбора и регистрации
информации о текущих результатах реализации проекта.» [1]

 

 

Заключение.

«К сожалению, на сегодняшний день проектное управление пока не имеет широкого распространения в РФ в силу того, что является принципиально новой организационной и профессиональной рыночной культурой для российских руководителей, управленцев и менеджеров. Однако, интерес к применению проектных методов управления в последние годы имеет актуальность, причем во всех отраслях экономики.» [11] И многие предприниматели, бизнесмены, государственные структуры все свои разработки, новые виды деятельности сначала рассматривают как проект.

В данной курсовой работе рассматривался проект создания арт-студии нового поколения, то есть с использование новых методов обучения и различных способов проведения занятий.

Была определена основная проектная идея проекта, которая заключается в уменьшенном по времени процессе обучения, возможности научиться хорошо рисовать в короткий срок. Это курсы нового формата, т.е. курсы направленные на развитие творческого мышления, рисование различными материалами, на различных поверхностях.

Поставлены главные цели проекта: поиск и выбор помещения для студии, покупка необходимого оборудования и материалов для обучающего процесса, разработка плана обучения, методик проведения курсов, составление расписания занятий, набор и обучение персонала.

Изучая окружение проекта, можно сделать вывод, что препятствий на пути создания проекта практически нет, достаточно стабильное экономическое положение региона, хорошая социально-демографическая обстановка города, а также поддержка малого бизнеса.

Были выбраны инвесторы проекта, инициатор, а также основные поставщики материалов и оборудования проекта.

Следующий этап – это структурное разбиение работ. Оно является основополагающим этапом проекта. В данной работе СРР состоит из работы с помещением, материальным оснащением, работы с персоналом и т.д.

Далее идет немаловажный по значению этап – календарное планирование, где уже конкретно были поставлены сроки выполнения всех работ создания проекта. И для наглядности и простоты понимания построена диаграмма Гантта. По времени создания проект займет приблизительно 2 месяца.

Кроме того, в данной курсовой работе определяются необходимые ресурсы проекта и оценивается его стоимость. В этом пункте обосновывается каждая статья затрат и смета проекта составила 83505 руб.

Чтобы оценить успешность будущего проекта, оценивается его эффективность, рассчитываются текущие расходы, которые за 1-й месяц проекта составили 132395 руб., объем реализации, чистую прибыль и т.д. И выяснилось, что срок окупаемости проекта составил 3,14 месяцев.

Анализируя риски проекта, были определены основные риски, их причины и влияние на проект.

Была выделена команда проекта. Так как проект по созданию арт-студии является все-таки небольшим, то и количество требуемого персонала невелико. Всего 5 человек.

Для любого проекта требуется отслеживание всех его действий: контроль выполнения проекта, контроль хода работ, решение текущих вопросов и т.д. Поэтому в работе приводится план управления коммуникациями.

Последними этапами разработки проекта является управление качеством проекта, где были рассмотрены планирование, обеспечение и контроль качества проекта и составлена карта качества проекта (важность территориального расположения студии, здания, где будут проходить занятия, квалифицированные специалисты и т.д.). А также расписаны контроль проекта по элементам управления и по элементам процесса создания проекта.

В заключении можно сделать вывод, о том, что данный проект может быть успешен на рынке услуг. Для этого необходимо соблюдать все вышеуказанные этапы создания данного проекта, каждый из которых важен по-своему. Большое значение имеют расчеты главных показателей проекта, таких как срок окупаемости, стоимость проекта и чистая приведенная стоимость.