Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 2007 существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записейпо выделенному образцу. Например, нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Для этого необходимо выделить слово«Доцент»в любой из записей,щелкнуть мышью на стрелочке рядом с кнопкой в разделе «Сортировка и фильтр » вкладки « Главная»,и Access выберет только те записи, для которых значение в столбце «Должность» равно Доцент.

Аналогичный результат получится, если использовать кнопку «Выделение» - , расположенной в разделе «Сортировка и фильтр » вкладки «Главная». При выборе команды «Равно “Доцент”» (рис. 3) будет выделена таблица, содержащая только записи, в котором поле «Должность» имеет значение «Доцент». При нажатии на кнопку «Удалить фильтр» вновь будет выведена вся таблица.

Рис. 3. Создание фильтра по выделению.

Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка «Применить фильтр» затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен. «Фильтр по выделению» может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки «Выделение». Например, можно выделить должность доцент, а затем дисциплину Информатика (конечно, если такая дисциплина присутствует в вашей таблице). В этом случае появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику.

Обычный фильтр. Фильтрование данных в Access производится также с помощью кнопки . Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка значения для данного поля.

После щелчка по кнопке «Фильтр» отображается диалоговое окно установки параметров фильтра (рис. 4). Можно просто отменить установку флажка «Выделить все » с последующей установкой флажка напротив той записи, которая будет отображена на экране. В результате на экране появится именно та запись, напротив которой был установлен флажок.

Рис. 4. Выбор записей, которые будут отображены на экране

В окне установки параметров фильтра имеется также список «Текстовые фильтры».После раскрытия этого списка отображается набор предопределенных текстовых фильтров (рис. 5). Выбрать требуемый фильтр можно, щелкнув на соответствующем варианте мышью.

Рис. 5. Выбор записей с помощью текстовых фильтров

Подготовка к печати

Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это - выбрать команду кнопка Office, Печать, Быстрая печать. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access автоматическиподгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием можно из диалогового окна «Печать», выбирая представленные ниже опции:

С помощью кнопки « Свойства» можно вывести диалоговое окно настройки принтера. Кнопка «Настройка» позволит определить поля и заголовки.

Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке«Предварительный просмотр» на панели инструментов или выберите команду Office→ Печать → Предварительный просмотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.