Основы работы с Microsoft Visio

Microsoft Visio 2010 - это приложение для создания диаграмм и схем, помогающее визуализировать, исследовать и распространять сложные данные. В Microsoft Visio сложные для понимания таблицы и текст можно преобразовать в наглядные доступные схемы.

Приложение Microsoft Visio содержит современные фигуры и шаблоны для создания самых разнообразных схем в таких областях, как управление ИТ-средой, моделирование процессов, стро-ительство и архитектурное проектирование, разработка пользовательского интерфейса, управление кадрами, проектами и т.д.

Поиск и применение шаблона

В Microsoft Visio 2010 можно использовать встроенные шаблоны, создавать собственные или искать подходящие шаблоны на веб-сайте Office.com. На сайте Office.com представлен широкий набор популярных шаблонов Microsoft Visio, включая схемы процессов, схемы сетей и планы этажей зданий.

Назначение макета Функциональная блок-схема

Макет Функциональная блок-схема предназначен для отображения отношений между бизнес-процессом и организационными или функциональными подразделениями, такими как отделы, отвечающие за выполнение шагов данного процесса.

Дорожки в блок-схеме представляют функциональные единицы, например отделы, должности или какие-либо другие функции. Каждая фигура, представляющая этап процесса, располагается в дорожке функциональной единицы, ответственной за этот этап.

Задание 1

1. Создайте новый документ на основе шаблона Функциональная блок-схема из категории Блок-схема.

2. В открывшемся окне Функциональная блок-схема выберите ориентацию схемы По горизонтали и щелкните ОК.

3. Заполните заголовок диаграммы и имеющие дорожки (рис. 1).

Рис. 1. Функциональная блок-схема (этап 1)

4. Сохраните документ под именем Функциональная блок-схема.

Добавление, перемещение, удаление дорожки

Для добавления дорожки в функциональную блок-схему выполните один из указанных ниже вариантов действий:

· Щелкните имеющуюся на схеме дорожку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Вставить «Дорожка» перед или Вставить «Дорожка» после.

· Наведите указатель мыши на угол одной из дорожек. Щелкните появившуюся синюю стрелку Вставить фигуру «Дорожка».

· На вкладке Функциональная блок-схема в группе Вставить нажмите кнопку Дорожка. Дорожка будет добавлена после выделенной дорожки или в конце полосы, если дорожка не выделена.

· Из набора элементов Фигуры функциональной блок-схемы перетащите дорожку в нужное место на границу полосы.

Для перемещения дорожки:

1. Щелкните заголовок дорожки, которую необходимо переместить, чтобы выделить ее. Указатель мыши примет форму значка перемещения.

2. Перетащите дорожку в нужное место. Фигуры, расположенные на дорожке, будут перемещаться вместе с ней. Чтобы проверить, находится ли фигура на дорожке или просто расположена поверх нее, выделите фигуру. Если фигура находится на дорожке, цвет дорожки изменится на желто-оранжевый. Если фигура не находится на дорожке, но ее необходимо туда поместить, сдвиньте ее немного, и дорожка определит ее.

Для удаления дорожки:

1. Щелкните подпись дорожки, которую требуется удалить.

2. Нажмите клавишу [DELETE] на клавиатуре.

Примечание. При удалении дорожки также удаляются все фигуры, содержащиеся на ней.

 

Задание 2

1. Добавьте к функциональной блок-схеме, созданной при выполнении задания 1, еще две дорожки (рис. 2).

Рис. 2. Функциональная блок-схема (этап 2)

 

2. Измените порядок следования дорожек, переставив этапы продажи и тестирования компьютера (рис. 3).

Рис. 3. Функциональная блок-схема (этап 3)

3. Поместите на дорожки фигуры (рис. 4).

Рис. 4. Функциональная блок-схема (этап 4)

4. Измените ориентацию функциональной блок-схемы на вертикальную ориентацию (рис. 5).

Рис. 5. Функциональная блок-схема (этап 5)

5. Сохраните и закройте документ.

Задание 2

Подготовьте блок-схему процесса анализа доставок за день и корректировки графика доставки на следующий день (рис. 6).

Рис. 6. Блок-схема процесса

 

Планирование расписания

Рассматривается построение временных диаграмм (главной и расширенной) расписания проекта, их экспорт/импорт, создание и отслеживание расписания проекта с помощью диаграммы Ганта, разработка календаря.

Временная диаграмма - это изображение, представляющее определенный период времени и события, происходящие в этот период. Временные диаграммы особенно удобны при отображении общего хода проекта - его состояния, истории события и того, что должно быть сделано. Обычно временные диаграммы включают важные события и маркеры интервалов.

Диаграммы расписания проекта могут содержать на странице одну или несколько временных диаграмм, которые могут быть синхронизированы друг с другом.

Обычно одна из временных диаграмм является главной, а остальные представляют собой расширенные временные диаграммы. Главную временную диаграмму можно представить, как полное высокоуровневое представление событий, а расширенную временную диаграмму - как более подробное представление временного периода.

Расширенную временную диаграмму используют для представления отрезка главной временной диаграммы для отображения большего количества информации об этом отрезке времени. Важные события или интервалы добавляются на расширенную временную диаграмму точно так же, как и на главную. Элементы, добавляемые на расширенную временную диаграмму, не отображаются на главной, но любая фигура, добавляемая на главную временную диаграмму, отображается на расширенной и синхронизируется с ней.

Временная диаграмма содержит:

· Основные события - значительные события и даты, такие как дата завершения этапа проекта.

· Маркеры интервалов - указывают длительность временных периодов.

Для создания временных диаграмм используется шаблон Временная шкала из категории шаблонов Расписания.

 

Задание 3

· Построение главной временной шкалы (рис. 7)

Рис. 7. Главная временная шкала

1. Откройте Microsoft Visio 2010.

2. Создайте документ на основе шаблона Временная шкала из категории Расписания.

3. Перетащите из набора Фигуры временной шкалы на лист фигуру Цилиндрическая временная шкала и выполните ее настройку в открывшемся окне Настройка временной шкалы (рис. 8).

Рис. 8. Настройка временной шкалы

4. Примените к временной шкале тему Метро. Для этого:

§ Выделите временную шкалу, щелкнув по ней левой клавишей мыши.

§ На вкладке Конструктор в группе Темы выберите тему Метро (это одна из тем, использу-ющих зеленый цвет).

5. Добавьте на правый край временной шкалы стрелку. Для этого:

§ Щелкните по временной шкале правой кнопкой мыши.

§ В открывшемся контекстном меню выберите команду Показать конечную стрелку.

6. Создайте временной интервал Этап планирования продолжительностью две недели с момента начала проекта. Для этого:

§ Из набора Фигуры временной шкалы окна Фигуры перетащите на временную шкалу Ци-линдрический интервал.

§ В открывшемся окне Настройка интервала задайте настройки (рис. 9).

Рис. 9. Настройка временного интервала

 

Чтобы изменить настройку интервала, щелкните по его изображению правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Настройка интервала. Для быстрого изменения описания интервала, выделите его и нажмите клавишу [F2] на клавиатуре.

7. Измените временной интервал Этап планирования, продлив его еще на одну неделю.

8. Добавьте на временную шкалу еще три интервала (табл. 2):

Таблица 2. Интервалы проекта
Дата начала	Дата окончания	Описание
19.03.2013 (12:00:00)	16.04.2013 (12:00:00)	Этап разработки концепции
16.04.2013 (12:00:00)	30.04.2013 (12:00:00)	Этап приглашений
30.04.2013 (12:00:00)	28.05.2013 (12:00:00)	Этап создания

9. Добавьте на временную шкалу фигуру Веха-ромб, обозначающую завершение этапа приглашений. Для этого:

§ Перетащите на временную шкалу фигуру Веха-ромб из набора Фигуры временной шкалы окна Фигуры.

§ Настройте параметры вехи в открывшемся окне Настройка вехи (рис. 10).

Рис. 10. Параметры вехи «Завершение этапа приглашений»

 

10. Сохраните документ под именем Временная диаграмма.

· Построение расширенной временной шкалы, отражающей первые два этапа проекта (рис. 11).

Рис. 11. Синхронизированные главная и расширенная временные шкалы

1. Перетащите на лист фигуру Расширенная временная шкала из набора Фигуры временной шкалы так, чтобы левые края главной временной шкалы и расширенной находились на одном уровне.

2. Настройте параметры расширенной временной шкалы в появившемся на экране окне Настройка временной шкалы (рис. 12).

Рис. 12. Настройка параметров расширенной временной шкалы

3. Добавьте на расширенную временную шкалу веху Завершение оценки бюджета, которая наступает через 1 неделю с момента начала проекта и обозначается фигурой Веха-булавка. Для этого:

§ Перетащите на расширенную временную шкалу фигуру Веха-булавка из набора Фигуры временной шкалы окна Фигуры.

§ Настройте параметры вехи (рис. 13).

Рис. 13. Настройка параметров вехи «Завершение оценки бюджета»

Обратите внимание, что веха Завершение оценки бюджета не отображается на главной временной шкале.

4. Добавьте на главную временную шкалу веху Завершение макета, которая наступает через две недели с момента начала проекта. Обозначьте веху фигурой Веха-ромб. Для этого:

§ Перетащите на главную временную шкалу фигуру Веха-ромб из набора Фигуры временной шкалы окна Фигуры.

§ Настройте параметры вехи (рис. 14).

Рис. 14. Настройка параметров вехи «Завершение макета»

Обратите внимание, что веха Завершение макета автоматически добавлена на расширенную временную шкалу.

5. Измените дату вехи Завершение макета на 15.03.2013. Для этого:

§ Щелкните правой кнопкой мыши по вехе на главной временной шкале.

§ В открывшемся меню выберите команду Настройка вехи…

§ Измените дату вехи с 12.03.2013 на 15.03.2013.

Обратите внимание на то, что веха изменилась как на главной, так и на расширенной временной шкале.

6. Задайте отображение 50% выполнения для Этапа разработки концепции на расширенной временной шкале. Для этого:

§ Щелкните правую границу интервала Этап разработки концепции на расширенной временной шкале. В открывшемся меню выберите команду Задать процент завершения… и в открывшемся окне Данные фигуры в поле Процент завершения впишите 50. Закройте окно, щелк-нув ОК.

§ Щелкните правую границу интервала Этап разработки концепции на расширенной временной шкале. В открывшемся меню выберите команду Показать процент завершения.

Обратите внимание, что процент завершения этапа разработки концепции на главной временной шкале не отображается.

7. Сохраните и закройте документ.