Системы электронного документооборота/ECM-системы

В России существует два близких понятия СЭД и ECM, которые иногда отождествляют в силу пересечения функций.

СЭД - система электронного документооборота - обеспечивает контроль над потоками документов в организациях, включая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях. Информационной единицей СЭД является документ (в виде текста или изображения, скана), у которого есть заданный набор реквизитов в соответствии с особенностями российского делопроизводства. СЭД включает в себя модуль автоматизации работы канцелярии – работу с исходящими и входящими документами, распоряжениями, приказами по организации и т.д. Кроме того СЭД дополняются модулями для работы с договорами, обращениями граждан, запросами и т.д. СЭД-системы могут быть дополнены модулями для поддержки web-сайта или совместной подготовки документов. В этом случае они будут приближаться к ECM-системам.

EСM - EnterpriseContentManagement – система, предназначенная для работы с неструктурированной информацией, которая может включать тексты, таблицы, чертежи и графики, презентации, документы в формате PDF, видео- и аудиофайлы, сообщения электронной почты и прочую информацию. ECM-системы включают в себя инструмент для сбора, управления, поиска и хранения информации. Они позволяют осуществлять потоковую загрузку документов (например, сканирование и распознавание документов целыми пачками), управлять правами доступа к различным видам информации, управлять корпоративными web-сайтами. В отличие от СЭД системы ECM в классическом понимании не включают модуль по ведению делопроизводства, но часто комплектуются такими модулями. Цель ECM-систем заключается в создании и поддержке единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде в соответствии с правами доступа. Последняя функция важна, например, при работе с персональными данными, со сведениями, которые являются конфиденциальными или имеют гриф секретности.

Как правило, ECM включает следующие модули:

• управление документами (экспорт/импорт, обеспечение доступа и хранения документов);
• потоковый ввод данных (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);
• хранение и архивирование данных (автоматизация политики хранения данных в соответствии с законодательством и отраслевыми или корпоративными нормами и правилами);
• WorkflowManagement - управление потоками работ (разработка и поддержка бизнес-процессов, передача контента по заранее разработанным маршрутам);
• управление знаниями (накопление значимой информации, необходимой для управления и принятия решений);
• управление web-контентом (поддержка корпоративного сайта);
• управление взаимодействием пользователей (поддержка совместной работы сотрудников в командах, управление медиаконтентом, материалами для презентаций и т.п.)

Учитывая, что реальные системы включают модули, присущие и СЭД и ECM, будем именовать этот рынок СЭД/ECM.

Внедрение системы электронного документооборота в компании позволяет оптимизировать работу с документами, наладить их хранение и доступ к ним. Системы электронного документооборота основываются на следующих принципах:

• однократный ввод документа в систему;
• единая база документов, позволяющая исключить возможность дублирования данных;
• возможность параллельного выполнения операций над документами;
• интеллектуальная система поиска документов, выдающая наиболее релевантные ответы при минимуме данных в запросе;
• развитая система отчётности, позволяющая контролировать движение документов, найти ответственного за исполнение документа в каждый момент времени и принимать взвешенные управленческие решения.

Основными причинами внедрения СЭД/EMC-систем являются

• необходимость автоматизации сложной структуры административного управления организации;
• необходимость поиска информации;
• большой бумажный архив;
• территориальное распределение организации, наличие филиальной сети;
• требования по срокам хранения документов;
• обеспечение безопасности хранения и доступа к данным;
• необходимость хранения документов в различных форматов, в том числе в виде изображений;
• необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Развитие законодательной базы в области работы с электронными документами, включая совершенствование закона об электронной подписи, регламентация процессов обмена юридически значимыми документами требуют повышенного контроля за документооборотом и являются важными стимулами развития рынка СЭД/ECM.

Если посмотреть на мировой опыт, то, согласно AIIM, главными стимулами к внедрению ECM считаются следующие:

• Обеспечение соответствия требованиям регуляторов рынка и снижение рисков
• Снижение себестоимости бизнес-процессов и повышение их производительности
• Организация коллективной работы сотрудников
• Улучшение обслуживания клиентов.

Многие производители СЭД/ECM-систем уделяют сейчас большое внимание созданию мобильных интерфейсов к своим системам, обеспечивающих удаленный доступ в систему с любого мобильного устройства из любой точки мира. Доступ через специальные мобильные приложения позволяет сохранять удобство пользования системой и практически не сокращать функционал. Мобильное рабочее место для руководителя увеличивает скорость и гибкость бизнес-процессов. Уже не требуется ждать возвращения руководителя из командировки, чтобы он подписал документы. Он может сделать это удаленно, накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы, используя смартфон или планшет.

Составной частью многих СЭД-систем и систем ERP являются системы потокового ввода документов. Такие подсистемы позволяют значительно ускорять обработку входящей документации, иногда делают возможным выполнение работ, которые без автоматизации решить нельзя. «Последний год – не самый лучший с точки зрения экономической конъюнктуры, - говорит генеральнй директор ABBYY Россия Юрий Корюкин. - Заказчики задумываются об экономии и повышении эффективности бизнес-процессов, в том числе связанных с документооборотом. Оптимизация бизнес-процессов с помощью систем потокового ввода позволяет сократить затраты на обработку документов до 50%. По нашим подсчётам и подсчетам наших заказчиков, возврат инвестиций по таким проектам происходит в течение одного года, а в некоторых случаях – в течение трёх месяцев».

Российский рынок, как и мировой рынок ECM-систем, демонстрирует в последние годы очень быстрый рост. По данным TAdviser, в 2013 году рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. 75% рынка по-прежнему приходилось на услуги, а 25% на продажи лицензий. В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где наблюдается стагнация или слабое падение, рынок СЭД/ECM, по прогнозу TAdviser, по итогам 2014 года должен показать двузначный рост. Рост рынка главный образом обеспечивается за счет госсектора, доля которого в количестве проектов составляет до 25%, а в денежном выражении - до 40% объема рынка.