Вопрос 26. Реквизиты 26-30

Реквизит 26 (доп.) — «Отметка о заверении копии»

Реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

ü заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию;

ü личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

ü дату заверения.

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме нотариата и архива)

При решении дел, касающихся приема граждан на работу и учебу, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями согласно действующему законодательству (копии дипломов, аттестатов и т.д.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.

Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителем или руководящим отдела кадров).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.

В установленных законом случаях копии уставов, лицензии и т.д. требуют нотариального заверения.

 

 

Реквизит 27 (доп.) — «Отметка об исполнителе»

Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Включает в себя:

ü инициалы и фамилию исполнителя документа;

ü номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.

В.А. Жуков

(812)924 45 67

Реквизит 28 (обяз.) — «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Включает в себя следующие данные:

ü ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

ü слова "В дело";

ü номер дела, в котором будет храниться документ.

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

· «Направлен ответ, дата, номер» или «Дан устный ответ»

· «Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

Реквизит 29 (обяз.) — «Отметка о поступлении документа в организацию»

 

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

 

Реквизит 30 (доп.) — «Идентификатор электронной копии документа»

Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке следует указать полный путь к файлу-электронной копии документа, включая имя файла и расширение.