Вопрос 6. Классификация документов

Вопрос 1. Этапы становления делопроизводства в России.

Делопроизводство в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10 веке в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов. Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине 16 века.

Первым к началу 17 века в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649 г. было длинной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре 1 было введено коллежское делопроизводство. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллегиальных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были создана канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации.

В начале 19 века сложилось исполнительное (министерское) делопроизводство. Письменный документ стал одним из главных средств управления. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте вводилось единообразие процессов делопроизводства, для хранения дел создавались архивы.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для государственного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации.

Вопрос 2. Информационно-справочные материалы.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации, система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу, делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях.

Федеральный закон от 27июля2007 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов.

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов.

Вопрос 3. Оформление реквизитов.

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – виза согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Вопрос 4. Понятие о документе.

Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации, система стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу, делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях.

Федеральный закон от 27 июля 2007 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – это обязательный элемент оформления официального документа

Документ создается в результате документирования

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства.

Эволюция понятия "документ": 1) документ— материальный объект, 2) документ — носитель информации, 3) документ — документированная информация.

Вопрос 6. Классификация документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание документа.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам:

По наименованию (заявления, постановления, законы, указы, докладные).

1. По способу фиксации информации документы делят на письменные, графические и фотофонокинодокументы.

2. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

3. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

4. По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

5. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

6. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

7. По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

8. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

9. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

 

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями, и носят обязательный характер.

 

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

 

Таблица — документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Вопрос 8. Реквизиты документов.

Реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – виза согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.