Вопрос 12. Унификация и стандартизация документов

Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Объекты унификации: 1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2) системы документации, 3) тексты документов, 4) виды и разновидности документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов и типизации их форм.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт — ГОСТ, отраслевой стандарт — ОСТ, республиканский стандарт — РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Вопрос 13. Свойства документа.

Свойства документов:

Юридическая силаОригинальностьПодлинностьКопийность

Юридическая сила – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Оригинальность – слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает — первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность, но нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами.

 

Подлинность – в переводе с латинского означает достоверный.

Подлинник – это документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный.

Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

 

Копийность – копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Среди копий различаются: выписка — это копия части документа, содержащая воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу.

Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

 

Вопрос 21. Реквизиты 1-5.

Реквизит 01 (доп.) — «Государственный герб Российской Федерации»

Реквизит 02 (доп.) — «Герб субъекта Российской Федерации»

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 (доп.) — «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

Эмблема — условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности.

Эмблемуне воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со статусом организации) помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак— это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц.

Реквизит 04 (обяз.) — «Код организации»

Данный реквизит проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Представляет собой восьмизначный цифровой код и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05 (обяз.) — «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код и свидетельствует о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Вопрос 22. Реквизиты 6-10.

Реквизит 06 (обяз.) — «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет»

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой:

 

• для организации — 10-значный цифровой код;

• для физических лиц — 12-значный цифровой код.

 

Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код.