Табличный процессор MS Excel. Назначение, основные функции

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Электронными таблицами называются программы, предназначенные для проведения расчетов на компьютере в табличной форме.

Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением.XLS. В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). В любую ячейку электронной таблицы можно ввести: число, формулу(Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычисления задаются формулами. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление);^ (возведение в степень), текстовую (алфавитно-цифровую) информацию. Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице. Ячейка задается своими координатами, в которых на первом месте стоит буква, обозначающая колонку, а на втором - число, обозначающее ряд. Ячейка, в которую в данный момент вводятся данные, называется активной. В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.

Современные табличные процессоры обеспечивают:

· ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

· автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

· графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;

· и другое.

Основные функции:

1. Защита данных.Организована через меню Файл в диалоговом окне Сохранение и реализовано с помощью паролей на открытие файлов, разрешение записи и чтение.

2. В основном табличный процессор предназначен для работы с числами, поэтому предусматриваются расширенные возможности по их форматированию.Все табличные вычисления реализуются с использованием формул и функций. Встроенный менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неверную ссылку в большой таблице. При переходе в текстовый режим в ячейках отображаются сами формулы, а не результат вычисления.

3. Ввод формул.Excelинтерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивание по левому краю), либо как числовое значение (выравнивание по правому краю), либо в виде формулы со ссылками на ячейки данных. Для редактирования формул необходимо использовать клавишуF2 или двойной щелчок мышью.

4. Информационные связи.Предназначены для установления ссылок на значения в ячейках, которые каждый раз будут автоматически обновляться. Связывание производится через адрес ссылки или из меню ПравкаàСпециальная вставка.

5. Групповые имена.Для упрощения задач, связанных с целой группой ячеек. Для присвоения имени выделенной группе ячеек в меню Вставка открывается подменю Имя и директива Присвоить. Имя группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается использование пробелов, также имя не должно совпадать с адресами ячеек. Заголовки строк и столбцов также могут использоваться в качестве имён этих областей. Реализуется с помощью директивы Создать из меню ВставкаàИмя. Адресация может осуществляться ссылкой на другой лист в той же книге, ссылкой на лист в другой книге, при этомExcelавтоматически обновляет ссылки только для открытых книг. Когда книга закрыта, ссылка содержит полный путь к данным. Эффективное использование ссылок обеспечивает:

· Слияние данных нескольких книг;

· Создание различных представлений одних и тех же данных;

· Последовательную разработку больших и сложных моделей обработки данных.

6. Построение и оформление диаграмм.Excelобладает специальным конструктором, позволяющим улучшить качество документа и разрабатывать трёхмерные диаграммы. Конструктор называетсяChartWizard. Он обеспечивает построение, выбор типов, организацию надписей на осях, внедрение дополнительных объектов и актуализацию диаграммы.

7. Работа с функциями.Табличный процессор имеет более 300 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, а встроенный конструктор функций облегчает работу с ними. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются её аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе. Конструктор функций позволяет самостоятельно добавлять, редактировать и комбинировать различными функциями.

8. Создание простых баз данных.Для организации поиска записей в базе данных применяются фильтры. Фильтры могут быть использованы только для одной базы данных на листе. Фильтры находятся в меню Данные.Реализуются фильтры в двух вариантах:

· Автофильтр;

· Расширенный фильтр.

С помощью команды автофильтр на один столбец можно наложить до двух условий. Расширенный фильтр используется для формирования трёх и более условий.

 

MS Excel: Редактирование содержания ячеек, изменение формата ячейки, столбца, строки, листа. Удаление столбцов, строк. Копирование ячеек, столбцов, строк. Ссылки- абсолютные, относительные и смешанные.

Редактирование содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.

Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.

Указатель мыши может быть использован для перемещения в место редактирования. Кроме того, в режиме редактирования могут использоваться следующие клавиши:

Клавиша	Действие
F2	Активизация режима редактирования
→	Перемещение вправо на один символ
←	Перемещение влево на один символ
End	Перемещение в конец символьной строки
Home	Перемещение в начало символьной строки
Ctrl + →	Перемещение на одно слово вправо
Ctrl + ←	Перемещение на одно слово влево
Delete	Удаление символа справа от места вставки
Backspace	Удаление символа слева от места вставки
E n ter	Ввод отредактированной информации в ячейку
Esc	Отмена любых изменений содержимого ячейки

Форматирование ячеек

Панель форматирования обеспечивает быстрый доступ ко многим наиболее часто применяемым командам и опциям форматирования. Для реализации других возможностей Excel следует обратиться к окну Format Cells (Формат ячеек), доступ к которому осуществляется через команду Cells (Ячейки) меню Format (Формат). Средства форматирования распределены по группам, которые находятся на различных вкладках окна Format Cells (Формат ячеек). Рассмотрим их подробнее.

Форматы чисел.

Если Вы вводите в ячейку число, Excel присваивает ему общий формат. Но Вы можете сами подобрать формат, поместив рядом с числом определенный символ. Например, знак процента, введенный после цифр говорит о том, что число должно быть умножено на 100 и представлено в виде процентного соотношения.

Чтобы задать формат, воспользуйтесь вкладкой Number (Число):

1. Из списка Category (Числовые форматы) выберите формат, который хотите применить к выделенным ячейкам.

2. Уточните параметры формата, если это необходимо.

3. Щелкните на клавише OK.

Кроме встроенных форматов представления данных, пользователь может определить свой собственный формат. Для этого:

1. Из списка Category (Числовые форматы) выберите Custom (все форматы).

2. В списке Type (Тип) выберите формат, который подходит Вам больше всего и внесите необходимые изменения в код формата.

3. Щелкните на клавише OK.

Код формата состоит из четырех секций, отделяемых точкой с запятой. Первая секция служит для определения положительных чисел, вторая - отрицательных, третья - для определения формата нулевых значений. Четвертая секция - текстовая. Если какой-либо текст всегда должен отображаться в ячейке, введите его в двойных кавычках. Например, формат 0;[красный]0;;@"-калькуляция" говорит о том, что:

· положительные числа должны отображаться в том виде, в котором они введены;

· отрицательные числа тоже должны отображаться так, как их вводили, но красного цвета и без знака "-";

· нулевые значения отображать не надо;

· строка "-калькуляция" должна добавляться к вводимому тексту.

Выравнивание

По умолчанию Microsoft Excel выравнивает данные следующим образом: числа выравниваются по правому краю, текст - по левому, логические значения - по центру. Если Вы хотите, чтобы информация в ячейках располагалась по-другому, воспользуйтесь вкладкой Allignment (Выравнивание).

Здесь Вы можете выбрать выравнивание по горизонтали (Horizontal) и по вертикали (Vertical). Если в ячейке имеется достаточно длинный заголовок столбца или строки, а Вы хотите расположить его в несколько строк, то нужно осуществить автоматический перенос при выходе текста за пределы видимой части ячейки. Для этого установите флажок Wrap text (переносить по словам). Если этот флажок не установлен, можно включить опцию автоматического подбора размеров символов шрифта для того, чтобы содержимое ячейки умещалось в столбце (Shrink to fit (автоподбор ширины)). Здесь же Вы можете объединить выделенные ячейки, установив флажок Merge Cells (объединение ячеек).

Если текст в ячейке должен располагаться негоризонтально, выберите Orientation (Ориентацию).

Шрифт и обрамление

Выберите подходящий шрифт, воспользовавшись вкладкой Font (Шрифт). Для установки границ в выделенном диапазоне используется вкладка Border (Граница).

Узоры и затенение

Для оформления выделенных ячеек цветом или узором воспользуйтесь вкладкой Patterns (Вид)

· Из палитры Color (Цвет) выберите цвет заполнения.

· Из раскрывающейся палитры в поле Pattern (Узор) выберите вариант штриховки или затенения. Здесь можно выбрать и цвет, сделав тем самым штриховку цветной.

Защита

В Microsoft Excel 97 предусмотрена защита рабочих листов от несанкционированного доступа, которая позволяет заблокировать каждую ячейку листа. После установки защиты в рабочем листе ничего нельзя будет изменить до тех пор, пока она не будет снята. Иногда возникает необходимость оставить в защищенном рабочем листе несколько ячеек или диапазонов незащищенными. Самая простая причина - разрешить заполнение данными защищенных бланков. Перед тем как защитить рабочий лист, следует зафиксировать неблокируемые ячейки. Для этого достаточно снять флажок Locked (Защищаемая ячейка) на вкладке Protection (Защита).

Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного рабочего листа. Ценные формулы, например, могут быть защищены от просмотра путем включения опции Hidden (Скрыть) на этой же вкладке. После активизации защиты рабочего листа соответствующие формулы станут невидимыми.

Форматы по образцу.

Если Вы хотите отформатировать диапазон так же, как какая-либо ячейка, Вы можете применить Format Painter (Формат по образцу). При выполнении этой операции копируются только форматы выделенной ячейки, а содержимое не затрагивается. Порядок выполнения операции копирования формата следующий:

1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, после чего щелкните на кнопке Format Painter (Формат по образцу). Указатель мыши при этом превратится в маленькую кисть.

2. Выделите ячейку или диапазон, на которые Вы хотите распространить выбранный формат. Отпустите кнопку мыши и выделенное пространство "заполнится" этим форматом.