Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

1. Откройте меню Файл и выберите команду Открыть. Если вы используете Access2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.

3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных. Если вы используете Access2007, источники данных вы найдете в группе Импорт.

4. Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.

Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.

Кроме того, вы можете импортировать список SharePoint или связать с ним таблицу, выбрав соответствующую команду на вкладке Создание.

База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключами. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный ключи (внешний ключ).

Первичный ключ–это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. В качестве ключей обычно используют табельные номера, электронные адреса, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей, т.е. те поля, значения в которых не повторяются. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей – составным ключом.

На практике составной ключ определяется, как правило, только для таблицы, которая используется для связывания двух таблиц в отношении «многие ко многим».

Внешний ключ– это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу – несколько записей.

Чтобы установить для таблицы первичный ключ и завершить ее создание в режиме конструктора, необходимо выполнить следующее:

1. В режиме конструктора выделить поле (или несколько полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>), которое будет играть роль первичного ключа.

2. На вкладке Конструктор группы Сервис выбрать команду Ключевое поле (или выбрать данную команду в контекстном меню). Справа возле имени поля появится символ ключа.

Если первичный ключ не определен, то при выходе из режима конструктора появится соответствующее предупреждение, и программа Access предложит вам создать ключевое поле до закрытия таблицы. Щелкнув на кнопке Да в окне сообщения, вы оставляете выбор ключевого поля за Access, и если в таблице определено поле с типом данных Счетчик, Access сделает это поле ключевым. Если такого поля нет, в таблице появится новое поле с типом данных Счетчик, выполняющее функции первичного ключа.

Перед определением связей между таблицами необходимо четко уяснить, какие именно данные содержатся в каждом из объектов и какие отношения установлены между ними. Существует три типа отношений между таблицами: «один к одному», «один ко многим» («многие к одному») и «многие ко многим».

Существуют условия, которым должны соответствовать типы данных связываемых полей:

· Связываемые поля должны быть одинакового типа.

· Если оба связываемых поля имеют числовой тип, они должны иметь и одинаковые значения свойства Размер поля.

· Поле с типом данных Счетчик можно, кроме того, связать с числовым полем, у которого свойство Размер поля имеет значение Длинное целое.

Для того, чтобы создать межтабличную связь необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать на вкладке Работа с базами данных команду Схема данных (группа Показать или скрыть). При этом таблицы, для которых создается связь, должны быть закрыты.

Окно Схема данных – это удобное и наглядное графическое представление связей для открытой базы данных, где можно добавить таблицы, определить тип связи и установить параметры целостности данных между таблицами.

2. В том случае, если в окне Схема данных еще не добавлены никакие таблицы, сразу откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно не появится, выберите команду Отобразить таблицу группы Показать или скрыть.

3. Добавьте в окно Схемы данных необходимые таблицы. Для этого дважды щелкните на имени таблицы или щелкните на имени таблицы в списке, а затем – на кнопке Добавить.

4. После добавления всех таблиц щелкните на кнопке Закрыть. В итоге все они появятся в окне Схема данных в виде отдельных окон, где перечислены поля, содержащиеся в таблице.

5. Создадим теперь связь между таблицами. Переместите с помощью мыши используемое для связи поле (ключевое поле) первой таблицы к соответствующему полю второй таблицы.

6. После того, как поле перенесено, появится диалоговое окно Изменение связей, внизу которого буден предложен тип связи между таблицами (рис.3). Также в этом окне доступна опция Обеспечение целостности данных, с помощью которой обеспечивается корректность связи между таблицами.

7. Установите связь между таблицами, щелкнув на кнопке Создать. В окне Схема данных между двумя связываемыми полями появится линия объединения.

Создание формы

Форму можно создать тремя различными способами.