Информационные технологии в редакции таможенного кодекса Таможенного союза

Под информационными технологиями принято понимать систему методов, способов и средств сбора, регистрации, хранения, поиска, накопления, обработки, генерации, анализа, передачи и распространения данных, информации и знаний на основе применения средств вычислительной техники и телекоммуникаций.

Использование информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления документа с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

Автоматизация работы с документами. Автоматизация предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистри­рован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов докумен­тов, пользуются банком текстовых заготовок.

В целом выделяют следующие основные особенности информационных технологий:

· целью информационного технологического процесса является получение информации;

· предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные;

· средства, которые осуществляют технологический процесс — это разнообразные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, программно-аппаратные);

· процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;

· управляющие воздействия на процессы осуществляются руководящим составом организации;

· критериями оптимальности информационного технологического процесса являются своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность и полнота.

Основная цель информационной технологии достигается за счет:

· интеграции информации;

· обеспечения актуальности и непротиворечивости данных;

· использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.