Методы исследования информационных потоков

Методы исследования информационных потоков применяются в исследовании информационно-поведенческой подсистемы. Основные цели изучения информационных потоков:

1) выявление расхождений в объемах генерируемого во внутренних срезах информационного разнообразия, возможностях его восприятия и переработки на уровнях управленческой иерархии;

2) установление способности ИПП получать и перерабатывать внеш­ние информационные потоки, воспринимать внешнюю информацию для эффективного обеспечения управленческих процессов;

3) выявление несоответствий между информационной структурой, базирующейся на функциях, связях и отношениях, и организационной структурой.

Основные задачи, решаемые в ходе исследования информационных потоков:

1) изучение структуры и состава информационных ресурсов;

2) наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носи­телях;

3) наличие и состав электронных информационных ресурсов;

4) наличие и состав аппаратных и программных средств;

5) определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

6) анализ информационных потоков: входящих и исходящих;

7) представление процессов формирования и маршрутов движения документов;

8) анализ информационных потребностей;

9) определение информационных потребностей данной организации;

10) группы пользователей;

11) место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника;

12) основания и процессы принятия управленческих решений (Модин, 1970).

Основные объекты исследования:

1) документированные и недокументированные сообщения (доку­менты, правила ведения бизнеса, данные);

2) процессы формирования и расчета показателей и сообщений, нормы и нормативы по этим процессам;

3) маршруты движения сообщений.

Программа исследования информационных потоков в организации должна включать следующие основные разделы:

1) выявление подразделений, выполняющих функции планирования и управления производственно-хозяйственной деятельностью организации – источников ведущих информационных потоков в рамках функций организации (предприятия);

2) определение функций, содержание задач, работ и процедур в рамках функциональной и организационной структур СУ – источников информационных потоков по остальным функциям организации;

3) выявление форм документации, техники их заполнения и обработ­ки (назначение документа, количество экземпляров, наименование рекви­зитов и показателей документов, кем реквизиты заполняются и т.п.);

4) составление маршрутов движения потоков информации по подразделениям, а также входящей и исходящей информации;

5) изучение используемых номенклатур ресурсов и их шифры;

6) определение достигнутого уровня механизации планово-управ­ленческих работ (Модин и др., 1970).

Известны следующие методы исследования информационных потоков: инвентаризации, типических групп и графический (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Методы исследования информационных потоков
и их объекты

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину. Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод ^[53] используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования сообщений у источника и поступления ад­ресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

В сущности, это информационная структура или модель организации. Она позволяет определить отклонения в продвижении информации по контурам ее движения и преобразования, возможности потери информации в процессе передачи и движения сообщений. Поэтому надо иметь в виду, что полноценное исследование информационных потоков может быть проведено только наряду с функциональным анализом.

Расчет показателей и формирование сообщений, их фиксация по источникам и получателям, накопление, обновление и хранение должны производиться по определенным правилам.

Исходные данные для уточнения и разработки информационной модели (документированной части) формируются на основе ручной или компьютерной обработки анкет характеристик сообщений и показателей (разработочные таблицы, набор документов или их копий) и представляются в следующем виде (Модин и др., 1970):

1) перечень наименований сообщений, поступающих в подразделение;

2) перечень наименований сообщений, разрабатываемых данным подразделением; перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

3) перечень наименований всех выходящих из данного подразделения сообщений с указанием их адреса;

4) перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

5) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, поступающем в подразделение;

6) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, разрабатываемом в данном подразделении;

7) наименование показателей, содержащихся в каждом конкретном сообщении, выходящем из данного подразделения;

8) наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

9) наименование признаков, имеющихся в данном сообщении.

Существующая СУ в организации находит свое материальное воплощение в документообороте и организационной структуре. Документооборот организации отражается непосредственно в информационных моделях. Для полноты описания существующей СУ в них целесообразно выделить признаки организационной структуры. Для этого строят модель подразделения в разрезе групп сообщений и сводную модель в разрезе подразделений.

Информационная модель подразделения характеризует его внутреннюю структуру, особенности деятельности, а также взаимосвязи с другими подразделениями.

6.3.2. Уточнение документированного
информационного обеспечения управления

Принципиальная схема уточнения или проектирования документированного информационного обеспечения систем управления (Соловьев, 2002) приведена на рис. 6.11.

Дополнив классификатор функций, выполняемых системой по операционным содержаниям (задачи, работы, процедуры) по каждому документу, можно получить детальное, формализованное, полное, содержательное, операционное описание функциональной управленческой деятельности исследуемой организации. При составлении предварительного перечня документов отправной точкой являются основные управленческие функции организации по Файолю.

Основные документы по функции «планирование» – это календарные планы (на год, квартал и месяц), которые составляются только по тем элементам организационной деятельности в аппарате управления, целевое состояние которых планируется на конец плановых периодов. Надо иметь в виду, что такие документы организации отражают взаимосвязи элементов в процессе производственной деятельности в расчетном, технологическом, проектном и текущем времени и пространстве. Основу организационной документации составляет про­изводственная (плановая) и технологическая документация. Не состав­ляются специальные документы и по функции «контроль» за исклю­чением технологических документов типа карт операционного (технологического) контроля качества продукции или плановых документов типа недельно-суточных графиков производства работ. В ряде случаев в системах контроля исполнения управленческих решений разрабатываются специальные карточки контроля или используется электронная информация.

Рис. 6.11. Принципиальная схема уточнения и разработки
документированной части информационной модели по Соловьеву

Для специфической управленческой функции «учет (отчет)» характерна разработка всех известных видов учетной (отчетной) документации, соответствующих плановым документам в разрезе календарного времени, технологическим документам по отдельным технологическим переделам, а также всех видов первичной документации бухгалтерского учета. Не составляется специальных отдельных документов по основным элементам организационной деятельности по функции «анализ», а разрабатываются специфические аналитические разделы в составе общего (сводного) анализа производственно-хозяйственной деятельности организации за определенный планово-отчетный период.

Суть матричного метода заключается в применении системы матриц (табл. 6.2). В эти матрицы вносятся данные, характеризующие основные управленческие функции, соответствующие им (функциям) задачи, работы и процедуры. Эти данные отражают функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы «Документ – Документ», «Документ – Реквизит», «Документ – Показатель»), так и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы «Реквизит – Реквизит», «Реквизит- Показатель», «Показатель – Показатель»). В матрице «Документ – Документ» отражаются взаимосвязи документов. Это своего рода схема документооборота, если в матрице показать последовательность составления документов. В матрице «Документ – Реквизит» отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки и использования, а также временная (календарная) структура документационного обеспечения; в матрице «Документ – Показатель» – распределение всех технико-экономических показателей по документам; в матрице «Реквизит – Реквизит» – взаимосвязи реквизитов всех подразделений и управленческого персонала в разрезе календарного времени; в матрице «Реквизит – Показатель» – взаимосвязи технико-экономичес­ких показателей с реквизитами разработчиков и потребителей документов; в матрице «Показатель – Показатель» – функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежуточных и исходных показателей.

Таблица 6.2

Система матриц, необходимых для уточнения
информационного документированного обеспечения
системы управления

	Документ	Реквизит	Показатель
Документ	+	+	+
Реквизит		+	+
Показатель			+

Применение матричного метода позволяет сократить или полностью исключить дублирование информации (за исключением показателей строгой статистической и бухгалтерской отчетности) и тем самым существенно сократить трудоемкость управленческой деятельности и соответственно численность управленческого персонала, повысить эффективность управленческих связей за счет оптимизации информационных и документальных потоков. Для этого все матрицы размещают в наиболее экономичной форме матричных взаимосвязей, позволяющей осуществлять итеративные операции по проектированию информационного документированного обеспечения функциональной управленческой деятельности. Кроме того, при анализе информационного обеспечения действующих систем управления на основе данных таких матриц можно установить дублирующие и нерациональные взаимосвязи документов, реквизитов и показателей.

Надо иметь в виду, что для окончательного формирования макетов документов необходимо осуществить пооперационное описание разработки каждого документа в форме оперограмм. На основе оперограмм проектируется функциональное содержание (точнее задачи, работы, процедуры) и разрабатывается техническое обеспечение управленческой деятельности, расчет численности управленческого персонала. Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых операций. Оперограммы составляются по всем формам документов, предполагаемых к использованию проектом информационного обеспечения системы управления.

Макет для составления оперограммы в форме матрицы приведен в табл. 6.3. В столбцах матрицы (гр. 4–11 и т.д.) перечисляются все должности по штатному расписанию системы управления (Соловьев, 2002). В качестве штатных должностных позиций в системе управления могут быть предложены следующие:

1) начальник (директор);

2) технический директор (главный инженер);

3) заместители начальника (директора) по подготовке производства, по производству, экономике, финансам, маркетингу, кадрам, социально-бытовым вопросам, капитальному строительству, развитию производства;

4) главные специалисты: главный экономист, главный технолог, главный сварщик, главный механик, главный энергетик, а также юрис­консульт и секретарь-референт;

5) начальники и заместители начальников функциональных струк­турных подразделений (отделов): технического, производственно-техни­ческого, технологического, подготовки производства, экспертизы проектно-сметной документации, главного механика и энергетика, сметно-дого­ворного, планово-экономического (экономики), финансового (финансово-экономического), бухгалтерии (главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера), материально-технического обеспечения, комплектации, отдела реализации (сбыта, маркетинга), кадров, подготовки кадров, техники безопасности, организации труда и заработной платы, административно-хозяйственного отдела;

6) руководители групп, старшие инженеры (экономисты, бухгалтеры), инженеры (экономисты, бухгалтеры), техники соответствующих функциональных структурных подразделений, указанных ранее.

Таблица 6.3

Принципиальная модель для уточнения и разработки
оперограмм документов, используемых в системе управления

№ п/п	Шифры документов	Шифры работ и процедур (операций)	Должности (роли) в идеальной функциональной структуре

В графе 2 матрицы перечисляются все виды документов, используемые в системе управления. При этом общий перечень документов для управленческой деятельности целесообразно структурировать либо в разрезе видов управления (функциональное, линейное), либо по стадиям управленческой деятельности (технико-технологическая и организационно-экономическая подготовка производства, оперативное (текущее) управление производством).

Такая структуризация документов позволяет в дальнейшем методически достаточно просто формировать состав и структуру специализированных функциональных структурных подразделений (отделов и служб) системы управления по содержанию и определять численность административно-управленческого персонала (АУП).

Наименования работ, процедур и операций (гр. 3), необходимых для разработки и использования каждого документа, определяются на основании классификатора управленческих операций исходя из представлений принципиальных моделей разработки подобного рода документов (табл. 6.3). Оперограммы документов позволяют уточнять функциональную структуру системы управления, разрабатывать макеты документов, схемы документооборота и информационных связей, осуществлять нормативное проектирование функциональной управленческой деятельности.

Состав документов стратегического управления формируется в различных композициях на основании предложенной матрицы (табл. 6.4) в зависимости от специфики организационной деятельности.

Таблица 6.4

Ориентировочный состав документов стратегического управления

Документы	Организация в целом	Производственный процесс	Готовая продукция	Материалы	Техника	Персонал	Финансы	Информация	Орг. условия деятельности
Выявление и прогноз проблем внутреннего состояния организации
Выявление и прогноз проблем динамики внешней ситуации
Формулирование и декомпозиция целей
Сценарии и варианты достижения целей развития
Разработка стратегии достижения поставленных целей
Разработка планов развития стратегии

6.3.3. Измерение информационной обеспеченности
управления

Измерение информационной обеспеченности управления проводится на основе оценки информационных потоков. Известно, что измерение информационных потоков осуществляется^[54]:

по формам информационных совокупностей или сообщений;

по содержанию, натуральному объему – подсчитывается число значений по той или иной информационной совокупности, число элементов массива, число позиций, число двоичных разрядов.

Все информационные совокупности делятся на номенклатуры – универсальные множества, включающие все значения данной информационной совокупности. Массивы – подмножество или группы частных значений полных номенклатур равны:

N = mⁿ, (6.1)

где N – число возможных отображаемых состояний или объем информации в символах;

m – основание системы счисления;

n – число разрядов сообщений.

Количественный и качественный анализ информации предусматривает ее анализ по стабильности, по сложности, по массовости, по пропускной способности информационной системы.

Анализ информации по стабильности основан на расчете коэффициента стабильности по следующей формуле:

, (6.2)

где n_t – число неизменных за время t позиций в номенклатуре;

n_н – число позиций в номенклатуре.

Оптимальное значение коэффициента стабильности находится в пределах k_ст ³0.95.

Анализ информации по сложности основан на расчете коэффициентов сложности, трансформации и массовости:

а) коэффициент сложности:

, (6.3)

где n_in – число операторов или команд рабочей программы;

n_форм – число форм производных показателей.

б) коэффициент трансформации:

, (6.4)

где n_исх – число исходных для расчета данных;

n_рез – число результатных показателей.

в) коэффициент массовости:

, (6.5)

где n_общ – общее число показателей по данному расчету;

n_форм – общее число форм показателей в этом расчете.

Чем выше k_{мас ,} тем выгоднее компьютеризация информационных процессов.

Пропускная способность информации рассчитывается по формуле

, (6.6)

где Т_пер – продолжительность периода обработки информации (день, неделя, декада, месяц, год).