Структура и функции коммуникации

Тема 2. Коммуникационный процесс

План:

1) Структура и функции коммуникации;

2) Процесс коммуникации;

3) Особенности деловых коммуникаций. Формы, виды и средства деловых коммуникаций.

4) Барьеры на пути деловых коммуникаций и их преодоление.

 

Структура и функции коммуникации

 

Структуру коммуникации можно охарактеризовать, выделив в ней три взаимосвязанные стороны: перцептивную (восприятие), собственно коммуникативную (общение) и интерактивную (взаимодействие) (см. рисунок 1). Процесс коммуникации выступает в качестве единого целого, включая все эти стороны.

 

Рисунок 1 – Структура коммуникации

Перцептивная сторона коммуникации представляет собой процесс восприятия, познания и понимания людьми друг друга с последующим установлением на этой основе определенных межличностных отношений. В реальном общении люди могут познавать друг друга с целью дальнейшего совместного действия, а может быть, напротив, люди, включенные в совместную деятельность, познают друг друга.

Коммуникативная сторона коммуникации состоит во взаимном обмене информацией между людьми, передаче и приеме знаний, идей, мнений, чувств.

Интерактивная сторона коммуникации заключается в обмене действиями, т.е. в организации межличностного взаимодействия, позволяющего партнерам по общению реализовать некоторую общую для них деятельность.

 

Можно также представить функции коммуникации в соответствии с содержанием самого процесса коммуникации (см. таблицу 1).

 

Таблица 1 – Функции коммуникации в соответствии с содержанием процесса коммуникации

Наименование функции	Описание функции
1) Контактная	Установление и поддержание контакта как состояния обоюдной готовности к приему и передаче сообщений и поддержанию взаимосвязи.
2) Информативная	Обмен сообщениями (передача и прием истинных или ложных сведений); Информационный обмен может совершаться как ради достижения какой-то практической цели, решения какой-либо проблемы, так и ради самого процесса коммуникации, поддержания отношений между людьми.
3) Интерактивная (побудительная)	Стимуляция партнера к выполнению тех или иных действий; организация взаимодействия между людьми (например, согласовать действия, распределить функции, повлиять на настроение, убеждение и поведение работника), используя различные формы взаимодействия: внушение, приказ, просьба и убеждение.
4) Прагматическая	Взаимное ориентирование и согласование действий при совместной деятельности; позволяет регламентировать поведение и деятельность участников коммуникации, координировать их совместные действия.
5) Экспрессивная	Возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний и изменение своих эмоциональных переживаний (например, с целью побудить их к работе); Означает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга; Проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации.
6) Установление отношений	Осознание и фиксирование места человека в системе социальных связей (эта функция является основной в личностном развитии; для ее осуществления требуется построение образа себя и другого участника процесса коммуникации).
7) Социальная	Формирует и развивает культурные навыки взаимоотношений людей; Формирует мнения, мировоззрение, реакции на те или иные события (благодаря этой функции всем членам общества обеспечивается приобретение некоторого уровня культурной компетенции, с помощью которой становится возможным их нормальное существование в данном обществе).

 

8) Оказание влияния	Изменение состояния, поведения, содержаний сознания партнера.
9) Статусоопределяющая	Выполнение ожидаемой от человека роли, демонстрация знания норм социальной среды.
10) Интерпретативная	Понимание смысла сообщений и намерений, состояний партнера и т.п. В коммуникации не только отражаются события окружающей действительности, но и интерпретируются в соответствии с определенной системой ценностей (т.е. осуществляется интерпретация информации, отбор и освещение фактов с определенных позиций).

 

Процесс коммуникации

 

Рассмотрим технологию процесса коммуникации (как он происходит).

Процесс коммуникации – это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

Менеджеру необходимо разбираться в том, как действует коммуникация. Процесс этот включает в себя девять составляющих элементов, показанных на модели в рисунке 2.

Рисунок 2 – Модель, представляющая элементы процесса коммуникации

1. Отправитель – это лицо, собирающее информацию и передающее ее; он кодирует информацию.

Отправителем может быть любой человек (в т.ч. работник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

2. Кодирование – это процесс представления мысли в символической (знаковой) форме.

При кодировании происходит перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык общения.

3. Обращение (сообщение) – набор символов, передаваемых отправителем.

В результате кодирования формируется сообщение, послание (содержит данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю – идеи, факты, ценности, отношения и чувства).

Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

4. Средства распространения информации – каналы коммуникации, по которым сообщение передается от отправителя к получателю.

В качестве каналов используются сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линии связи, электромагнитные волны).

Информация может передаваться путем:

- личного общения;

- групповых встреч;

- телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу;

- подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов;

- с помощью графиков производства и отгрузки продукции;

- электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

5. Расшифровка (декодирование) – процесс, в ходе которого получатель придает символам, переданным отправителем реальный смысл.

Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

6. Получатель – это лицо, которому предназначена информация; он расшифровывает закодированную информацию.

Факторы, влияющие на восприятие получателем информации:

1) Внутренние:

- состояние человека, его потребности и ожидания, предшествующие восприятию сигнала;

- наличие чувств позитивного или негативного характера по отношению к воспринимаемому сигналу (в т.ч. предшествующего опыта);

- степень первоначальной известности получаемых сигналов;

2) Внешние:

- интенсивность передаваемого сигнала;

- подвижность сигнала;

- размер (что говорится, в каком объеме);

- состояние окружения, в котором находится человек (воздействие внешней среды).

7. Ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением.

8. Обратная связь – часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя. Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Обратная связь должна поощряться отправителем информации на каждой стадии общения.

Обратная связь выражается в словах (произнесённых и написанных), действиях, поведении и подтверждает, что реципиент (от лат. принимающий) (т.е. получтель) получил и понял информацию.

Обратная связь способна принимать разные формы. Как указывает американский исследователь К. Киллен, «Она может носить форму не только слова, но и улыбки, пожатия руки, смущённого взгляда, хорошего обеда для мужа, наказания сына отцом или результата контрольной работы в классе».

Теперь рассмотрим проявление обратной связи в организационных системах.

Характеристики эффективной обратной связи в организационном взаимодействии:

1) направлена на улучшение действий членов организации;

2) благодаря ей получателю (т.е. отправителю – инициатору коммуникации) сообщаются полезные для него идеи;

3) устанавливает, в чем неполадки коммуникации и что конкретно должно быть сделано для их устранения;

4) носит незамедлительный характер;

5) характеризуется своевременностью поступления к работнику, давая ему возможность внести улучшения в свои действия;

6) эффективная обратная связь должна быть надежной.

Эффективной обратной связи можно достигнуть лишь в случае роста доверия и открытости в отношениях между членами организации и одновременного снижения организационной дистанции (статусных различий) и несовместимости работников.

Речь идёт о важном условии продуктивности обратной связи – «внимание к людям». К. Киллен: «Вам необходимо постоянно и внимательно наблюдать за поведением тех, с кем вы контактируете. Научитесь замечать и понимать выражение глаз, интонации голоса и изменение положения тела. Внимательно прислушиваетесь ко всему, что сказано, и думайте о том, что осталось невысказанным».

Установление благоприятных отношений с подчиненными помогает руководителю реализовывать и другое условие поддержание эффективной обратной связи, а именно подбирать конкретные способы её применения. Считается, что наиболее подходящим для них является личная беседа.

Каналы обратной связи в российских компаниях самые разнообразные:

- личная беседа;

- негласные информаторы среди сотрудников;

- горячие информационные линии (электронная почта, телефон);

- периодические опросы;

- анкетирование;

- коллективные обсуждения.

В большинстве российских компаний комбинируют различные способы информирования.

Ниже приводятся ответы на вопрос: «Как вы узнаете, что происходит на нижних уровнях вашей компании?» Респонденты отвечали следующим образом:

- используем различные методики оценки психологического климата в коллективе – 16,12%;

- у нас есть информаторы среди сотрудников – 25,81 %;

- сотрудники напрямую обращаются к топ-менеджеру – 41, 94%;

- у нас есть «горячая линия», на которую сотрудник может позвонить и сообщить любую информацию – 3,23 %;

- у нас есть специальный ящик для жалоб и предложений – 3,23%;

- используем другие методы – 9,67 %.

9. Помехи – появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажение информации, в результате чего к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель. Естественные помехи могут отвлекать и снижать успех связи. Например, если неудобно сидеть, плохое освещение, не та температура, которая нужна.

Помехи могут быть также вызваны:

1) непониманием получателем языка;

2) тем, что отправитель выбрал языковые средства или стиль, мешающие восприятию сообщения;

3) несоответствующей визуальной информацией, например, слайдами или таблицами, представляющими трудность для понимания.

 

В дальнейшем коммуникативные барьеры (помехи) будут рассмотрены более подробно.

 

В процессе коммуникации можно выделить следующие позиции (или способы) взаимоотношения сторон:

1) Передача: предложение, сообщение, предоставление в распоряжение (тот, у кого что-либо есть, делится имеющейся информацией с другими);

2) Принятие: получение, прием (при появлении инициативы для получения информации – запрос, заимствование);

3) Сокрытие: удержание информации, непредоставление ее для пользования другим;

4) Пассивность: выжидание, незаинтересованность, «ни «ДА», ни «НЕТ»», пропуск информации мимо ушей;

5) Агрессивность: конфронтация, указание на слабости и ошибки, критика, проверка, обвинение, осуждение;

6) Отклонение: оправдания, протест, несогласие и т.д.

 

Условия эффективности процесса коммуникации представлены на рисунке 3.

 

Рисунок 3 – Условия эффективности коммуникации

 

Эффективная коммуникация будет в том случае, когда получатель сообщения правильно расшифрует все его четыре стороны, а именно: раскроет существо дела, определит отношение к нему, уяснит его суть и направление к действию (призыв).