Створити не зв'язані форми

ЗМІСТ

Загальні положення і порядок виконання робіт......... 4

Лабораторна робота № 1............................... 5

Основи роботи в системі Ms Access.................... 5

Короткі теоретичні відомості........................ 5

Системи управління базою даних та Ms Access......... 6

Проектування бази даних............................. 7

Робота з базами даних в системі Ms Access........... 8

Контрольні питання................................. 10

Завдання для виконання............................. 11

Лабораторна робота № 2.............................. 12

Створення таблиць................................... 12

Теоретичні відомості............................... 12

Контрольні питання................................. 24

Завдання для виконання............................. 25

Лабораторна робота № 3.............................. 28

Створення запитів................................... 28

Теоретичні відомості............................... 28

Контрольні питання................................. 35

Завдання для виконання............................. 36

Лабораторна робота № 4.............................. 39

Створення форм...................................... 39

Теоретичні відомості............................... 39

Контрольні питання................................. 46

Завдання для виконання............................. 46

Лабораторна робота № 5.............................. 48

Створення звітів.................................... 48

Теоретичні відомості............................... 48

Контрольні питання................................. 50

Завдання для виконання............................. 50

Теми лабораторних робіт............................. 52

Література.......................................... 53

 

 

Загальні положення і порядок виконання робіт.

 

Дані методичні вказівки охоплюють основні аспекти практичного використання засобів програмного продукту Microsoft Access.

У контексті роботи з пакетом Microsoft Access як реляційною системою управління базами даних (РСУБД) розглянуто поняття бази даних та системи управління базою даних (СУБД), практичні аспекти проектування бази даних, робота з базами даних, створення таблиць, створення запитів, створення форм, створення звітів, підтримка даних, кінцевим продуктуктом яких є створення потужних комп’ютерних мережевих технологій з архітектурою клієнт/сервер.

Відповідно послідовному виконанню даних методичних вказівок кожний студент створює, підготовляє і проводить демонстрацію лабораторних робіт в системі Microsoft Access на індивідуальну тему.

Тема лабораторної роботи визначається і узгоджується кожним студентом разом з викладачем. Варіанти тем для виконання лабораторних робіт наведені.

Виконання лабораторної роботи зараховується студентам, що успішно справилися з усіма без винятку пунктами завдань і здатними дати вичерпні пояснення про хід виконання роботи.

 

 

Лабораторна робота № 1

Основи роботи в системі Ms Access.

Короткі теоретичні відомості.

Програмний продукт Mіcrosoft Access - це могутня реляційна система керування базами даних (РСУБД). Вона призначена для створення прикладних програмних продуктів з використанням як невеликих баз даних, так і могутніх мережевих додатків архітектури клієнт/сервер.

Структура баз даних Mіcrosoft Access унікальна. Усі таблиці і зв'язки між ними, індекси, форми, звіти, макроси і код VBA об'єднані в один файл бази даних, що має стандартне розширення.mdb. Але зараз стало загальноприйнятою практикою розділяти цей файл на два файли, в одному з них зберігати об'єкти даних, а в іншому - сам додаток. При цьому з додатка баз даних установлюють зв'язку з таблицями файлу даних.

Mіcrosoft Access може імпортувати й експортувати дані електронних таблиць, текстових файлів і баз даних усіх найбільш популярних форматів. Можна використовувати Mіcrosoft Access як засіб створення додатків архітектури клієнт/сервер, установлюючи її і на робочих станціях, як мережевого клієнта, і на серверах.

Mіcrosoft Access можна назвати як повноцінної реляційною СУБВ так і наймогутнішим засобом розробки додатків.

СУБД Mіcrosoft Access має велика кількість спеціальних програм, що одержали назва "майстра", наприклад, майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д.

Mіcrosoft Access має розвиту систему запитів, що дозволяє одержувати на екрані різні зведення з таблиць. Користувач може формувати умови запиту, відповідно до яких з бази обираються необхідні дані чи формується нова таблиця.

За допомогою майстра форм користувач може сам визначити форму видачі даних на екран. Форма - це основний засіб створення інтерфейсу користувача, що забезпечує зручний спосіб роботи з базою даних.

У системі Mіcrosoft Access широко вживається поняття "звіт". Звіт - це гнучке і эфективное засіб для організації даних при посторінковому виводі їх на друк.

Системи управління базою даних та Ms Access.

База даних - це систематизована сукупність інформації.

У комп'ютерній базі даних інформація зберігається у таблицях, дуже схожих на електронні таблиці. Стовпці цих таблиць мають назву полів, а рядки даних - записів.

Комп'ютерна СУБД - це програма, призначена для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) та друкування інформації, що міститься в базі даних.

Існують два типи СУБД: системи управління файлами і системи управління реляційними базами даних. В системах управління файлами (File management systems) дані заносяться і зберігаються без індексування, а під час пошуку та створення звітів обробляються послідовно. Тому ці системи недостатньо гнучкі при маніпулюванні даними. Іншим суттєвим недоліком таких систем управління даними є тенденція до накопичення зайвої інформації.

Системи управління реляційними базами даних (Relational database management systems) дозволяють користувачам вільніше маніпулювати даними завдяки збереженню всіх даних тільки один раз та опису зв'язків між ними.

Microsoft Access - це програма, яка призначена для роботи з реляційними базами даних в середовищі Windows. Працюючи з Access, можна: розбивати дані на логічно пов'язані частини; вводити, змінювати та знаходити необхідні дані; знаходити дані за умовами, що задаються; автоматизовувати виконання стандартних задач; встановлювати зв'язки між даними; створювати власні готові до роботи з базою даних програми, що містять меню, діалогові вікна та командні кнопки.

В Access поняття "база даних" стосується одиничного файла, що вміщує всю інформацію. Кожна база даних може складатися з таких об'єктів: таблиці; запити; форми; звіти; сторінки; макроси; модулі.

Таблиця - це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних.

Запит - вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються.

Форма - відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані.

Звіт - відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

Сторінка - забезпечує роботу з базами даних з комп'ютерної мережі Internet.

Макрос - автоматизує стандартні дії на основі команд, обраних користувачем.

Модуль - автоматизує складні операції, які не можна описати за допомогою макрокоманд.

Проектування бази даних.

Перед тим, як створювати базу даних, її необхідно спроектувати:

проаналізувати існуючу базу даних (переглянути форми та звіти, що використовуються; визначити джерела даних; ознайомитися із завданнями, які вирішуються за допомогою бази даних; визначити завдання, які необхідно вирішити в майбутньому);

розділити дані на групи, які в подальшому стануть таблицями;

визначити групи даних, що будуть зберігатися в кожній таблиці (поля);

визначити загальні елементи таблиць - ключові поля;

продумати оформлення звітів і форм;

визначити умови вибору для запитів;

продумати автоматизацію стандартних завдань баз даних, таких як виконання запитів та друкування звітів;

забезпечити безпеку даних за допомогою створення копій, шифрування даних, розділення даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.

Спроектувавши базу даних, можна перейти до її створення, а також до роботи з об'єктами створеної бази даних.

Робота з базами даних в системі Ms Access.

При запуску Microsoft Access з'являється діалогове вікно Microsoft Access. У цьому вікні можна вибрати існуючу базу даних (БД) або створити нову.

Для створення нової БД можна використати один із способів:

вибрати пункт Мастера, страницы и проекты баз данных і натиснути ОК, щоб запустити майстра БД, який візьме на себе весь процес створення БД;

вибрати пункт Новая база данных і натиснути ОК, щоб створити нову БД.

Якщо вибрати існуючу БД, з'явиться вікно, в якому будуть представлені її об'єкти. За умовчанням активним є об'єкт Таблицы. Можна переглянути інші об'єкти БД Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

З об'єктами можна працювати, вибравши їх і натиснувши кнопку Открыть (або двічі натиснувши на об'єкті). Для створення нового об'єкта використовують кнопку Создать. Кнопка Конструктор використовується для зміни структури вже існуючого об'єкта і застосовується до будь-якого об'єкта вікна БД.

Якщо створюється БД для виконання простих операцій, то можна використати майстер БД. За його допомогою створюються таблиці, необхідні для розв'язку простих задач управління БД, і автоматично встановлюються зв'язки між таблицями. Для створення БД за допомогою майстра слід виконати команду Файл/Создать БД. З'явиться діалогове вікно Создание, в якому треба відкрити вкладку Базы данных. На вкладці зображені піктограми майстрів баз даних. Вибираємо будь-який, натиснувши на піктограмі і на кнопці ОК для його запуску (або двічі натиснувши на піктограмі майстра в списку).

Після запуску майстра з'являється діалогове вікно Файл новой базы данных, в якому треба вказати ім'я нової БД і її місцезнаходження. В рядку Имя файла діалогового вікна вводимо ім'я БД і вибираємо папку, в якій буде зберігатися БД. Після цього натискаємо Создать.

Майстер видасть на екран ряд діалогових вікон. Набір цих діалогових вікон залежить від того, яка база створюється. Але в будь якому випадку майстер чітко прокоментує варіанти вибору на кожному кроці створення БД. У першому діалоговому вікні вказані пункти, які буде містити БД.

Якщо натиснути кнопку Далее, майстер запустить друге діалогове вікно, в якому запитуються додаткові поля для таблиць, які створив майстер БД. Вибираємо будь-яку таблицю зі списку, розміщеного в лівій частині діалового вікна.

Як тільки виберемо таблицю, у правій частині діалогового вікна з'явиться список полів цієї таблиці. Поля, які включені на даний момент в таблицю, позначені прапорцями.

Вибравши поля, натискаємо кнопку Далее. З'явиться 3-є діалогове вікно. В ньому можна вибрати вигляд оформлення екрана БД. Після вибору вигляду в лівій частині діалогового вікна з'явиться його зразок. Вибираємо потрібний вигляд і натискаємо кнопку Далее.

4-е діалогове вікно містить вигляди оформлення звітів. Як і в попередньому випадку, тут можна побачити зразки. Вибираємо вигляд і натискаємо кнопку Далее.

5-у діалоговому вікні вводиться назва БД, а також вказується, чи потрібний декоративний малюнок у вікні головного меню і у звітах. Вводимо заголовок (або приймаємо за умовчанням) і вибираємо режим включення малюнка. Потім натискаємо кнопку Далее.

6-е діалогове вікно майстра БД пропонує запитання, чи запустити БД після її створення і чи треба показувати на екрані довідку про використання БД.

Встановивши необхідні параметри, натискаємо кнопку Готово для закінчення процесу створення БД. Після цього Access повідомить, що почалося створення БД і розпочне створювати всі необхідні таблиці, форми, звіти. Також буде створена так звана головна кнопкова форма - різновид головного меню, що прийнятий в Access, який полегшує використання БД.

Якщо включити режим запуску БД в останньому діалоговому вікні майстра, то при запуску можна побачити головну кнопкову форму, створену БД. На ній містяться кнопки для роботи з даними, друку звітів, налаштування головної кнопкової форми і виходу з БД. Всі інші дії залежать від типу БД.

Контрольні питання

1. Призначення системи Microsoft Access?

2. Структура баз данных Microsoft Access?

3. Які назви та призначення спеціальних програм СУБД Microsoft Access?

4. Що таке комп'ютерна СУБД?

5. Які існують типи СУБД?

6. Яке призначення системи управління реляційними базами даних?

7. З яких об'єктів може складатися база даних в Access?

8. Яка технологія проектування бази даних?

9. Створення нової БД бази даних в Access з використанням „майстра”?

10. Створення нової БД бази даних в Access без використання „майстра”?

11.  Як вибрати існуючу БД в Access?

12. Яка структура вікна існуючої БД в Access, її об'єкти?

13. Як можна працювати з об'єктами БД в Access?

14. Як створюється новий об'єкт в Access?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання лабораторної роботи ми розглянемо на прикладі виконання варіанту теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки и комп’ютерної периферії”. Замовлення може бути виконано чи не виконано. Якшо замовлення не виконано протягом одного місяця, то вважається недійсним.

1. Виконати постановку задачі.

2. Виконати проектування бази даних усіх її даних і зв’зку між ними на логічному рівні.

3. Створити порожню базу даних за назвою "Практикум".

Для того, щоб створити базу даних для потрібної нам фірми запускаємо Microsoft Access. У діалоговому вікні, що з’явилося, клацнути на: "Новая база данных" -> далі - ОК (чи кнопка Создать... на панели База данных). MS Access пропонує відразу же створити і зберегти порожню базу даних. Нам це і потрбно. Зберігаємо за назвою "Практикум". Після цього з’являється основне вікно бази даних. У Ms Access ліворуч розташовани такі об’єкти: таблицы, запросы, отчёты, формы, страницы, макросы і т.д.

 

Лабораторна робота № 2.

Створення таблиць.

Теоретичні відомості

Перед тим, як створювати нову таблицю, треба чітко визначити її структуру (поля, типи даних: символи, числа, грошові і логічні величини, графіка і та ін.). Після цього виконати наступні дії.

1. У вікні БД натиснути об'єкт Таблицы.

2. Натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новая таблица.

3. У правій частині діалогового вікна Новая таблица вибрати потрібний пункт (Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами). При виборі будь-якого пункту в лівій частині з'явиться його опис.

У режимі таблиці на екрані з'являється таблиця, в яку можна вводити дані. Пункт Мастер таблиц запускає майстра, який ставить декілька запитань і створює таблицю на основі відповідей. Вибір пунктів Импорт таблиц або Связь с таблицами запускає майстра, який дозволяє використовувати таблицю, що зберігається в іншому форматі, як основу для нової таблиці. Для повного управління процесом створення таблиці треба вибрати пункт Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкривається вікно конструктора таблиць.

Вікно конструктора таблиць має три стовпці: Имя поля, Тип данных, Описание. В стовпці Имя поля треба ввести ім'я поля. Імена полів можуть мати довжину не більше 64 символів і містити літери, цифри, пробіли і знаки пунктуації.

В Access є дев'ять типів даних і майстер підстановок:

1. Текстовый — використовується для збереження будь-якої послідовності символів, у т.ч. літер, цифр, знаків пунктуації, пробілів і спеціальних символів. Текстові поля можуть містити до 255 символів. За замовчуванням довжина текстового поля дорівнює 50 символів (для зміни цієї величини необхідно натиснути в рядку Размер поля вкладки Общие в нижній частині вікна і ввести потрібне значення).

2. Поле MEMO — використовується для зберігання тексту великого обсягу (наприклад, цілих абзаців). У полях MEMO може міститися до 64 тисяч символів.

3. Числовой - використовується для збереження числових значень (крім грошових сум). У цих полях зазвичай містять­ся значення, над якими в подальшому будуть виконуватись обчислення. Числа можуть містити десяткову крапку і знак «мінус».

4. Дата/время - використовуються для збереження дати і (або) часу. Перевірка правильності дат і часу здійснюється автоматично (дата 13/42/98 і час 25:47 неприпустимі). Над значеннями, які містять поля цього типу, можна також виконувати обчислення.

5. Денежный - використовується для збереження значень грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр після десяткової коми.

6. Счетчик - використовується для автоматичної нумерації запису, який додається. Так, полю першого запису присвоюється значення 1, полю наступного запису - 2 і т.д.

7. Логический - використовується для збереження логічних величин, які можуть приймати тільки два значення: «так» або «ні».

8. Поле объекта OLE - містить об'єкт OLE, тобто документ іншого додатку Windows, який підтримує OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів).

9. Гиперссылка - містить буквенно-цифровий ідентифікатор - адресу гіперпосилання, яка вказує шлях до іншого об'єкта, документа.

Мастер подстановок використовується, щоб задати набір значень, які може приймати дане поле.

Вибравши необхідний тип даних, можна натиснути клавішу Tab для перенесення курсора в стовпець Описание. Тут вводиться необов'язковий опис поля. При використанні форм для перегляду і редагування інформація, введена в стовпець Описание, з'явиться в рядку стану, коли курсор міститься у відповідному полі. Після введення опису необхідно знову натиснути клавішу Tab. Покажчик переміститься на наступний рядок (запис). Потім слід ввести імена полів, типи даних і описи для всіх полів.

У нижній частині вікна конструктора таблиці міститься розділ Свойства поля. Тут визначаються властивості кожного поля таблиці. Після створення таблиці визначення властивостей полів значно спростить контроль за введенням даних. Властивості залежать від типу даних, вибраних для поточного поля. Розглянемо властивості полів і їх значення.

Размер поля. Визначає максимальну довжину текстового поля. Для числових полів обмежує допустимі значення.

Формат поля. Визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створених форматів або створити заново.

Маска ввода. Визначає шаблон, якому мають відповідати дані, що вводяться в поле.

Подпись. Визначає мітку (відмінну від імені поля) для використання у формах і звітах.

Значение по умолчанию. Визначає встановлене за умовчанням значення, яке автоматично з'являється в полі при додаванні нових записів.

Условие на значение. Визначає умову, яку мають задовольняти дані, що вводяться в поле.

Сообщение об ошибке. Визначає повідомлення, яке з'явиться в рядку стану, якщо дані, що вводяться, не відповідають умові.

Обязательное поле. Визначає, чи обов'язково вводити дані в поле.

Пустые строки. Визначає, чи можуть бути рядки нульової довжини (тобто порожні рядки).

Индексированное поле. Визначає індекс поля (індекси використовуються для прискорення пошуку).

Можна встановити будь-яку властивість поля в режимі конструктора таблиці, натиснувши на полі, властивості якого необхідно встановити. Натиснувши клавішу F1, можна отримати довідку про призначення тієї або іншої властивості.

При розробці таблиці Access дозволяє визначити ключове поле, тобто одне з полів або декілька полів, які однозначно ідентифікують записи в таблиці. Якщо зробити спробу зберегти таблицю без ключового поля, на екрані з'явиться діалогове вікно, яке запропонує це зробити. За умовчанням ключові поля в списку даних таблиці відображаються першими. Для ключових полів необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Треба пам'ятати, що іноді є сенс використовувати декілька ключових полів. Щоб встановити ключове поле, треба виконати:

1. У режимі конструктора таблиць вибрати поле (або поля), які будуть використані як ключові. Для вибору декількох полів спочатку вибирають перше, натиснувши на кнопці зліва від назви поля, потім, утримуючи клавішу Ctrl, виділяють інші.

Вибрати команду Правка/Ключевое поле або натиснути кнопку стандартної панелі інструментів (на ній зображений ключ). Поряд із вибраним полем (або полями) з'явиться піктограма ключа.

Зміна структури таблиці, яка розробляється, не становить труднощів. Для зміни імені поля, типу або опису треба натиснути всередині поля і внести потрібні зміни. Щоб вилучити поле, спочатку його виділяють, а потім виконують команду Правка/Удалить строки або натискають клавішу Delete. Для вставки нового поля між двома існуючими виділяють те поле, перед яким має з'явитися нове поле, далі виконують команду Вставка/Строки або натискають клавішу Insert. Щоб пересунути поле на нове місце, його виділяють і, утримуючи натиснутою кнопку миші, пересувають у потрібне місце таблиці.

Після внесення змін таблицю необхідно зберегти, для чого слід виконати такі дії:

1. Виконати команду Файл/Сохранить как...

2. З'явиться діалогове вікно Сохранение.

3. Ввести ім'я таблиці і натиснути кнопку ОК.

Довжина імені таблиці не може перевищувати 64 символи. В нього можна включати пробіли, але ім'я таблиці не повинно починатися з пробілу.

При створенні таблиці вручну треба вирішити, які використовувати імена і типи полів, а також самостійно ввести всю інформацію про структуру таблиці. Навіть для досвідчених користувачів визначення структури таблиці - нелегке завдання. В Access для швидкого створення таблиці можна використовувати майстра таблиць. Як і всі майстри Microsoft Office, майстер таблиць в ряді діалогових вікон задає питання і використовує відповіді на них для створення таблиці. Щоб запустити майстра таблиць, слід виконати:

1. У вікні БД відкрити вкладку Таблицы.

2. Натиснути кнопку Создать.

3. В діалоговому вікні Новая таблица, якє з явиться, вибрати Мастер таблиц і натиснути ОК.

Після виконання цих дій з'явиться діалогове вікно Создание таблиц.

У списку Образцы таблиц (в лівій частині діалогового вікна) необхідно вибрати тип таблиці. Після вибору типу таблиці обрати поля, які будуть у цій таблиці, в списку Образцы полей. Для цього треба натиснути на імені поля, а потім на кнопці пересування поля в список Поля новой таблицы. Вибране поле занесеться до списку Поля новой таблицы, який розміщений в правій частині діалогового вікна. Після того як вибрані поля, які треба внести до таблиці, слід натиснути кнопку Далее для переходу до наступних діалогових вікон майстра таблиць.

Ці вікна майстра таблиць дозволяють вибрати ключові поля для таблиці, присвоїти їй ім'я і вирішити, зберегти таблицю чи почати введення даних.

Доповнювати записи в існуючій таблиці необхідно в режимі таблиці. Режим таблиці використовується для доповнення нових або редагування введених даних. Нові дані просто вводяться в поля робочої таблиці. В кінці кожної таблиці завжди є, так званий порожній запис, виділений зірочкою. Коли починається введення даних у порожній запис, під ним з'являється новий порожній запис. Тепер можна помістити курсор у будь-яке поле і ввести дані. Натиснувши на клавішу Tab, перейдемо в наступне поле. Натискання клавіші [Tab] в кінці останнього поля дозволяє перейти до наступного пустого запису.

У полях OLE зберігаються такі дані, як документи текстового процесора, електронні таблиці, звукові або відеокліпи. Для вставки об'єкта в поле об'єкта OLE слід виконати такі дії:

1. У додатку Windows, що містить дані для вставки в поле, виділити потрібні дані.

2. Виконати команду Правка/Копировать.

3. Перейти в Access і помістити курсор в поле об'єкта OLE потрібного запису.

4. Виконати команду Правка/Вставить, щоб вставити дані в поле об'єкта OLE.

Щоб відредагувати дані, треба помістити курсор у будь-яке поле таблиці і ввести дані або внести виправлення. Для повної заміни вмісту поля треба виділити його і почати введення даних. Під час редагування запису зліва від нього з'являється зображення олівця, яке вказує на те, що запис редагується. Одразу при виході з рядка зміни запишуться в таблицю.

Для вилучення запису треба виконати такі дії:

1. Натиснути кнопку, яка розміщена зліва від рядка запису, або перемістити курсор у будь-яке місце запису, який треба вилучити.

2. Натиснути клавішу Delete або виконати команду Правка/Удалить запись.

Зовнішній вигляд таблиці можна змінити так:

для зміни ширини поля встановити покажчик миші на межі поля так, щоб він набув форми <->, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, пересунути межу поля;

для зміни висоти записів помістити покажчик між двома записами так, щоб він набув форми $, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, змінити висоту запису;

для переміщення поля в інше місце необхідно натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, перемістити поле в нове місце;

для того, щоб приховати поле, необхідно натиснути на його заголовку і виконати команду Формат/Скрыть столбцы. Для відображення поля, яке приховано, треба виконати команду Формат/Отобразить столбцы і в діалоговому вікні, що з'явиться, вибрати поле, яке треба відобразити;

для фіксування поля спочатку треба його виділити (можна виділити більпі ніж одне поле, натиснувпіи на заголовку першого з них, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, натиснути на заголовках всіх інших). Потім виконати команду Формат/Закрепить столбцы. Вони залишаються на місці при горизонтальному прокручуванні. Зняти фіксацію можна командою Формат/Освободить все столбцы;

для зміни шрифтів, що використовуються, необхідно виконати команду Формат/Шрифт. З'явиться діалогове вікно, в якому вибрати шрифт, його напис і розмір. Можна також задати підкреслювання і змінити колір шрифту, а потім натиснути ОК. Закриваючи таблицю після зміни її зовнішнього вигляду, Access видасть запит на збереження. Натиснувши кнопку Да, збережемо зміни, кнопку Нет - повернемось у початковий стан.

Якщо таблиця перебуває в режимі таблиці, то її можна надрукувати. Для цього треба виконати:

1. у вікні БД вибрати таблицю. Для друкування вибраних записів їх треба виділити;

2. виконати команду Файл/Печать, або натиснути кнопку Печать панелі елементів управління. При виконанні команди Файл/Печать з'явиться діалогове вікно Печать;

3. якщо друкуються всі записи, то натиснути ОК. Для друку групи записів треба вибрати перемикач Выделенные записи, а потім натиснути ОК.

Із збільшенням обсягу виникає необхідність у процедурах пошуку даних. Якщо треба знайти визначений запис, необхідно скористатися командою Правка/Найти:

1. відкрити потрібну таблицю, натиснути в будь-якому місці поля, за яким треба здійснити пошук;

2. виконати Правка/Найти, з'явиться діалогове вікно Поиск и замена;

3. у рядку Образец діалогового вікна ввести фрагмент тексту, який треба знайти;

4. у списку Совпадение вибрати пункт С любой частью поля для пошуку підрядка, Поля целиком для пошуку записів, в яких зміст поля цілком збігається зі змістом рядка пошуку, або С начала поля для пошуку змісту поля;

5. для пошуку використати кнопку Найти.

Access дозволяє не тільки використовувати ключові поля, але й додавати в поля таблиці індекси. Індекс дозволяє підтримувати записи, впорядковані за вибраним полем. Індекси корисні для збільшення швидкодії, особливо при виконанні пошуку і складанні звіту. Нехай, наприклад, є таблиця із записами про службовців з ключовими полями, які представляють номер соціального страхування, але у звітах записи треба впорядкувати за прізвищами. В цьому випадку, якщо таблиця має великий обсяг, можна прискорити роботу, створивши індекс за полем Фамилия. Для додавання індекса за одним полем треба виконати:

1. відкрити таблицю в режимі конструктора таблиць;

2. натиснути на полі, за яким створено індекс;

3. відкрити вкладку Общие;

4. в полі властивості Индексированное поле внизу вікна натиснути кнопку розкриття списка і вибрати пункт Да (допускаються збіги) або Нет (збіги неприпустимі). В першому випадку допускається можливість зберігання декількох записів з однаковими даними в полі, у другому - не допускається.

Щоб створити індекс за декількома полями, слід:

1. відкрити потрібну таблицю в режимі конструктора;

2. натиснути на полі, за яким створюється індекс;

3. натиснути кнопку Индексы панелі інструментів або виконати команду Вид/Индексы, щоб відкрити діалогове вікно Индексы.

4. у стовпці Индекс ввести ім'я для індекса;

5. натиснути в стовпці Имя поля, вибрати перше поле, за яким необхідно створити індекс, а потім у стовпці Порядок сортировки вибрати По возрастанию або По убыванию;

6. у наступних рядках вікна повторити пп. 4 і 5 для всіх полів, за якими створюється індекс.

Ім'я індекса в стовпчику Имя поля вказується тільки в першому рядку складеного індекса. Якщо додати ще одне ім'я в наступному рядку стовпця Имя поля, то Access буде сприймати цей рядок як окремий індекс.

Один із найсильніших засобів Access - можливість встановлювати зв'язки між декількома таблицями. Для цього використовується команда меню Сервис/Схема данных. Встановлені зв'язки автоматично зв'язують поля в створюваних запитах, формах і звітах. Хоча встановлювати зв'язки між таблицями зовсім не обов'язково, це заощаджує час і гарантує одержання вірних результатів при розробці складних форм і звітів. Іншою перевагою встановлення зв'язків між таблицями є підтримка цілісності даних. При цьому дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушити зв'язки між записами в таблицях. Встановлені в БД зв'язки між таблицями можна проглянути у вікні Схема данных, яке відкривається командою Сервис/Схема данных. Щоб встановити зв'язки, слід:

1. у вікні БД відкрити вкладку Таблицы і виконати команду Сервис/Схема данных, або натиснути правою кноп­ою миші на вкладці Таблицы у вікні БД і вибрати з контекстного меню команду Схема данных. З'явиться вікно Схема данных. Якщо зв'язки встановлюються вперше, воно міститиме діалогове вікно Добавление таблицы;

2. вибрати таблицю, яка буде використовуватися при встановленні зв'язків, натиснути Добавить, щоб додати таблицю у вікно Схема данных;

3. повторити пункт 2 для кожної таблиці, яку буде додано у вікно, і натиснути Закрыть;

4. для створення зв'язків між таблицями пересунути поле (або поля), яке треба зв'язати, з початкової таблиці або запиту у відповідне поле (або поля) іншої таблиці або запиту (в більшості зв'язків ключове поле першої таблиці зв'язується з аналогічним полем другої). Після того, як буде переміщено поле і здійснено вихід із нього, з'явиться діалогове вікно Изменение связей;

5. якщо треба, то змінити імена полів, які запропоновані в цьому діалоговому вікні. Як правило, за умовчанням пропонується найкращий варіант зв'язків, однак кінцевий вибір завжди залишається за користувачем. Полям, на основі яких створюються зв'язки між таблицями, не обов'язково мати однакові імена, але вони повинні мати один і той же тип. Виняток становлять поля лічильників, які можна зв'язува­и з числовими полями;

6. для автоматичної підтримки цілісності БД встановити прапорець Обеспечение целостности данных. Якщо цей режим включений, то можна використовувати інші прапорці, розміщені нижче. Якщо включений режим Каскадное обновление связанных полей, то зміни, зроблені в зв'язаному полі першої таблиці, автоматично будуть перенесені в поля зв'язаної таблиці, яка містить ті ж дані. При включеному режимі Каскадное удаление связанных полей видалення записів у першій таблиці автоматично призводить до видалення відповідних записів зв'язаної таблиці;

7. вибрати тип зв'язку (Один к одному або Один ко многим). Частіше використовується зв'язок Один ко многим.

8. натиснути на команді Создать, щоб створити зв'язки.

9. повторити пп. 1-8 для кожного зв'язку між таблицями, який необхідно встановити. Після цього закрити вікно Изменение связей. Коли Access видасть запит, чи треба збере­ти зв'язки, натиснути Да.

Існуючі зв'язки можна редагувати, відкривши вікно Схема данных - двічі натиснувши на лінії між таблицями. Відкриється діалогове вікно Изменение связей, в якому можна виконувати зміни. Для вилучення зв'язку натиснути на лінії, що зв'язує таблиці, а потім натиснути клавішу Delete.

Важливою і невід'ємною частиною роботи з Access є обмін даними як між БД Access, так і іншими БД.

Інколи необхідно скопіювати існуючі таблиці з однієї БД Access в іншу. Для цього необхідно виконати такі дії:

1. У вікні БД відкрити вкладку Таблицы.

2. Вибрати потрібну таблицю, натиснувши на ній.

3. Вибрати команду Правка/Копировать.

4. Закрити поточну базу даних і відкрити ту, в яку треба скопіювати таблицю (команда Файл/ Открыть, а потім вказати ім'я бази даних).

5. Виконати команду Правка/Вставить, з'явиться діалогове вікно Вставка таблицы. За умовчанням включений режим Структура и данные, який передбачає копіювання як даних, так і структури таблиці.

6. Якщо треба створити порожню таблицю, то встановити перемикач Только структура, або режим Добавление данных в таблицу, якщо треба скопіювати дані в таблицю, яка буде приймати дані. У другому випадку запитується ім'я таблиці, яка буде приймати дані. Слід увести ім'я і натиснути ОК.

Access може не тільки імпортувати дані з різноманітних джерел, але й приєднувати таблиці в інших форматах. Існують два способи використання в Access даних, що зберігаються в файлах інших форматів. Перший - імпортувати дані в БД Access, де вони збережуться в таблиці у форматі Access. Другий - приєднати таблицю, що зберігається в іншому форматі і працювати з даними, не змінюючи їх формату.

Щоб імпортувати файл в Access, треба виконати:

1. Переконатись, що вікно БД активне. Для імпортування даних вибрати команду Файл/Внешние данные/Импорт. Для зв'язування даних виконати команду Файл/Внешние данные/Связь с таблицами.

2. Якщо вибрана команда Импорт, то з'явиться діалогове вікно Импорт, якщо команда Связь с таблицами, то - діалогове вікно Связь.

3. У списку Тип файлов вибрати джерело даних.

4. Використовуючи список Папка і кнопку Переход на один уровень вверх для вибору папки з файлом, який імпортуватиметься, натиснути на файлі, щоб вибрати його.

5. Натиснути на кнопці Импорт (при приєднанні - на кнопці Связь), після чого Access імпортує (приєднає) файл. При імпорті файлів у форматі електронної таблиці з'явиться діалогове вікно Импорт электронной таблицы, в якому можна вказати, які рядки і стовпці треба імпортувати.

Для експортування даних із таблиці або запиту Access треба виконати такі дії:

1. у вікні БД вибрати таблицю (або запит), де зберігаються потрібні дані;

2. виконати команду Файл/Экспорт, з'явиться діалогове вікно Экспорт объекта;

3. у списку Тип файла вибрати формат файла, який експортується;

4. використати у діалоговому вікні список Папка і кнопку Перейти на один уровень вверх для вибору папки, в якій буде зберігатися файл;

5. натиснути кнопку Сохранить, щоб експортувати дані.

Контрольні питання

1. Які основні дії виконуються при створенні таблиць у Ms Access?

2. Який описпунктів Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами?

3. Які типи даних можуть мати поля таблиць і для чого призначаються?

4. Які властивості кожного поля таблиці?

5. Як змінюється структура таблиці?

6. Як зберегти таблицю?

7. Як надрукувати дані таблиці?

8. Як встановлювати зв'язки між декількома таблицями?

9. Як вибрати тип зв'язку?

10. Як скопіювати існуючі таблиці з однієї БД Access в іншу?

11. Як імпортувати файл в Access?

12. Як експортування даних із таблиці або запиту Access?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання відповідного варіанту теми лабораторної роботи ми продовжуємо розглядати на прикладі виконання теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп’ютерної периферії”.

1. Визначити фізичну структуру усіх таблиць БД (поля, типи даних: символи, числа, грошові і логічні величини, графіка і та ін.).

2. Створити таблиці БД.

3. Встановити зв'язки між таблицями БД.

Після створення та збереження бази даних для потрібної нам фірми за назвою "Практикум" у Ms Access з’являється основне вікно бази даних, в якому ліворуч розташовани такі об’єкти: таблицы, запросы, отчёты, формы, страницы, макросы і т.д.

Клацаємо об'єкт Таблица. Далі створюємо макет таблиці «Виды услуг»: кнопка Создать -> Конструктор ОК.

У вікні Конструктора таблиц у першому рядку стовпця Имя поля вводимо Код послуги. Далі поруч у поле Тип данных клацаємо мишкою на кнопці зі стрілкою. У списку, що розкрився, вибираємо Числовой. Внизу у Свойствах поля проти Индексированные поля вибрати Да (одні і тіж дані не допускаються). Це поле -ключове (клацаємо у даному рядку--> кнопка Ключевое поле на панелі Конструктор таблиц (чи в контекстному еню чи в меню Правка)).

У наступну рядок у стовпці Имя поля вводимо назву послуги. Тип поля - Текстовый. У Свойствах поля Размер поля встановлюємо -40.

Далі вводимо в наступну рядок "Ціна, грн", а в Типе данных вибираємо Денежный. Перша таблиця готова. Зберігаємо за назвою "Види послуг".

Тепер робимо те ж для створення другої таблиці: кнопка Создать --> Конструктор -> ОК.

Для неї в поле Имя поля вводимо Код клієнта, Индексированное поле - ДА (Збіги не допускаються). Це поле - ключове.

У наступній рядку вводимо Найменування клієнта, Розмір поля - 10.

У наступній рядку - Имя поля - Телефон (Текстовый). Для цього поля можна використовувати Маску ввода для полегшення введення номерів телефону (тобто вводимо тільки цифри, а роздільники вводяться автоматично) - натиснемо в поле Маска ввода, праворуч з'явиться кнопка з крапкою, клацнути на ній. При завданні маски з'явиться запит на збереження таблиці. Зберігаємо її під ім'ям "Довідник клієнтів". Після створення останнього полючи закриваємо Конструктор.

Третю таблицю створюємо так само. Перше поле - Код виконавця (Числовой), у Свойствах - Довге ціле, Индексированное поле - Так (Збіги не допускаються). Це поле - ключове. Наступне - Прізвище Текстовый - 15).Аналогічно наступне - Ім'я (Текстовый - 10).

Для поля Телефон використовуємо Маску ввода. Зберігаємо таблицю за назвою "Виконавці послуг".

Таблиця № 4: Создать -> Конструктор -> ОК.

Поле Номер замовлення- Счетчик (це ключове поле).

Поле Код клієнта в Типе данных вибираємо Мастер подстановок. У вікні Создание подстановок клацаємо стовпець підстановок використовує значення з таблиці чи запиту, Далі. У наступному вікні вибрати таблицю Довідник клієнтів. Потім переносимо Код клієнта з лівого вікна в праве. У наступному вікн встановлюємо «флажок» Скрыть ключевое поле та подкорректуємо ширину стовпця. Далі вводимо підпис стовпця - Код клієнта, Готово. На всі запити відповідаємо Так. У результаті у вікні Конструктора ім'я поля -Код клієнта, тип - Числовой (Довге ціле).

Поля код послуги і Код виконавця робимо аналогічно за допомогою Мастера подстановок.

Для Код послуги вибираємо таблицю Види послуг, переносимо поля Код послуги. Для Код виконавця вибираємо таблицю Виконавці послуг, переносимо поле Код виконавця.

У наступному полі вводимо Количество - Числовое (Довге ціле), Индексированное поле - Да (Збіги допускаються).

Для поля Дата замовлення встановлюємо Тип даних: Дата/ час. У властивостях вибираємо Маска ввода -Краткий формат даты.

У поле Примечание також використовуємо Мастер подстановок і в Мастере буде уведений фіксований набір значень. У наступному вікні вибираємо кількість полів - 1. Вводимо «Выполнено», Enter, у наступне поле вводимо «Не выполнено». Дал зберігаємо таблицю за назвою "Замовлення послуг". Тепер зв'яжемо між собою всі створені таблиці.

Для цього необхідно закрити всі таблиці -> Меню Сервис-> Схема данных. У вікні Добавления виділити усі імена таблиць, кнопка «Добавить». Закриваємо вікно Добавления таблицы.

Установка зв'язку:

Між таблицями Види послуг і Замовлення послуг - поле Код послуги таблиці Замовлення послуг перетаскуємо мишкою на ключове поле Код послуги таблиці Види послуг. У вікні Связи, що відкрилося, установлюємо «флажок» Обеспечение целостности данных -> кнопка Создать.

Між таблицями Довідник клієнта і Замовлення послуг -перетаскуємо Код клієнта.

Між таблицями Виконавці послуг і замовлення послуг - поле Код товару.

Закриваємо Схему даних. Погоджуємося зі збереженням.

Тепер уводимо дані -> клацаємо на таблиці Види послуг -> Відкрити (тому що в першу чергу заповнюються таблиці, що не містять записів, що посилаються на записі іншої таблиці). По черзі вводимо дані.

 

Лабораторна робота № 3.

Створення запитів

Теоретичні відомості

Одним із найпотужніших засобів сучасних систем управління базами даних є запити (Query), які дозволяють користувачам "ставити запитання" базам даних. Результати запиту можуть бути надруковані чи виведені на екран. За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) та узагальнити ці дані.

Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм та звітів. У цих випадках в запиті використовуються дані з кількох таблиць. Access виконує запит кожного разу, коли відкривається форма або звіт, тому інформація, що відображена на екрані, завжди "свіжа".

При виконанні в Access звичайного запиту (запиту на вибірку, який просто вибирає потрібні дані), результати відображаються у формі динамічного набору, який має такий самий вигляд, як і таблиця, але фактично є динамічним набором записів, базованих на структурі запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому коли цей набір закривається, записи зникають (дані, на яких базований набір, звичайно, залишаються в початкових таблицях). Запит можна зберегти, але при цьому одержані при його виконанні дані не зберігаються. При збереженні запитів зберігається тільки їх структура. Динамічний набір в Access містить живі дані, а не статичну копію даних первинних таблиць. Тому при модифікації даних у записах динамічного набору запиту модифікуються і записи в первинних таблицях. Дані в динамічному наборі можна змінювати так, як і в таблиці: пересувати і ховати стовпці, змінювати висоту рядків і ширину стовпців.

Створити запити в Access можна вручну або за допомогою майстра запитів. Майстер запитів Access містить спеціальні інструменти, які використовуються для розв'язку досить складних задач (наприклад, для пошуку записів, які повторюються, або перегляду даних запита). Але для виконання простих щоденних операцій, які вимагають простих запитів, можна відкрити запит, додати поле, вставити умову, виконати запит. Щоб створити запит вручну, треба виконати:

1. У вікні БД відкрити вкладку Запросы.

2. Натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый запрос.

У цьому діалоговому вікні вибрати пункт Конструктор і натиснути ОК. Після цього відкриється вікно конструктора запиту з діалоговим вікном Добавление таблицы.

Вікно конструктора запиту призначене для створення нового запиту. В ньому можна додавати таблиці, що використовуються в запиті, вибрати з таблиць окремі поля, визначити умови, яким мають задовільняти відібрані записи, вибрати порядок сортування, сховати поле таблиці і т.ін. Створивши запит, його можна виконати, зберегти і надрукувати результати виконання.

Відкривши вікно запиту, можна приступити до розробки нового запиту; її треба розпочати з додавання таблиць, з яких вибираються дані. Для цього необхідно в діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати ту таблицю, або таблиці, які мають використовуватися в запиті. Кількість таблиць, що використовуються в запиті, необмежена. Крім таблиць, в запиті можуть використовуватися інші запити. При створенні запитів із декількома таблицями треба призначити загальне поле, яке зв'язує таблиці, пересуванням його з вікна однієї таблиці у вікно іншої. Запити, що використовують декілька таблиць, називають реляційними. Відкрити діалогове вікно Добавление таблицы можна, натиснувши на кнопці Добавить таблицу панелі інструментів або вибравши команду Запрос/Добавить таблицу. Додавши таблицю (таблиці) і/або запит (запити), закрити діалогове вікно Добавление таблицы.

Вікно конструктора запиту розділене на дві частини. У верхній частині містяться вікна таблиць і запитів, які використовуються в запиті, що створюється, а в нижній - бланк запиту QBE, в якому задаються поля, що включаються, умови відбору і порядок сортування (якщо він необхідний).

Після визначення джерела даних для запиту, в стовпці рядка Поле бланка запиту додаються необхідні поля. Додавати поле можна декількома способами:

щоб додати одне поле, можна перемістити його мишею з вікна таблиці в рядок Поле або двічі натиснути на полі у вікні таблиці. Поле пересунеться в наступний вільний стовпець запиту;

щоб додати декілька полів, вибрати поля, використовуючи клавіши Shift або Ctrl, і пересунути їх мишею в бланк запиту (Shift - суміжні поля, Ctrl - несуміжні поля);

щоб додати всі поля, треба пересунути мишею зірочку, що розміщена зверху вікна таблиці.

Якщо для переміщення всіх полів використовується зірочка, то для них не можна задати умови. Якщо необхідно визначити умови, треба пересунути поля по одному в кожний стовпчик.

Після того, як всі необхідні поля переміщені в запит, треба визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані. Можна задати декілька умов, ввівши їх у стовпчики або об'єднавши умови за допомогою логічного оператора OR (або) чи AND (і). Щоб ввести умову, треба натиснути в будь-якому місці рядка Условие отбора і ввести вираз (можна вводити довгі вирази). Щоб проглянути вираз, треба натиснути комбінацію клавіш Shift+F2 і проглянути його в діалоговому вікні Область ввода.

Результати запиту можна сортувати за одним або декількома полями. За умовчанням дані відображаються в порядку, встановленому для ключового поля першої вибраної таблиці. Якщо ключового поля немає, дані відображаються в порядку відбору записів. Щоб задати порядок сортування даних, треба натиснути в рядку Сортировка, відкрити список і вибрати По возрастанию або По убыванию. Текстові дані сортуються за зростанням від А до Я, а числові - від 0 до 9. За спаданням дані сортуються в зворотному порядку: текстові від Я до А, а числові - від 9 до 0.

Порядок сортування за декількома полями визначає пріоритет полів. Крайнє зліва поле з увімкненим сортуванням має найвищий пріоритет, а крайнє справа - найнижчий.

Зауважимо, що при збереженні запиту з полями, які сортуються, ці поля пересуваються в крайнє зліва поле у вікні повертаються на свої попередні місця.

У результатах запитів можна приховати непотрібні поля. Для цього треба зняти прапорець Вывод на экран у стовпці відповідного поля. При додаванні полів у бланк запиту цей режим встановлюється автоматично.

Після створення запиту і встановлення всіх його параметрів запит можна виконати. Для цього треба натиснути на кнопку Запуск панелі інструментів або використати команду Запрос/Запуск. Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі. Для запуску запиту на виконання можна використати команду Режим таблицы з меню Вид або кнопку Режим таблицы панелі інструментів.

Запити можна зберігати так, як і інші об'єкти Access. Коли вікно перегляду результатів запиту активне, треба вибрати команду Файл/Сохранить або натиснути на кнопку Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, з'являється діалогове вікно, в якому треба вказати ім'я запиту. Для друкування результатів запиту треба виконати запит на відображення динамічного набору, потім виконати команду Файл/Печать або натиснути кнопку Печать панелі інструментів. У діалоговому вікні Печать, яке з'явиться, треба встановити необхідні параметри і натиснути ОК.

Цей метод дозволяє одержати простий звіт у табличній формі. Якщо потрібна більш приваблива форма, то треба зберегти запит і створити звіт, який базується на даному запиті. Надрукувати результати запиту можна також і з вікна бази даних, вибравши запит і натиснувши на кнопці Печать панелі інструментів, або виконавши команду Файл/Печать. До цього часу ми розглядали запити, в яких вказувались лише поля, що входять у запит, і порядок сортування. Але на практиці робити такі запити доводиться дуже рідко. Для отримання необхідних специфічних даних задаються умови, яким мають відповідати дані, що вибираються. Можна використовувати багато умов для роботи з текстом, числовими величинами, датами і комбінаціями типів даних.

Access допускає використання різних способів введення текстових виразів. Можна вводити текст у лапках або без них, ставити знаки рівності перед текстом або опускати їх (коли курсор виходить за межі поля, що містить текстовий вираз, Access автоматично бере текст в лапки). Тобто можна вводити будь-який з таких виразів: Київ,»Київ», = Київ, = «Київ».

Разом з текстовими умовами можна використовувати оператор Like і символ «*», який означає довільну послідовність символів.

Для полів, що містять числові або грошові значення, у виразах можна використовувати математичні операції. Так, вирази = 20.00 і between 5 and 12 є типовими числовими умовами.

Для полів, які містять дати, також використовуються математичні операції у виразах умов. Дати вводяться у будь-якому з таких форматів: июн 23 98, # 23/б/98#, 23-июн-98. Брати дати в символи # не обов'язково (якщо вони відсутні, то Access додасть їх автоматично). В умовах для дат можна використовувати функцію Date () для відбору записів, що містять поточну дату. Можна використовувати також вираз з between, наприклад,» between 24/8/91 and date ()».

Для вибору підмножини даних, що задовільняють декільком умовам, у відповідні поля бланка запиту треба внески умови у відповідному форматі. Такі запити використову­ть логічні операції AND (І), тому що для вибору запису мають одночасно задовольнятися перша і (and) друга умова.

У багатьох випадках за допомогою запиту з таблиці треба вибрати записи, які задовільняють хоча б одну з набору умов. Такі запити використовують логічну операцію OR (або) тому, що для вибору записи мають задовільняти ту або (or) іншу умову. Для введення декількох умов, об'єднаних операцією або, можна використовувати довільну кількість додаткових рядків під рядком «Условие отбора» бланка запиту.

Для отримання потрібних результатів в одному й тому ж запиті можна використати комбінацію логічних операцій і й або. Це дозволяє створювати складні запити.

Послідовність полів у стовпцях динамічного набору можна змінювати так, як і в таблицях даних. Із бланка запиту можна вилучити будь-яке поле. Для цього треба виділити поле (або поля), які треба вилучити, і натиснути клавішу DELETE.

Для вставки поля (або полів) в бланк запиту треба виділити його (їх) у вікні таблиць в верхній частині вікна за­питу і пересунути мишею в потрібний стовпчик бланка запиту. Якщо поле вставляється в зайнятий стовпець, то цей стовпець і всі інші, розміщені справа від нього, зсунеться на одну позицію вправо, звільняючи місце для поля, яке вставляється.

Access використовує мову бази даних SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів) для створення запитів. Незважаючи на те, що запит розробляється візуально у вікні конструктора запиту, при збереженні запиту Access транслює цей візуальний проект в оператор SQL, який і виконується при запуску запиту. Оператор SQL, який відповідає даному запиту, можна побачити у вікні конструктора запиту, якщо вибрати команду Вид/Режим SQL.

В Access можна створити чотири типи запитів:

запит на створення таблиці,який створює нові таблиці, які базуються на результатах запиту;

запити на доповнення,які додають записи в існуючі таблиці;

запити на оновлення, які змінюють дані;

запити на вилучення,які вилучають записи, вибрані в результаті виконання запиту.

Запити на створення таблиць дозволяють створювати нові таблиці за результатами виконання запиту. Всі записи, вибрані запитом, додаються в нову таблицю, створену ним. Ці запити зазвичай використовуються для створення резервних копій або архівів даних а також для експортування вибраних даних у файли іншого формату. Щоб створити запит на створення таблиці, треба:

1. Створити Запрос на выборку, який вибирає записи, які треба додавати в нову таблицю. Щоб переконатися, що запит дає необхідні результати, треба натиснути на кнопці Таблица панелі інструментів.

2. Виконати команду Запрос/Создание таблицы або натиснути на пункті меню Создание таблицы, яке відкривається при виборі кнопки Тип запроса панелі інструментів Конструктор запросов. Після цього з'явиться діалогове вікно Создание таблицы.

3. У рядку Имя таблицы ввести ім'я нової таблиці або натиснути на кнопці розкриття списку і вибрати ім'я зі списку (якщо треба записати існуючу таблицю ще раз). Для додавання даних у таблицю з іншої БД потрібно вибрати перемикач в другой базе данных і в рядку Имя файла ввести ім'я файла іншої БД.

4. Після встановлення потрібних параметрів натиснути ОК. Вікно запиту зміниться на запит про створення таблиці.

Виконати запит на створення таблиці, виконавши команду Запрос/Запуск або натиснувши на кнопці Запуск панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно, в якому буде вказано, скільки записів буде додано в нову таблицю. Після натискання кнопки ОК почнеться виконання запиту і додавання записів у нову таблицю.

В Access є майстри запитів, які використовуються для швидкого створення спеціалізованих запитів різного призначення. Серед них - майстри перехресних запитів, пошуку записів, які повторюються, а також пошуку записів, які не мають підпорядкованих. Потрібний тип запиту вибирається в діалоговому вікні Новый запрос.

Контрольні питання

1. Для чого використовуються запити, зокрема у Ms Access?

2. Поясніть поняття „запиту на вибірку”?

3. Поясніть поняття „динамічний набір запиту” в Access?

4. Поясніть поняття „групового запиту” в Access Для чого призначається?

5. Як створити запити вручну в Access?

6. Як створити запити за допомогою майстра запитів в Access?

7. Як визначити умови, за якими при виконанні запиту будуть вибиратися дані?

8. Як результати запиту можна сортувати?

9. Як в результатах запитів можна приховати непотрібні поля?

10. Які типи запитів можна створити в Access?

Завдання для виконання.

Завдання для виконання відповідного варіанту теми лабораторної роботи ми продовжуємо розглядати на прикладі виконання теми № 1 „Облік послуг по ремонтних роботах оргтехніки і комп’ютерної периферії”.

1. Створити запити на вибірку.

2. Створити групові запити.

3. Встановити перехресний запит.

Запити на вибірку:

1. На вкладці Запросы клацнемо на Создат ь-> Конструктор -> ОК. У вікні Добавление таблиц додаємо таблицю "Замовлення послуг". Переносимо всі її поля в Конструктор. Назва полів Код послуги, Код клієнта і Код виконавця заміняємо відповідно "Послуги", "Клієнти" і "Виконавці" (клацнемо перед назвою-> уводимо назву і двокрапку).У поле Примечание проти рядка Условие отбора уводимо Выполнено. Кнопка Вид для перегляду результату. Щоб виконати запит натискаємо кнопку Запуск на панелі інструментів. Закриваємо запит і зберігаємо його під ім'ям "Пошук даних-1".

2. Для цього запиту в Конструктора додаємо всі таблиці. Переносимо поля: Номер замовлення, Найменування клієнта, Назва послуги, Ціна, Прізвище виконавця, Дата замовлення, Примітка. У порожнім полі клацаємо правою кнопкою миші, у контекстному меню вибираємо Построитель выражений і вводимо: [Замовлення послуг]![Кількість]*[Види послуг]![Ціна, грн]. Замість "Вираження 1" уводимо Вартість. У поле Дата замовлення клацаємо правою кнопкою миші-> Свойства -> у форматі поля вводимо уууу. У поле Прізвище викликаємо Построитель...і уводимо формулу [Виконавці послуг]![Прізвище]&" "&[Виконавці послуг]![Ім'я]. У поле Найменування клієнта, в Условии отбора вводимо GRAND, а рядку вводимо EUROSOUV. Зберігаємо цей запит під ім'ям " Пошук даних-2".

3. Для цього запиту переносимо таблиці "Замовлення послуг" і "Довідник клієнтів". Переносимо поля Код замовлення, Назва клієнта, Телефон, Дата замовлення, Примітка. У поле Дата замовлення в Условии отбора вводимо <25/12/99. А в поле Примечание в умові добору - Не виконано, забираємо «флажок» Вывод на экран. Запит готовий, зберігаємо під ім'ям "Пошук даних-3".

Групові запити:

1. Додаємо таблиці "Види послуг", "Замовлення послуг". Переносимо поля: Номер послуги, Код клієнта і Найменування клієнта, а в порожнім полі викликаємо Построитель і вводимо ту ж формулу, що використовували раніш для поля Вартість. Далі меню Вид -> Группировка (чи в контекстному меню, чи кнопка Группировка на панелі інструментів). В усіх полях залишаємо Группировка, крім поля Вартість -

---

---