Короткі теоретичні відомості

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

до виконання лабораторних робіт з дисципліни

“Офісні інформаційні технології”

 

 

 Київ 2004

 

УДК 681

55К32.937.26-018.2

М54

 

Наведені короткі теоретичні відомості, завдання та методичні рекомендації до виконання лабораторних робіт з дисципліни “Офісні інформаційні технології”, метою яких є практичне засвоєння прийомів роботи з програмою обробки електронних таблиць Microsoft Excel.

 

 

 

 Зміст і порядок виконання лабораторних робіт

Дані методичні вказівки містять дев'ять лабораторних робіт, що охоплюють основні аспекти практичного використання програми обробки електронних таблиць Microsoft Excel.

Описи лабораторних робіт включають короткі теоретичні відомості по темі роботи і перелік питань, які треба вивчити самостійно, користуючись конспектом лекцій, спеціальною літературою, або довідковою системою самої програми Microsoft Excel.

До виконання лабораторної роботи допускаються студенти, що продемонстрували знання відповідей на контрольні запитання і способів виконання описаних в роботі завдань.

Виконання роботи зараховується студентам, які успішно справилися з усіма без винятку пунктами завдань і здатні дати докладні пояснення про спосіб їх виконання.

Файли з результатами виконання кожної лабораторної роботи повинні зберігатися на диску, бо для виконання наступних робіт часто використовуються файли попередніх.

Лабораторна робота № 1
 Відносні й абсолютні посилання.

Короткі теоретичні відомості

Загальні положення

Файли Excel зберігаються на диску у вигляді робочих книг або шаблонів. Файли робочих книг мають розширення xls, файли шаблонів - xlt. Шаблони служать заготовками для створення нових робочих книг.

Після запуску Microsoft Excel на екрані відображається робоча книга, що містить три чисті робочі аркуші (рис. 1). Стовпці робочих аркушів позначаються латинськими літерами: A, B, C,..., рядки - числами: 1, 2, 3,... Комірки, розташовані на перетині відповідних рядків і стовпців, мають координати (адреси) виду: A5, C12, F31 і т.п.

Поточна комірка виділяється жирним контуром, а її координата або ім'я відображається над робочим аркушем зліва. Дещо лівіше координати розташований рядок формул. Саме у ньому редагується і відображається вміст поточної комірки. У самій же комірці може відображатися не весь текст, що фактично там міститься, або відображатися округлене значення тощо.

Для вибору поточної комірки, можна клацнути на ній мишкою, або скористатися клавішами переміщення курсору.

Введення інформації в комірки

Вмістом комірки може бути:

· текст, наприклад: Роздрібна ціна, Товар, 300 у.о.;

· число, наприклад: 253,3 або -78000 (у російській версії програми ціла частина числа від десяткового дробу відокремлюється комою. Крім самого числа комірка не повинна містити жодних сторонніх символів, інакше її вміст сприйматиметься як текст);

· дата, наприклад: 30.09.99, 1 лют 2001, 9 травень, 12.98 (Якщо в даті відсутній день або рік, то Excel сам підставляє в них перше число місяця і поточний рік. При введенні дат день від місяця і місяць від року можна відокремлювати крапкою або косою лінією - /);

· час, наприклад: 09:30, 15:55:12, 2:35,82 (Хвилини від годин і секунд відокремлюються двокрапкою. У форматі, що містить долі секунди, години відсутні);

· дата і час, наприклад 30.09.99 15:25 (дата від часу відокремлюється одним пробілом);

· формула, наприклад: =1,4*(M8-M9), =’Підсумки 2000 р.’! Н5 + Кошторис! Е28.

Формули завжди починаються знаком =. Перша з вищевказаних формул означає, що вміст даної комірки обчислюється як помножена на 1,4 різниця чисел, що знаходяться на цьому ж аркуші в комірках М8 і М9. Координати комірок, що згадуються у формулах, або діапазонів називаються посиланнями. Посилання на комірки, розташовані на інших робочих аркушах, включають назву аркуша, відділену знаком оклику. Наприклад, друга формула означає, що вміст даної комірки обчислюється як сума чисел в комірці Н5 на аркуші, що називається Підсумки 2000 р. і комірки Е28 на аркуші, що називається Кошторис (якщо ім'я аркуша не містить пробілів, то брати його в апострофи необов’язково).

При введенні формул, посилання можна вводити, клацнувши мишкою на потрібній комірці, або перемістивши на неї курсор за допомогою клавіатури. Наприклад, для введення першої формули можна набрати на клавіатурі = 1,4*(, потім клацнути мишкою на комірці М8, потім увести мінус, клацнути мишкою на комірці М9 і ввести дужку, що закривається.

Введення інформації в комірку завершується натисканням клавіші Enter або Tab:

· Enter викликає перехід до сусідньої нижньої комірки, що зручно при заповненні таблиці по стовпцях;

· Tab викликає перехід до сусідньої правої комірки, що зручно при заповненні таблиці по рядках.

Виділення області

Щоб виконати операцію над якоюсь групою комірок, цю групу спочатку треба виділити. За допомогою клавіатури виділення здійснюється шляхом переміщення курсору при натиснутій клавіші Shift. Для виділення мишкою, потрібно перемістити курсор в один із кутів цієї області так, щоб він набув форми широкого білого хрестика, потім натиснути ліву клавішу мишки і відпустити її в протилежному куті області, що виділяється.

Переміщення, копіювання і заповнення

Для переміщення вмісту комірок необхідно підвести курсор до краю комірки або виділеної області так, щоб він набув форми стрілки. Потім потрібно натиснути клавішу мишки і відпустити її там, куди потрібно перемістити вміст комірок.

Якщо під час описаної вище операції утримувати натиснутою клавішу Ctrl, то вміст комірок буде не переноситися, а копіюватися.

Перенос і копіювання інформації може здійснюватися також через буфер обміну так само, як це робиться в програмі Word.

Специфічним для Excel способом копіювання є використання маркера заповнення. Цей спосіб дуже зручний, коли вмістом деякої комірки потрібно заповнити сусідні з нею комірки. Щоб ним скористатися, потрібно виділити комірку чи область і перенести курсор у її правий нижній кут так, щоб він набув форми вузького чорного хрестика (це і є маркер заповнення). Потім треба натиснути ліву клавішу мишки і відпустити її наприкінці області що заповнюється.

За допомогою маркера заповнення можна виконувати і більш складні операції. Так, якщо, наприклад, виділити дві комірки з числами 1 і 2, то в кожній наступній комірці буде записуватися число, рівне вмісту попередньої плюс різниця між першими двома, тобто в наступних комірках ряд чисел буде продовжено значеннями 3, 4, 5 і т.д. Аналогічним чином, якщо записати в перші дві комірки числа 1 і 3, то цей ряд буде продовжено значеннями 5, 7,9...; дати 24.02.99 і 26.02.99 будуть продовжені значеннями 28.02.99, 02.03.99...; а записи розділ 1, розділ 2 - записами розділ 3, розділ 4 і т.д.

Особливості копіювання формул. Відносні, абсолютні і змішані посилання

Копіюючи формули, слід враховувати, що посилання вигляду А5, С12 є відносними. Тобто вони задають координати інших комірок відносно комірки, яка містить ці посилання. Якщо, наприклад, формула =А5*В5 записана в комірці С5, то це означає, що число в даній комірці буде обчислюватися як добуток двох сусідніх комірок, розташованих безпосередньо зліва від неї. Тому, якщо скопіювати цю формулу в комірку С6, то там вона набуде вигляду =А6*В6, а в комірці G1 та ж формула буде виглядати як =E1*F1.

У тих випадках, коли при копіюванні формул координата рядка або стовпця повинна залишатися незмінною, перед ними вказується символ $. Наприклад, посилання $У$7 називається абсолютним, оскільки при його копіюванні ні координата стовпця, ні координата рядка змінюватися не будуть і посилання усюди буде виглядати саме як $У$7.

У змішаних посиланнях зафіксована тільки одна з координат, наприклад, у посиланні $C12 стовпець С залишається фіксованим, а номер рядка при копіюванні змінюватиметься. В посиланні А$9 фіксованим залишається рядок 9, а позначення стовпця змінюватиметься.

Якщо клацнути мишкою по комірці, то в формулу спочатку вводиться відносне посилання. Для того, щоб перетворити його в абсолютне або змішане посилання, треба натискати клавішу F4 доти, доки символи $ не розташуються у ньому належним чином.