Складення деяких видів документів

3.1. Накази (розпорядження). Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази (розпорядження) видаються з основних питань діяльності Університету, адміністративно-господарських або кадрових питань (з особового складу працівників, з особового складу студентів та інших осіб, які здобувають освіту в Університеті, з питань післядипломної освіти). 3.1.1.Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням ректора Університету чи за власною ініціативою. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу працівників) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готує відділ кадрів (або інспектор з кадрів відповідного структурного підрозділу Університету) на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. Проекти наказів з особового складу, що стосуються клінічних ординаторів, аспірантів, магістрантів та докторантів готує відділ аспірантури, докторантури та клінічної ординатури.Проекти наказів з особового складу студентів готують фахівці деканату відповідного факультету, фахівці Медичного коледжу. Проекти наказів з питань післядипломної освіти готують фахівці Навчально-наукового інституту післядипломної освіти.Проекти наказів про відрядження готує організаційно-аналітичний відділ на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів.3.1.2.Візування проекту наказу (розпорядження) здійснюється відповідно до Порядку, викладеного у додатку 7 до цієї Інструкції; додатки до наказу (розпорядження) візуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено та проректором відповідного напрямку роботи. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами. Якщо в процесі погодження до проекту наказу (розпорядження) вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню. 3.1.3.Накази (розпорядження) підписуються ректором Університету, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки. Ректор Університету шляхом видання відповідного наказу може делегувати посадовим особам Університету право на підписання наказів (розпоряджень) з адміністративно-господарських питань Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін. 3.1.4.Наказ (розпорядження) оформляється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..."). Текст наказу (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу (розпорядження). Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається із слова "НАКАЗУЮ" ("ЗОБОВ’ЯЗУЮ"), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «начальникам структурних підрозділів». При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", звернути увагу" тощо. 3.1.5.Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,..". Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту: "1. Внести зміни до наказу (розпорядження)… ". Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад: "1) пункт 2 викласти в такій редакції:..."; "2) пункт 3 виключити"; "3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...". Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається: "1) Внести зміни до... (додаються)". 3.1.6. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження). До наказів (розпоряджень), як правило, не включається пункт "Наказ (розпорядження) довести до відома...". Структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до організаційно-аналітичного відділу після підписання такого документа. 3.1.7. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника або особу, яка здобуває освіту в ХНМУ, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу (на навчання), призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення (відрахування) тощо). 3.1.8. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад". 3.1.9. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника або особи, яка здобуває освіту в ХНМУ, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад: 1. ПРИЗНАЧИТИ: 1.1. АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду провідного бухгалтера бухгалтерії з 20 травня 2011р., з окладом згідно зі штатним розписом. Підстава: заява Антоненко О.С. від 19.05.2011р. 1.2. ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду інженера будівельної групи з 20 травня 2011р., з місячним випробувальним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом. Підстава: заява Герасименка В.Ф. від 18.05.2011р. У наказі про призначення (зарахування) або звільнення (відрахування) працівника або особи, яка здобуває освіту в Університеті, зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу/зарахування на навчання або припинення трудових відносин/відрахування, для працівника - розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника або особи, яка здобуває освіту в ХНМУ, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення. 3.1.10.Спільний наказ (розпорядження) установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів (розпоряджень) не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу (розпорядження) повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу (розпорядження) керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО" ("ЗОБОВ’ЯЗУЄМО") Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ. Кількість примірників спільних наказів (розпоряджень) повинна відповідати кількості установ, що їх видають. 3.1.11.Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року, та мають окрему порядкову нумерацію та відповідний літерний індекс.Місце тимчасового зберігання наказів (розпоряджень) та наявність індексів визначено в додатку 9 до цієї Інструкції.3.1.12. Ректор Університету підписує тільки один примірник наказу (розпорядження). Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються таким чином: на другому примірнику наказу (розпорядження) на місці, відведеному для розташування підпису ректора, проставляється напис «оригінал підписано» та відбиток печатки підрозділу, який готував проект наказу (розпорядження) або штампа «організаційно-аналітичний відділ», зокрема -копії наказів (розпоряджень) з основної діяльності, наказів з особового складу клінічних ординаторів, аспірантів, магістрантів та докторантів засвідчує відбиток овального штампу «організаційно-аналітичний відділ»;копії наказів з особового складу співробітників Університету засвідчує відбиток печатки відділу кадрів;копії наказів з особового складу студентів засвідчує відбиток печатки відповідного деканату; копії наказів з особового складу студентів Медичного коледжу засвідчує відбиток печатки Медичного коледжу;копії наказів з питань післядипломної освіти (інтернатури, курсів тематичного удосконалення, підвищення кваліфікації тощо) засвідчує відбиток печатки Навчально-наукового інституту післядипломної освіти. Засвідчені копії надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав. 3.2. Протоколи. 3.2.1.У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Університеті рішень комісіями (в т.ч. стипендіальними), дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання. Протокол оформляється чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів)3.2.2.Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних, стипендіальних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання. 3.2.3. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа. 3.2.4.Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу. Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини. Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про". Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу". Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою. 3.2.5.У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки. Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається. 3.2.6.Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії (наприклад – протокол засідання стипендіальної комісії)3.2.7.Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо), відповідно до положень про ці колегіальні органи, підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження. 3.2.8.Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою з написом «Для документів» або круглою печаткою Університету і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар. 3.3. Службові листи 3.3.1.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як: - відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб; - відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України; - відповіді на виконання доручень установ вищого рівня; - відповіді на запити інших установ; - відповіді на звернення громадян; - відповіді на запити на інформацію; - ініціативні листи; - супровідні листи. 3.3.2.Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, може використовуватись бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів). 3.3.3.Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".3.3.4.Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Службовий лист розпочинають із загальноприйнятної форми звертання до конкретного адресата - посадової особи, а завершують – заключною формою виявлення ввічливості. У тому разі, коли посадова особа, до якої лист може потрапити на розгляд, невідома, лист адресують безпосередньо установі.Як правило, у листі порушується одне питання. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне". Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...". 3.3.5.Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.3.22 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи. 3.3.6.Службовий лист візує виконавець, який підготував його проект. У листі має бути зазначено прізвище виконавця та номер його телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша.3.3.7.Вносити будь-які виправлення або доповнення в листи, що були підписані, не дозволяється. 3.4. Документи до засідань колегіальних органів. 3.4.1.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи. 3.4.2.Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби. У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів. Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів. Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу. Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни. 3.4.3.Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять: доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями; проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), а у разі потреби - проект наказу (розпорядження); довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами; список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;  інші документи, необхідні для розгляду питань. 3.4.4.Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання. 3.4.5.У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом. 3.4.6.За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів та секретар  колегіального органу.3.4.7.Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення. Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються. 3.4.8.Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у розділі  3.2 цієї Інструкції. 3.4.9.Рішення колегіальних органів Університету реалізується шляхом видання наказу (розпорядження) ректора, яким воно вводиться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою «Для документів» або штампом «організаційно-аналітичний відділ». 3.5. Документи про службові відрядження. 3.5.1.Реєстрацію службових відряджень працівників або осіб, які здобувають освіту в Університеті здійснює організаційно-аналітичний відділ.3.5.2.У разі виникнення потреби у направленні працівника Університета або особи, яка здобуває освіту, у відрядження, до організаційно-аналітичного відділу надається підстава до відрядження (наказ або лист Міністерства охорони здоров’я України, запрошення взяти участь у конференції, засіданні тощо) та доповідна записка на ім'я ректора, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник або особа, яка здобуває освіту в Університеті. Доповідна записка має бути завізована у разі відрядження:керівника структурного підрозділу – заступником ректора або проректором з відповідного напрямку діяльності;завідувача кафедри – деканом відповідного факультету та  проректором з наукової або науково-педагогічної роботи;співробітника - керівником структурного підрозділу та проректором з наукової або науково-педагогічної роботи;особи, яка здобуває освіту в Університеті - деканом відповідного факультету та  проректором з наукової або науково-педагогічної роботи.У разі відрядження керівника структурного підрозділу, додатково надається заява з пропозицією щодо призначення особи, яка на час відрядження буде виконувати його посадові обов’язки. Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим організаційно-аналітичним відділом, передається ректорові на розгляд, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження. 3.5.3.Для реєстрації відряджень організаційно-аналітичним відділом ведеться журнал (додаток 10). 3.5.4.Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством. 3.5.5.Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерії Університету. 4. Організація документообігу та виконання документів 4.1. Вимоги щодо раціоналізації документообігу 4.1.1.Документообіг Університету - це проходження документів в Університеті з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Університеті на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу. 4.1.2.Ефективна організація документообігу передбачає: проходження документів в Університеті найкоротшим шляхом; скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження); одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними; централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці; раціональне розташування в Університеті структурних підрозділів і робочих місць. 4.1.3.Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, регламентом роботи Університету, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями. 4.1.4.Особливості організації електронного документообігу визначаються з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Університеті. У разі впровадження в Університеті системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу організаційно-аналітичний відділ разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства. 4.1.5.В Університеті застосовується традиційна система діловодства з частковою автоматизацією (електронна база даних вхідної, вихідної документації, реєстр наказів(розпоряджень) з основної та адміністративно-господарської діяльності). 4.2. Облік обсягу документообігу. 4.2.1.Обсяг документообігу Університету - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Університеті (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). 4.2.2.Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані організаційно-аналітичним відділом, підраховуються окремо. Облік документів може здійснюватися як за Університетом в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію. 4.2.3.Результати обліку документів узагальнюються організаційно-аналітичним відділом і подаються ректорові для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами. 4.2.4.Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 11). 4.3. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Університету. 4.3.1.Доставка документів до Університету здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою. Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання. Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, документи в електронній формі.4.3.2.Усі документи, що надходять до Університету, приймаються централізовано організаційно-аналітичним відділом, за винятком:факсограм, телефонограмм, які можуть бути прийняті та реєструються секретарем ректора, деяких документів в електронній формі, які можуть надходити на електронну адресу структурних підрозділів Університету, після чого надаються до організаційно-аналітичного відділу.Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі. Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Університету 4.3.3.В організаційно-аналітичному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". 4.3.4.Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном.  При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит. У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається в організаційно-аналітичному відділі. 4.3.5.Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду. 4.3.6.Факт і дата надходження документа до Університетуобов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 2.3.31 цієї Інструкції. 4.3.7.Електронні носії інформації обов'язково передаються до Університету із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист. 4.3.8.У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника. 4.4. Попередній розгляд документів. 4.4.1.Документи, адресовані ректорові Університету, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в організаційно-аналітичному відділі. 4.4.2.Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду ректором Університету, його заступниками або проректорами, відповідно до напрямку їх діяльності. Обов'язковому розгляду ректором Університету підлягають акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів державної влади, Міністерства охорони здоров’я України, інших міністерств та відомств, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Університету і потребують вирішення безпосередньо ректором. Інші документи передаються заступникам ректора або проректорам відповідно до їх функціональних обов'язків. 4.4.3.Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. 4.4.4.Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків між ректором Університету, його заступниками та проректорами, посадових інструкціях, номенклатурі справ, схемі проходження документів. 4.4.5.На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації організаційно-аналітичним відділом (додаток 12), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам. 4.5. Реєстрація документів. 4.5.1.Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення. 4.5.2.Реєстрація вхідних документів - актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства охорони здоров’я України, документів, що надійшли на розгляд ректора Університету, його заступників та проректорів проводиться централізовано організаційно-аналітичним відділом.Реєстрація вихідних документів – наказів (розпоряджень), листів за підписом ректора, його заступників, проректорів, здійснюється централізовано організаційно-аналітичним відділом.Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів Університету та виконуються ними, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах. Місце реєстрації наказів (розпоряджень) визначено у додатку 9 цієї Інструкуції.Договори реєструються в порядку, визначеному в Положенні про договірні зобов’язання Харківського національного медичного університету. Реєстрації підлягають документи, створені в Університеті - довідки,  доповідні записки, заяви тощо, а саме -доповідні записки, адресовані на ім’я ректора реєструються в організаційно-аналітичному відділіархівні довідки реєструються в архіві;довідки з питань навчання – за місцем складання - в деканатах, Медичному коледжі, Навчально-науковому інституті післядипломної освіти;довідки з фінансових питань – в бухгалтерії і т.д. 4.5.3.Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється. 4.5.4.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються: акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до Університету; накази (розпорядження) з основних питань діяльності Університету; накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань; накази з кадрових питань (особового складу працівників, студентів, осіб, що здобувають освіту в університеті) (відповідно до їх видів та строків зберігання); акти ревізій фінансово-господарської діяльності; бухгалтерські документи; заявки на матеріально-технічне постачання; службові листи; звернення громадян; запити на інформацію. 4.5.5.Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів. 4.5.6.Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 4.5.1 цієї Інструкції. 4.5.7.Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.3.9 цієї Інструкції. 4.5.8. В Університеті застосовується журнальна форма реєстрації документів з одночасним формуванням банку реєстраційних даних в електронному вигляді (електронної картотеки реєстраційних карток).4.5.9. Під час реєстрації документів працівник організаційно-аналітичного відділу заповнює відповідні графи журналу реєстрації (додаток 13) та заповнює електронну форму реєстраційно-контрольної картки (вводить необхідні відомості про документ)4.5.10.Реєстраційно-контрольна картка виводиться на паперовий носій і роздруковується у двох примірниках: один примірник розміщується у контрольній картотеці, другий – передається виконавцю разом із документом.Картки виготовляються на папері формату А5 (210х148 міліметрів).4.5.11.Для реєстрації всіх категорій документів оформлюється єдина реєстраційно-контрольна картка (додаток 14). Порядок заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки наводиться у додатку 15. Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. 4.6. Організація передачі документів та їх виконання. 4.6.1.Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів в Університеті установлені години передачі документів на розгляд керівництву: 10.00, 16.00 кожного дня, а в структурні підрозділи – відразу після їх розгляду. Термінові документи передаються керівництву негайно.4.6.2.Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Університета у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно. 4.6.3.Документи, розглянуті керівництвом Університету, повертаються з відповідною резолюцією до організаційно-аналітичного відділу, який здійснює передачу документів на виконання. 4.6.4.Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.4.6.5.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в Журналі реєстрації та електронній реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії. 4.6.6.Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через організаційно-аналітичний відділ, в якому було зареєстровано документ. 4.6.7.Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це організаційно-аналітичного відділу.4.6.8.Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі. 4.6.9.Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде організаційно-аналітичний відділ. 4.6.10.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва Університету та працівники, яким безпосередньо доручено виконання. Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) ректорові Університета, його заступникам або проректорам, а у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату. 4.6.11.Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен врахувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушених питань. Проект документу, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з проректором, до компетенції якого належать порушені питання.Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків. Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено. 4.6.12.Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників. 4.6.13.Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати організаційно-аналітичний відділ про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві. 4.7. Організація контролю за виконанням документів 4.7.1.Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. 4.7.2.Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю (додаток 16).Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства охорони здоров’я України, інших міністерств, розпорядчі документи, доручення ректора Університету, рішення колегіальних органів Університету, запити на інформацію. 4.7.3.Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший проректор з науково-педагогічної роботи.Безпосередній контроль за виконанням документів в Університеті покладається на організаційно-аналітичний відділ.У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство. 4.7.4.Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Університету. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації). Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня. 4.7.5.Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством.Строки виконання основних документів наводяться у додатку 17.Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом Університету (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції. 4.7.6.Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в Університеті. 4.7.7.Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. 4.7.8.Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. 4.7.9.Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації. 4.7.10.У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки банку реєстраційних даних. 4.7.11.Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції ректора Університету, його заступників або проректорів. 4.7.12.Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання. 4.7.13.Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки банку реєстраційних даних. 4.7.14.Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за групами документів (накази (розпорядження) ректора, доручення вищих органів влади тощо). З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах. 4.7.15.На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі. У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця. 4.7.16.Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються. 4.7.17.Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку: завдань на наступний рік - щоквартально, але не рідше одного разу на рік; завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць; завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами. Виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа. 4.7.18.Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Зняти документ з контролю може тільки ректор Університету, його заступники або проректори, які встановили контрольний строк у резолюції, або, за їх дорученням, організаційно-аналітичний відділ. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням організаційно-аналітичного відділу. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки. 4.7.19.Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Університеті вихідних документів про виконання завдань. 4.7.20.Інформація про результати виконання взятих на контроль документів з урахуванням індивідуальних строків виконання узагальнюється організаційно-аналітичним відділом станом на перше число кожного місяця і надається ректорові у вигляді зведень про виконання документів (додаток 18). 4.7.21.Аналіз результатів виконання завдань взятих на контроль документів здійснюється організаційно-аналітичним відділом щоквартально та подається станом на 5 число місяця, наступного за звітним, ректорові Університету у вигляді зведень про стан виконавської дисципліни (додаток 19). 4.8. Інформаційно-довідкова робота з документами 4.8.1.Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних. 4.8.2.У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки. 4.8.3.Для підвищення ефективності роботи пошукової системи організаційно-аналітичним відділом розробляються такі класифікаційні довідники: класифікатор з питань діяльності Університету; класифікатор видів документів; класифікатор кореспондентів; класифікатор виконавців; класифікатор результатів виконання документів; номенклатура справ. Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в Університеті визначається службою діловодства. 4.8.4.Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів. 4.9. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів. 4.9.1.Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською службою. 4.9.2.Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється організаційно-аналітичним відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку 4.9.3.З використанням засобів електрозв'язку організаційно-аналітичний відділ здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів. 4.9.4.У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі. 4.9.5.Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації. 4.9.6.Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано організаційно-аналітичним відділом в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня. 4.9.7.Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.4.9.8.Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники організаційно-аналітичного відділу зобов'язані перевірити: правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів, відсутність у тексті граматичних помилок тощо); наявність і правильність зазначення адреси; наявність на документі відмітки про додатки; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Університету; наявність і повноту додатків; відповідність кількості примірників кількості адресатів. 4.9.9.На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню". 4.9.10.Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті. 4.9.11.Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника. 4.9.12.Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.4.9.13.Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до організаційно-аналітичного відділу щоденно з 9.00 до 15.004.9.14.Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:сортування кореспонденції за видами поштових відправленьнаписання адрес на конвертахфальцювання документів і вкладання їх у конвертизаклеювання конвертіввизначення вартості відправленняпередавання до відділення зв’язку.4.9.15. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі. 5. Систематизація та зберігання документів у діловодстві 5.1. Складення номенклатури справ. 5.1.1.Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. 5.1.2.Номенклатура справ призначена для встановлення в Університеті єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. 5.1.3.В Університеті складаються номенклатури справ структурних підрозділів   (додаток 20)  і зведена номенклатура  справ Університету (додаток 21). Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі. 5.1.4.Зведена номенклатура справ Університету складається організаційно-аналітичним відділом, до складу якого входить архів, на основі номенклатур справ структурних підрозділів. 5.1.5.Зведена номенклатура справ Університету схвалюється експертною комісією Університету та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Харківської області (далі – ДАХО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Університету, після чого затверджується наказом Університету.5.1.6.Зведена номенклатура справ Університету складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ДАХО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в організаційно-аналітичному відділі, другий використовується цим відділом як робочий, третій передається до архіву Університету для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ДАХО. Структурні підрозділи Університету отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі. 5.1.7.Зведена номенклатура справ Університету щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. 5.1.8.До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Університеті, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі. 5.1.9.Графи номенклатури справ заповнюються таким чином: У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Університету (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі підрозділу, 07 - порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо. У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів. Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази (розпорядження), протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби). У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа". У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих медичних навчальних закладах". Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа. У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної архівної служби". У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису". У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення". У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб". У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: 1. План основних організаційних заходів Університету на 2012 рік; 2. Звіт про використання бюджетних коштів Університетом за 2011 рік. Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби -заголовок кожної справи. Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання. Графа 3 номенклатури справ заповнюється наприкінці календарного року. У графі 4 номенклатури справ зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання. У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Університету чи інших установ для їх продовження тощо. 5.1.10.Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість. 5.2. Формування справ. 5.2.1.Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. 5.2.2.Справи формуються в Університеті децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. 5.2.3.Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). 5.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. 5.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. 5.2.6. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності Університету, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. 5.2.7.Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо). 5.2.8.Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання. 5.2.9.Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Університету або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень. 5.2.10.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів. 5.2.11.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку:документ-відповідь розміщується за документом-запитом. 5.2.12.Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Університету систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік. 5.2.13.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Університеті та його структурних підрозділах здійснюється організаційно-аналітичним відділом. 5.3. Зберігання документів 5.3.1.Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Університету зберігаються за місцем їх формування. Керівники структурних підрозділів Університету і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ. 5.3.2.У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. 5.3.3.Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Університету здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу ректора або першого проректора з науково-педагогічної роботи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб,