Порядок візування певних видів документів

1. Накази (розпорядження) візуються на звороті останнього аркушу документу, із зазначенням посадової особи, за чиїм поданням готується проект наказу (розпорядження) та погодженням зацікавлених посадових осіб, а саме:

1.1. Накази (розпорядження) з основної діяльності та адміністративно-господарських питань:

подання – відповідальна особа, яка готує проект наказу (розпорядження);

погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, проректори, заступники ректора згідно з розподілом повноважень; у тому разі, коли документ має фінансовий характер, до погодження долучається віза начальника планово-фінансового відділу та головного бухгалтера, голови профспілкового комітету.

1.2. Накази з особового складу співробітників Університету:

подання - начальник відділу кадрів або керівник структурного підрозділу, де було підготовано проект наказу;

погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, голова профспілкового комітету співробітників Університету, начальник планово-фінансового відділу, головний бухгалтер, заступник ректора з кадрових питань, перший проректор з науково-педагогічної роботи; у тому разі, коли документ стосується наукових співробітників, до погодження долучається віза проректора з наукової роботи

1.3. Накази з особового складу вітчизняних студентів (в тому числі студентів Медичного коледжу):

подання - декан факультету або директор Медичного коледжу, який готує проект наказу;

погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, начальник навчально-методичного відділу, проректор з науково-педагогічної роботи, перший проректор з науково-педагогічної роботи; у разі підготовки проекту наказу з фінансових питань, до погодження долучається віза начальника планово-фінансового відділу, головного бухгалтера, голови профкому студентів; у разі підготовки проекту наказу з питань поновлення, переведення та відрахування студента, до погодження долучається віза голови профкому студентів.

1.4. Накази з особового складу іноземних студентів (в тому числі студентів Медичного коледжу):

подання - декан факультету або директор Медичного коледжу, який готує проект наказу;

погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, начальник навчально-методичного відділу, начальник відділу з набору іноземних громадян та паспортно-візової роботи; проректор з науково-педагогічної роботи, перший проректор з науково-педагогічної роботи; у разі підготовки проекту наказу з питань поновлення, переведення та відрахування студента, до погодження долучається віза голови профкому студентів.

1.5. Накази з особового складу вітчизняних клінічних ординаторів, аспірантів, магістрантів та докторантів:

подання – завідувач відділу аспірантури, докторантури та клінічної ординатури;

погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, проректор з наукової роботи; у разі підготовки проекту наказу з фінансових питань, до погодження долучається віза начальника планово-фінансового відділу та головного бухгалтера,

1.6. Накази з особового складу іноземних клінічних ординаторів, аспірантів, магістрантів та докторантів:

подання - завідувач аспірантури, докторантури і клінічної ординатури; погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, начальник відділу з набору іноземних громадян та паспортно-візової роботи; проректор з науково-педагогічної роботи, проректор з наукової роботи; у разі підготовки проекту наказу з фінансових питань, до погодження долучається віза начальника планово-фінансового відділу та головного бухгалтера.

1.7. Накази з питань надання післядипломної освіти:

подання – директор Навчально-наукового інституту післядипломної освіти; погодження - начальник організаційно-аналітичного відділу, начальник юридичного відділу, перший проректор з науково-педагогічної роботи; у разі підготовки проекту наказу з фінансових питань, до погодження долучається віза начальника планово-фінансового відділу та головного бухгалтера,

2. Листи Університету візуються виконавцем на другому примірнику листа біля реквізиту «Виконавець».

3. Договори, контракти, угоди – візуються на кожному аркуші юридичним відділом, на зворотньому боці останнього аркуша – начальником планово-фінансового відділу, головним бухгалтером, фахівцем відділу державних закупівель, керівником структурного підрозділу.

4. Документ на візування посадовим особам Університету надає той підрозділ, який готував проект цього документу.

Додаток 8до Інструкції (пункт 2.3.25)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІКдокументів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою 1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо). 2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів. 3. Висновки і відгуки Університету на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України. 4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо). 5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо). 6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб. 7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні. 8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо). 9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). 10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо). 11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. 12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо). 13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо). 14. Номенклатури справ. 15. Описи справ. 16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання). 17. Протоколи (погодження планів поставок). 18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень). 19. Специфікації (виробів, продукції тощо). 20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ. 21. Статут Університету. 22. Титульні списки. 23. Трудові книжки. 24. Штатні розписи.

Додаток 9до Інструкції (пункт 3.1.11) Літерні індекси до номерів наказів (розпоряджень) та місце тимчасового зберігання наказів (розпоряджень)

№	Групи документів	Індекс	Місце реєстрації	Місце тимчасового зберігання
1	Накази з основної діяльності	Літери не додаються	Організаційно-аналітичний відділ	Організаційно-аналітичний відділ
2	Накази (розпорядження) з адміністративно -господарських питань	- адм	Організаційно-аналітичний відділ	Організаційно-аналітичний відділ
3	Накази з питань післядипломної освіти	- інт	Організаційно-аналітичний відділ	Організаційно-аналітичний відділ
4	Накази про відрядження	- від	Організаційно-аналітичний відділ	Організаційно-аналітичний відділ
5	Накази з кадрових питань:
	Про особовий склад працівників	- к	Відділ кадрів	Відділ кадрів
	про відпустки працівників	- кв	Відділ кадрів	Відділ кадрів
	про особовий склад студентів	-с	Студентська канцелярія	Студентська канцелярія
	про особовий склад клінічних ординаторів, аспірантів, магістрантів та докторантів	-а	відділ аспірантури, докторантури і клінічної ординатури	відділ аспірантури, докторантури і клінічної ординатури
6	Розпорядження з адміністративно -господарських питань	Літери не додаються	Структурний підрозділ, керівник якого видає цей документ, відповідно до п.3.1.3 даної Інструкції	Структурний підрозділ, керівник якого видає цей доку-мент, відповідно до п.3.1.3 даної Інструкції

Додаток 10до Інструкції (пункт 3.5.3)

ЖУРНАЛ реєстрації відряджень

№	Прізвище,ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер наказу	Датавибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7

Додаток 11до Інструкції (пункт 4.2.4)

ЗВІТ* про обсяг документообігу за ___ ________________ 20__ р.

Документи	Кількість документів
Документи	оригінали	копії	усього
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього

Начальник організаційно-аналітичного відділу ________ __________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені) прізвище)

___ ________________ 20__ р.

_______________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 12до Інструкції (пункт 4.4.5)

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства* 1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки. 2. Зведення та інформація, надіслані до відома. 3. Навчальні плани, програми (копії). 4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо. 5. Прейскуранти (копії). 6. Норми витрати матеріалів. 7. Вітальні листи і запрошення. 8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 9. Наукові звіти за темами. 10. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 11. Форми статистичної звітності. 12. Договори. _______________

* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Університету (бухгалтерія, відділ кадрів, наукова бібліотека тощо).

Додаток 13до Інструкції (пункт 4.5.9)

Журнал
реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або відповідальний виконавець

Підпис особи, яка виконала документ

Позначка про виконання документа

Журнал
реєстрації документів, створених в Університеті*

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст