Інкасатору робити записи в явочній картці забороняється

5.9. У разі якщо у встановлений час сумка (мішок) із цінностями не підготовлена до здачі або під час приймання інкасатором виявлено порушення її цілісності, правильності опломбування або невідповідності в оформленні супровідних документів, виправлення яких призведе до затримки бригади інкасації на маршруті, касир об’єкта інкасації зобов’язаний зазначити в явочній картці причини не здачі сумок з цінностями.

У такому випадку за рішенням старшого бригади інкасації інкасація цього об’єкта може бути проведена повторним заїздом у зручний для інкасаторів час, про що повідомляється керівник підрозділу інкасації (черговий інкасатор). При повторному заїзді інкасаторів касир об’єкта інкасації робить в явочній картці всі передбачені записи в розділі явочної картки “Повторні заїзди”. В зазначеній графі також здійснюються записи у разі обслуговування клієнта більше одного разу на день, при цьому після заповнення всіх вільних рядків у бланку явочної картки на клієнта заводиться нова явочна картка.

Порядок здавання інкасаторських сумок (мішків) з цінностями

в касу установи Банку

5.11.1. Здавання інкасаторських сумок (мішків) з цінностями в касу установи Банку здійснюється старшим бригади інкасації у присутності всіх інкасаторів бригади.

У разі необхідності забезпечення схоронності цінностей, які залишаються в оперативному автомобілі під час здавання сумок (мішків) в касу установи Банку, інкасатор-водій перебуває в автомобілі і здійснює охорону цінностей. Інші члени бригади інкасації після надання допомоги старшому бригади інкасації у перенесенні інкасаторських сумок (мішків) з цінностями з оперативного автомобіля до каси установи Банку повертаються в автомобіль для охорони цінностей, які знаходяться в автомобілі. У цьому разі здавання сумок з валютними цінностями в касу здійснює старший бригади.

5.11.2. Під час здавання сумок (мішків) з цінностями в касу установи Банку інкасатори пред’являють контролеру: довідку про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток; накладні до сумок з готівкою (супровідні касові ордери до сумок з валютними цінностями) та явочні картки.

Контролер перевіряє відповідність кількості сумок (мішків), які здають інкасатори, їх кількості, зазначеній у довідці про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних картках, а також відповідність записів у супровідних документах до сумок (мішків) записам в явочних картках, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) у двох примірниках Журналу обліку прийнятих сумок (мішків) з валютними цінностями та порожніх сумок (додаток 10) та після реєстрації передає супровідні документи до сумок (мішків) касиру, а явочні картки повертає інкасаторам. ”

Касир установи Банку приймає від старшого бригади інкасаторів опломбовані сумки (мішки) з валютними цінностями і перевіряє їх цілісність (відсутність латок, зовнішніх швів, розриву тканини, шпагату або вузлів на шпагаті), цілісність і чіткість пломб та відповідність їх зразку, відповідність номера сумки (мішка) номеру, зазначеному в супровідних документах, наявність дати, підписів уповноважених осіб на супровідних документах, відповідність між сумами, зазначеними цифрами та літерами в супровідних документах.

5.11.3. У разі пред’явлення інкасаторами до здавання сумнівних сумок (мішків) з цінностями (викликають сумнів пломба, відрив пломби від шпагату, вузли на шпагаті, порушення цілісності сумки (мішка) або замка тощо) або якщо за супровідною відомістю до сумки (мішка) неможливо визначити суму вкладених цінностей касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, які пред’явили такі сумки (мішки), розкриває і перераховує їх вміст.

Про всі випадки перерахування готівки і цінностей під час приймання сумок (мішків) з проінкасованими валютними цінностями складається відповідний акт у трьох примірниках. Акт засвідчується підписами всіх осіб, які були присутні під час прийняття і перерахування готівки та цінностей. В акті зазначаються дата прийняття і розкриття сумки (мішка), її номер, за якою організацією вона закріплена, ким, у якому приміщенні та в чиїй присутності проведено перерахування, які пошкодження були виявлені, в якому стані була готівка і цінності, зазначаються сума вкладеної готівки і цінностей за записами даних супровідного документа і сума, яка фактично була виявлена в сумці (мішку) за видами і вартістю цінностей.

Перший примірник акта залишається в установі Банку разом із супровідним документом, другий ‑ з повідомленням про факт недостачі цінностей і речовими доказами (сумкою, мішком, пломбою, упаковкою, шпагатом тощо) у разі потреби передається правоохоронним органам, третій ‑ надсилається організації, яка здала цінності інкасатору.

У разі недостачі в інкасаторів сумки (мішка) з цінностями, порожньої сумки (мішка) або під час виявлення недостачі готівки і цінностей у сумці (мішку), яка мала будь-які зовнішні пошкодження та інші дефекти, а також у разі неявки інкасаторів з маршруту в установлений строк начальник підрозділу інкасації (черговий інкасатор) або бухгалтер-контролер повідомляють про випадок керівнику (заступнику керівника) установи Банку.

5.11.4. Після приймання сумок (мішків) за кожним заїздом касир, контролер і всі інкасатори бригади (старший бригади інкасації - у разі необхідності забезпечення іншими інкасаторами бригади охорони цінностей, які залишились в оперативному автомобілі) засвідчують підписами обидва примірники Журналу обліку прийнятих сумок (мішків) з валютними цінностями та порожніх сумок і другий його примірник, засвідчений відбитком печатки каси, видають старшому бригади інкасації для підтвердження здачі сумок за призначенням.