Технологии управления базами данных. Система управления базами данных Mіcrosoft Access

Основные понятия базы данных. Виды баз данных.

Развитие вычислительной техники осуществлялось по двум основными направлениями:

§ применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов;

§ использование средств вычислительной техники в информационных системах.

Информационная система - это совокупность программно-аппаратных средств, способов и людей, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и выдачу информации для решения поставленных задач.

База данных - это интегрированная совокупность структурированных и взаимозависимых данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных. По обыкновению база данных создается для предметной области.

Предметная область - это часть реального мира, который подлежит изучению с целью создания базы данных для автоматизации процесса управления.

Реляционная (от анг. relation) база данных  - это тип базы данных, который сохраняет информацию в электронных таблицах и осуществляет поиск данных в одной таблице на основании определенных ключевых полей другой таблицы.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связь и ключи.

Принципы нормализации:

§ в каждой таблице БД не должно быть повторяемых полей;

§ в каждой таблице должен быть уникальный идентификатор (первичный ключ);

§ каждому значению первичного ключа должна отвечать достаточная информация о типе сути или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);

§ смена значений в полях таблицы не должны влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа).

 

Ключи. Ключ - это столбец (может быть несколько столбцов), что добавляется к таблице и позволяет установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные (внешние).

Первичный ключ - это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, которые содержат ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет образ объединения таблиц.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ.

Составные ключи. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, который составляется с нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц много - ко - многим.

Создание базы данных. Этапы проектирования.

Создание БД начинается с проектирования. Этапы проектирования БД:

• исследование предметной области;

• анализ данных (сущностей и их атрибутов);

• определение отношений между сущностями и определение первичных и вторичных (внешних) ключей.

В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов, типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы.

К базовым понятиям модели БД «сущность - связь" относятся: сущности, связи между ними и их атрибуты (свойства).

Основные возможности СУБД Mіcrosoft Access.

Приложение Microsoft Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначена для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или в локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003) и выше.

СУБД- это совокупность языковых и программных средств, которые предназначены для создания, ведения, общего использования баз данных многими пользователями.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

- доступность в изучении и понятность позволяют Access быть одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

- возможность использования OLE технологии;

- интегрированность с пакетом Microsoft Office;

- полная поддержка Web-Технологий;

- визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их;

- наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов

Microsoft Access является реляционной СУБД с табличной структурой данных. Это означает, что таблицы представляют собой основной объект сохранения данных.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

- проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных;

- создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного восстановления полей и каскадного удаления записей;

- введение, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием разных средств контроля информации, индексирование таблиц и аппарата алгебры логики;

- создание, модификация и использования производных объектов (запросов, форм и отчетов).

 

Объекты СУБД Access.

Microsoft Access работает с объектами шести типов: таблицами, формами, отчетами, запросами, модулями, макросами.

Таблица – двумерные таблицы, которые используются для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые составляются из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, товарах).

Кроме данных, таблицы Access содержат:

• информацию о внешнем виде таблицы (шрифты для отображения текстовых данных, ширину столбцов, цвет и фон и т.п.);

• информацию о свойствах таблицы как целого (связи между полями таблиц, ключевые поля и т.п.);

• информацию о свойствах полей.

Запрос - средство для отбора данных, которые удовлетворяют определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать с базы данных необходимую информацию.

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма предоставляет возможности для:

- ввода и просмотра информации БД;

- изменения данных;

- печати;

- создание сообщений.

Способы создания форм:

- Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

- Мастер форм (позволяет создавать формы разные как по стилю, так и по содержанию);

- Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

- Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

- Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

- Автоформа: сводная таблица;

- Автоформа: сводная диаграмма;

- Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

-  Сводная таблица (создается форма Access, которая отображается в режиме сводной таблицы Excel).