Організіція та обслуговування банкетів, прийомів

Підприємства ресторанного господарства за замовленням окремих відвідувачів або організацій здійснюють обслуговування бенкетів. Бенкет - це урочистий званий сніданок, обід або вечеря.

Залежно від подій, із приводу яких організують бенкети, їх поділяють на офіційні та неофіційні. Приводом для офіційного бенкету може бути прийом глави уряду, дипломатичних представників, ювілейне торжество, національне свято, для неофіційного - сімейне свято, товариська зустріч, традиційне свято й ін.

Бенкети поділяються на дві групи: з розміщенням і без розміщення за столом. У першу групу входять бенкет за столом, бенкет-чай, у другу - бенкет-фуршет, бенкет-десерт, коктейль.

За участю персоналу в обслуговуванні їх поділяють на бенкети з повним або частковим обслуговуванням офіціантами. При повному обслуговуванні офіціантами усі страви і напої офіціанти подають гостям в обнос; при частковому — певну їх кількість, головним чином холодні страви і напої, заздалегідь виставляють на столи, гарячі страви і напої подають в обнос або ставлять на стіл.

За асортиментом страв і напоїв бенкети поділяють на універсальні і спеціалізовані. До універсальних відносять бенкет за столом із повним або частковим обслуговуванням офіціантами, до спеціалізованих -бенкет-фуршет, бенкет-буфет, бенкет-коктейль, бенкет-чай.

За бажанням замовника організовують один вид бенкету або сполучають декілька, тоді він називається комбінованим або складним.

Організація бенкету складається з трьох стадій: прийом замовлення, підготування до проведення бенкету й обслуговування.

 Порядок прийому і виконання замовлень на обслуговування споживачів у закладах ресторанного господарства

Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдотель, а у великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень - черговий адміністратор столу замовлень.

Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час. Щоб уникнути можливих претензій з боку замовника і задля власної безпеки, адміністрації закладу ресторанного господарства доцільно скласти договір замовлення на надання послуг з організації будь-якого виду бенкету (фуршету, презентації, ювілею, весілля, випускного вечора тощо).

Середні та великі заклади ресторанного господарства, крім своєї безпосередньої діяльності (приготування страв і сервування столу), часто зобов'язуються організовувати "культурну програму": запрошення музикантів, ведучого вечора, клоунів (для дитячих свят). У разі надання таких послуг вони виступають як посередники. Складання договору-замовлення упорядковує організацію та проведення бенкету.

Із замовником погоджується дата обслуговування, кількість учасників, місце проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових послуг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.

Крім того, до договору доцільно ввести пункт про відповідальність закладу ресторанного господарства за якість обслуговування і приготування страв, а з боку замовника - про відповідальність за збереження майна закладу та відшкодування можливих збитків (від биття посуду, псування скатертин, столового приладдя тощо).

Якщо бенкет передбачається "з розмахом", замовник, як правило, повністю орендує зал закладу ресторанного господарства. У такому випадку заклад додатково може укласти з замовником договір оренди приміщення, в якому зазначаються умови оренди (на розсуд обох сторін), а також вид оплати та порядок її внесення (у готівковій чи безготівковій формі).

Методичними рекомендаціями № 157 затверджено спеціальну форму первинного обліку - замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійснюється відпуск готових страв і кулінарних виробів споживачам (учасникам бенкету). Замовлення-рахунок містить також елементи договору, оскільки його попередньо підписують замовник і уповноважений представник закладу. В цьому документі відображають дату та час обслуговування, узгоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення бенкету (обслуговуючого персоналу). Після розрахунку по закінченні бенкету замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі "замовлення виконано повністю". Однак попри те, що замовлення-рахунок частково дублює окремі пункти договору-замовлення (наприклад, у частині узгодженого меню, доцільно складати обидва документи). Особливо важливий договір-замовлення в разі виникнення питання про матеріальну відповідальність замовника.

Після з'ясування порядку проведення бенкету встановлюють порядок розрахунку.

За погодженням сторін (закладу ресторанного господарства та замовника) оплата за бенкет може здійснюватись різними способами та у різні строки. Це залежить також і від того, ким є замовник фізичною чи юридичною особою. Наприклад, фізична особа (громадянин) може розплатитись за послуги готівковими коштами або за допомогою платіжної карти. Такі розрахунки в закладах ресторанного господарства здійснюються із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу, який є своєрідною гарантією того, що замовник не змінить рішення і продовжить договірні відносини з закладом щодо організації бенкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів,

У разі попередньої оплати свята (бенкету, весілля тощо) кращий спосіб розрахунку замовника з закладом ресторанного господарства - безготівковий платіж (для замовника - юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника - і юридичної, і фізичної особи).

Оплату за оренду залу також можна здійснити як через касу банку, так і прийняти готівкою безпосередньо в день проведення бенкету. При цьому для закладу ресторанного господарства найбезпечнішим варіантом приймання готівки є реєстрація платежу через реєстраторів розрахункових операцій (з попереднім програмуванням такої послуги).

В закладі, де я проходила практику проводяться бенкети, корпоративи, весілля. Ресторан «La Cosa Nostra» мае бенкетний зал на 130 осіб,оплата здійснюється готівковим та безготівковим способом.