Документация, ее сущность и значение. Классификация документов

Для того чтобы отразить хозяйственные операции на счетах, они должны быть оформлены документами. Документация относится к основному элементу метода бухгалтерского учета.

Документация – это способ сплошного непрерывного отражения и первичного контроля за хозяйственными операциями с целью получения данных для организации и ведения бухгалтерского учета.

Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

На предприятиях и в организациях используется значительное количество разнообразных документов. Познание особенностей составления и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию документов проводят по различным направлениям:

1. по назначению в бухгалтерском учете:

- распорядительные – содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции (доверенность, платежное поручение, чек);

- оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции (квитанции, накладные, акты);

- комбинированные – содержат одновременно признак распорядительного и оправдательного документа (расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта);

- бухгалтерского оформления – документы не имеющие самостоятельного значения; создаются бухгалтерией для подготовки учетных записей и их облегчения, сокращения и упрощения (бухгалтерские справки, расчеты).

1. по объему содержания информации:

- первичные – отражают данные о факте совершения хозяйственной операции. Эти документы составляют основу первичного бухгалтерского наблюдения.

- сводные – служат для обобщения информации, содержащейся в первичных документах.

1. по способу охвата информации:

- разовые – составляются для отражения данных об одном или нескольких однородных, совпадающих по времени фактах хозяйственной деятельности (расходный кассовый ордер);

- накопительные – предусматривают постепенное накопление информации о фактах хозяйственной деятельности за определенный период времени (платежная ведомость);

1. по месту составления:

- внешние – составляются в других организациях, а используются в бухгалтерском учете данного предприятия (товарно-транспортные накладные);

- внутренние – составляются внутри предприятия, в различных его подразделениях и на рабочих местах (наряды, отчеты, ордера).