Учет расчетов с подотчетными лицами

Предприятия и организации выдают наличные деньги под отчёт на административно-хозяйственные и другие нужды, на расходы, связанные со служебными командировками. Денежные средства в белорусских рублях выдаются под отчёт в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в РБ, а в иностранной валюте – в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в иностранной валюте на территории РБ.

Выдача наличных денег под отчёт на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством, при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и на срок:

· не более 3 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования;

· не более 10 рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места нахождения субъекта хозяйствования;

· до 30 рабочих дней в сумме не более размера 1 базовой величины.

Список лиц, имеющих право получить авансы под отчет на указанные цели, утверждается руководителем организации. Выдача средств под отчёт производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Выдача средств под отчет на командировочные расходы регулируется инструкцией «О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ» и положением «О регулировании труда работников, направляемых на работу в учреждения РБ за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу».

Авансы на командировочные расходы получают работники, направляемые для выполнения определенных заданий. Выдача средств на расходы, связанные со служебными командировками производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений на время командировки.

Основанием для выдачи средств является приказ/распоряжение нанимателя о командировании работника с указанием пункта назначения, срока, цели, продолжительности. На основании приказа работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, отбывающие в командировку, прибывающие из нее, регистрируются на предприятии в специальном журнале.

Срок командировки определяется нанимателем и не может превышать более 30 календарных дней, не считая времени в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней. При направлении работника на выполнение строительных, монтажных и наладочных работ срок командировки не может превышать 1 года.

Фактическое время пребывания в местах командировки определяется по оттискам печати в командировочном удостоверении.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного. Днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если станция, пристань, аэродром находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэродрома. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

За командированным работником сохраняется место работы, должность и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

При командировках в пределах РБ командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день его нахождения в командировке по нормам, утвержденным Минфином РБ, возмещаются расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере оплаченных счетов (квитанций), кроме случаев, когда предоставляется бесплатное помещение.

Возмещение расходов за проживание в номере люкс допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

Без предоставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, установленных Минфином РБ.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости предоставленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор).

Работник, получивший под отчет наличные деньги в белорусских рублях или иностранной валюте, обязан не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах, а неизрасходованные суммы возвратить в кассу предприятия.

Авансовый отчет по расходам, произведенным в иностранной валюте, составляется в валюте получения аванса с последующим перерасчетом в белорусские рубли по курсу Нацбанка РБ на дату приема отчета.

К авансовому отчету прилагаются документы, удостоверяющие правильность показанных в отчёте денежных расходов.

Сданный под тчетным лицом авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется в бухгалтерии, подписывается бухгалтером или главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

В случае непредоставления в срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия неиспользованных авансов предприятие вправе производить удержания из заработной платы работника задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном законодательством.

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо может быть дебетовое или кредитовое.

Дебетовое сальдо счета 71 показывает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредитовое – сумму задолженности предприятия подотчетным лицам.

По дебету записываются суммы возникшего перерасхода и вновь выданные под отчет суммы на основании расходных кассовых ордеров. По кредиту отражаются суммы, используемые согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходным кассовым ордерам как неиспользованные.

Синтетический и аналитический учет по счету 71 ведется при журнально-ордерной форме учета в журнале-ордере №7. Это комбинированный регистр, сочетающий синтетический и аналитический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере отдельная строка.