Инвентаризация — это периодическая проверка наличия и состояния материальных ценностей в натуре, а также денежных средств и расчетов.
Порядок проведения инвентаризации в аптечных учреждениях регламентируется инструкцией, утвержденной Министерством здравоохранения.
Инвентаризации подлежат: товары, тара, вспомогательные материалы, полуфабрикаты, топливо, лекарственное сырье, строительные материалы, основные средства, малоценный инвентарь, прочие материальные ценности, денежные средства в кассе и в пути, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, расчеты с различными организациями, рабочими и служащими и другие хозяйственные операции. Инвентаризации подлежат также ценности других организаций, находящиеся в данной аптеке на хранении или во временном пользовании.
Задачи инвентаризации:
- путем проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств и сопоставления их с данными учета обеспечить контроль за сохранностью этих ценностей;
- выявить товары с истекшими сроками годности, малоходовые, неполноценные и не имеющие спроса, а также ценности, не используемые в аптечной сети;
- проверить соблюдение правил и условий хранения товарно-материальных ценностей;
- проверить соблюдение правил организации материальной ответственности за ценности;
- проверить реальность сумм, учтенных на балансе, имущественных, товарно-материальных ценностей и денежных средств, издержек обращения, торговых наложений на остаток товаров, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса.
Инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств обязательно проводятся также при следующих обстоятельствах:
1) при передаче ценностей одним материально ответственным лицом другому, а также в случае солидарной материальной ответственности за ценности нескольких работников при увольнении одного из них. При временном выбытии (отпуск, болезнь и т. д.) одного из солидарно материально ответственных за ценности работников с их письменного согласия инвентаризация может не проводиться. В таком случае на договорах о материальной ответственности делается подписка следующего содержания: «Согласен принять материальную ответственность за ценности без проведения инвентаризации. Подпись. Дата».
2) при письменном согласии всех членов бригады увольнение одного из ее членов (кроме бригадира) может производиться без проведения инвентаризации. Если вновь принятый член бригады дает подписку о принятии им материальной ответственности за находящиеся в подотчете бригады ценности без проведения инвентаризации, то таковая может не проводится;
3) после краж, ограблений, стихийных бедствий, при установлении фактов хищений и злоупотреблений, по требованию судебно-следственных органов, а также по указанию вышестоящей организации проводится полная инвентаризация ценностей;
4) при проведении документальных ревизий аптечных учреждений ревизующие обязаны провести сами или организовать проведение сплошной или выборочной инвентаризации ценностей;
5) при переоценке товарно-материальных ценностей проводится полная инвентаризация, если переоценивается более одной трети ценностей, находящихся под отчетом у материально ответственного лица или бригады. Если менее одной трети переоценивается, то допускается инвентаризация только тех ценностей, которые подлежат переоценке.