Реквизит документа – элемент оформления документа

ОГЛАВЛЕНИЕ

Реквизит документа – элемент оформления документа. 3

01 - Государственный герб Российской Федерации; 3

02 - герб субъекта Российской Федерации; 4

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4

04 - код организации; 5

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 5

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 5

07 - код формы документа; 6

08 - наименование организации; 6

09 - справочные данные об организации; 7

10 - наименование вида документа; 7

11 - дата документа; 7

12 - регистрационный номер документа; 8

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 8

14 - место составления или издания документа; 9

15 - адресат; 9

16 - гриф утверждения документа; 11

17 - резолюция; 11

18 - заголовок к тексту; 12

19 - отметка о контроле; 12

20 - текст документа; 12

21 - отметка о наличии приложения; 14

22 - подпись; 14

23 - гриф согласования документа; 16

24 - визы согласования документа; 16

25 - оттиск печати; 17

26 - отметка о заверении копии; 17

27 - отметка об исполнителе; 17

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 18

29 - отметка о поступлении документа в организацию; 18

30 - идентификатор электронной копии документа. 18

 

Рисунок1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Реквизит документа – элемент оформления документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

02 - герб субъекта Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - код организации;

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Внесенной в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) записи о создании юридического лица либо первой внесенной в ЕГРЮЛ записи о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех последующих записях, вносимых в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица, а также в документах, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

07 - код формы документа;

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 - наименование организации;

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

09 - справочные данные об организации;

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

10 - наименование вида документа;

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

11 - дата документа;

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

12 - регистрационный номер документа;

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:  На № ___________ от _________.

14 - место составления или издания документа;

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.

15 - адресат;

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Автодизель»

С.И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему бухгалтеру

А.А. Власову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Администрации районов

Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный техникум

ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

Соколову А.А.

ул. Радищева, д.5, кв.6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

16 - гриф утверждения документа;

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись А.И.Круглов

14.04.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 05.07.2006 №2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - резолюция;

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Ивановой О.Б.

Соколовой А.А.

Прошу подготовить проект

акционеров от 05.07.2006 №2

Личная подпись

04.06.2006

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту;

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

Приказ о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

19 - отметка о контроле;

Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 - текст документа;

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21 - отметка о наличии приложения;

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.

                2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1

к приказу директора школы №1

от 06.02.2006 № 12

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

22 - подпись;

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Генеральный директор                 Личная подпись         А.А. Круглов

ОАО «Полимермаш»                                  

или на бланке:

Генеральный директор                 Личная подпись         А.А. Круглов

 

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор     Личная подпись         А.А. Круглов

Главный бухгалтер             Личная подпись         И.А. Зайцев

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Генеральный директор                 Генеральный директор

АО «Медтехника»                АО «Юкон»

Личная подпись Ю.А.Соколов   Личная подпись А.А.Пашин

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии   Личная подпись         А.А. Крылов

Члены комиссии        Личная подпись         И.И. Орлова

                   Личная подпись         А.Н. Михайлов

                   Личная подпись         Н.Н. Иванов

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

23 - гриф согласования документа;

«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента здравоохранения

Личная подпись А.Н.Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания

Правления страховой

компании «Ярославия»

Протокол от 03.05.2006 №2

24 - визы согласования документа;

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись   А.А.Иванов

09.05.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.05.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

25 - оттиск печати;

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

26 - отметка о заверении копии;

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

 

Верно                                         

Инспектор отдела кадров          Личная подпись         П.И. Лаврова

05.06.2006                               

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка об исполнителе;

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

А.А. Петров

79 34 25

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Отправлен факс от 01.06.2006 № 18

В дело № 01-08

Личная подпись

01.06.2006

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.