Структура защищенного документооборота

Лекция 2 Структура защищенного документооборота

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Вопросы:

1. Структура защищенного документооборота

2. Сущность задачи и особенности конфиденциального делопроизводства

3. Система доступа к конфиденциальным документам

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы: открытую; с ограниченным доступом.

Рисунок 6 - Виды информации и документов

В свою очередь информация с ограниченным доступом

(Рис.6) может быть: государственной тайной; конфиденциальной информацией. А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе (Рис. 7) конфиденциальные документы бывают: нормативно-методические (НМД); руководящие (РД); распорядительные (РПД); информационно-справочные (ИСД); организационные (ОД); финансово-бухгалтерские (ФБД); кадровые (по личному составу) КД.

Рисунок 7 - Виды конфиденциальных документов

Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. №1.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем, делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на: входящие; исходящие; внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 8) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

Рисунок 8 - Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 9):

разработка проекта документа;

согласование документа;

подписание документа;

регистрация документа;

отправка документа.

Рисунок 9 - Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 10.

Рисунок 10 - Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

- разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

- исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

- целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

- фиксированной передачи конфиденциальных документов;

- обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

- персональной и обязательной ответственности за выдачу не-правомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.