Классификация документов в пределах архива предприятия

 

Определение хронологических границ фонда.

Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда.

Классификация документов в пределах архива предприятия предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

· принцип происхождения;

· логический принцип.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий их документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих меду собою исторические или логически обусловленные связи.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому).

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1. определение хронологических границ;

2. определение фондовой принадлежности документов.

Хронологические границы фонда - это официальные даты образования и ликвидации организации, т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.

Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника.

Необходимым является знание правил определения хронологических границ фонда организации в случаях, когда вводится новое или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Единым является фонд, если:

· организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т.д.

· произошло расширение или сужение объема прав территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения;

· из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;

· организация переименовала или частично изменила свое название;

· организация передана из одного ведомства в другое;

· организация сменила местонахождение, структуру.

Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

- по названию адресата;

- по отметке о регистрации;

- по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

- по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации.

Копии исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов.

При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.

Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую они переведены.

Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.

После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах архива. За единицу систематизации и учетную единицу управленческой документации принимают дело. Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив. Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

Как правило, дела располагают внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

· структурного - в соответствии со структурной схемой организации;

· хронологического - по периодам, датам, к которым относятся документы;

· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного - если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелики;

· номинального - по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел;

· корреспондентского - исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка;

· географического - исходя из географических названий.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления следующих описей дел фонда:

1. описи дел постоянного хранения;

2. описи дел по личному составу;

3. описи дел временного хранения (свыше 10 лет).

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации принимают дело.

В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или шкафах. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидируемых организаций хранят отдельно