Организации. Регистрация документов

Организация документооборота в обязательном порядке предполагает создание определенной информационно-поисковой системы по документам организации (ИПС). Эта система, в зависимости от масштаба организации, широты и разносторонности области ее деятельности, а также от оснащенности современными средствами управления, может быть ручного типа, механизированной или автоматизированной. Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о документах и содержащихся в них сведениях, а также отыскания необходимых документов.

ИПС предполагает осуществление в соответствии с ГОСТ 7.59-90 регистрации документов и их индексации, формирование картотек и информационно-поисковых массивов, организацию оперативного хранения документов путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел и размещения их в порядке, обеспечивающем быстрый поиск дел и документов.

5.1. Регистрация документов

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения[5].

В обеспечении учета, контроля и поиска документов регистрации принадлежит ведущая роль. Именно регистрация является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основной для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах.

Избранная система регистрации существенным образом влияет на всю систему документационного обеспечения управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. Для современных учреждений и организаций характерен постоянный рост объемов документооборота, и большая часть поступающих, внутренних и отправляемых документов регистрируется. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их составления и отправки. При регистрации входящих документов происходит подтверждение не только их получения, но и ответственности получившей организации за использование заключенной в них информации.

Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направляемые в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы. Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться в каждой организации. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем организации.

Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших организаций, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в делопроизводстве.

В крупных организациях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов. В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всей организации.

Специализированная документация (расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др.), как правило, не регистрируется службой делопроизводства. Ее регистрацией занимаются соответствующие функциональные структурные подразделения (финансовый отдел, библиотека и т.д.).

При любой форме регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов определяется в инструкции по делопроизводству (ДОУ). Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое документ повторно не регистрируется. Телеграммы регистрируются немедленно после их получения и сразу передаются адресату.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются организацией: список структурных подразделений с их условными обозначениями; перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными; классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др. Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в регистрационные формы.

При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации. Это позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации и т.д.

В пределах одной организации должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Независимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы. Например: 02-10/15, где 02-10 – это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа.

В соответствии с поисковыми задачами в конкретной организации могут добавляться к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т. п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке; при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года (в учебных заведениях – в пределах учебного года).

Документ, подготовленный несколькими организациями, должен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, в другой – под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); на внутренних документах.

Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

автора (корреспондента);

название документа;

дату документа, проставленную организацией-автором;

индекс документа, присвоенный организацией-автором;

дату поступления;

индекс поступившего документа (входящий индекс);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюцию;

срок исполнения;

исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

отметку об исполнении;

номер дела по номенклатуре, в которое документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

дату документа;

регистрационный индекс;

корреспондента (кому адресован документ);

заголовок документа или его краткое содержание;

количество листов;

номер дела по номенклатуре, в которое копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т. д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т. п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

количество входящих, исходящих и внутренних документов;

наличие документов, требующих строгого учета;

принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т. п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 50 тыс. документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т. е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

2. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

4. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом происходит дублирование процесса регистрации.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Общая форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время конкретная форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно. Пример регистрационно-контрольной карточкиприведен ниже.