Функции службы управления персоналом в организации

Опыт показал, что деятельность служб УП нельзя сводить к тому весьма ограниченному набору действий, которые традиционно выполнялись отделами кадров в России. Новый подход к менеджменту управления персоналом характеризуется комплексностью. На западных предприятиях уже давно действуют единые службы управления персоналом, которые выполняют весь комплекс функций по рационализации трудовых процессов и процессов УП.

Такой комплексный подход к службе управления персонала в организации ведет к тому, что службы УП начинают расширять круг своих функций от чисто кадровых (формирование, подбор и расстановка кадров) к более широкому кругу вопросу, включающих не только кадровую политику, но и мотивацию персонала, оплату труда работников, согласование интересов работников и фирмы и т.д.

В случае если в организации небольшая численность, то соответственно каждую кадровую функции или даже две-три функции выполняет один работник.

В широком смысле функции службы УП – отрасль общей политики фирмы, так или иначе связанная с человеческим фактором.

В книге Г.А. Саймона и Д.У. Смитсбурга «Менеджмент в организациях»^[6] дается следующая классификация функций службы УП в организации:

1) Подсистема условий труда:

· охрана труда и техники безопасности;

· организация производственных процессов, анализ затрат и результатов труда, установление оптимального соотношения между количеством единиц оборудования и числом персонала;

2) Подсистема трудовых отношений:

· анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений;

· социально-психологическая диагностика;

· управление взаимодействием с профсоюзами;

· внедрение современных методов управления персоналом;

3) Подсистема оформления и учета кадров:

· оформление и учета приема, увольнений, перемещений;

· информационное обеспечение системы кадрового управления;

· профориентация;

· организация своевременного кадрового делопроизводства и документооборота;

· согласование распорядительных документов по управлению персоналом;

4) Подсистема планирования, прогнозирования и маркетинга персонала:

· разработка стратегии управления персоналом;

· анализ кадрового потенциала;

· анализ рынка труда, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организация рекламы;

· планирование кадров;

· взаимосвязь с внешними источниками, обеспечивающими кадрами организацию;

· оценка кандидатов на вакантную должность;

· текущая периодическая оценка кадров;

· организация, проведение и оценка результатов аттестации;

· информирование работников организации об имеющихся вакансиях;

· подбор, отбор, расстановка кадров;

5) Подсистема развития кадров:

· техническое и экономическое обучение;

· переподготовка и повышение квалификации;

· работа с кадровым резервом;

· профессиональная и социально-психологическая адаптация новых работников;

6) Подсистема анализа и развития средств стимулирования труда:

· нормирование и тарификация трудового процесса;

· разработка систем оплаты труда;

· использование средств морального поощрения;

· анализ состояния трудовой дисциплины;

· трудовая мотивация;

7) Подсистема юридических услуг:

· решение трудовых вопросов с точки зрения юридических нормативов;

· согласование распорядительных документов по управлению персоналом;

8) Подсистема развития социальной инфраструктуры:

· управление жилищно-бытовым обслуживанием;

· развитие культуры и физического воспитания;

· обеспечение охраны здоровья и отдыха;

· обеспечение социальных гарантий трудящимся;

9) Подсистема разработки оргструктуры управления:

· анализ, проектирование и построение оргструктуры управления;

· контроль правильности использования работников в подразделениях;

· разработка штатного расписания;

Эта классификация дает исчерпывающий перечень функций, приписываемых службе УП с точки зрения нового подхода к менеджменту управления персоналом. Однако набор тех или иных функций службы УП в разных компаниях различен, так как обычно каждый руководитель выбирает те элементы, которые, на его взгляд, лучше подходят к конкретной ситуации и кажутся ему полезными для успешной работы организации. Но, несмотря на все различия между организациями, существует стандартный набор функций службы УП, которые в сумме своей представляют кадровую политику фирмы. Рассмотрим эти функции подробнее.

1) Планирование трудовых ресурсов – что включает в себя:

· оценку наличных ресурсов (т.е. анализ содержания работ и имеющегося персонального состава),

· оценка будущих потребностей (прогноз внутренних и внешних предложений рабочей силы и спроса на рабочую силу),

· разработка программы удовлетворения будущих потребностей в людских ресурсах на основе соотношения внутреннего и внешнего предложения рабочей силы со спросом и стратегии развития компании.

Для правильного прогнозирования необходимо учитывать среднюю текучесть кадров, естественное выбытие (смерть, выход на пенсию и т.д.) и другие факторы.

2) Наем персонала – это создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям

3) Отбор персонала – оценка кандидатов на рабочее место и отбор лучших из резервов, созданного в ходе найма.

К основным критериям оценки относятся: профессиональные, образовательные, организационные, а потом уж и личные качества кандидата. Именно в таком порядке, так как в противном случае фирма рискует нанять прекрасного человека, но плохого специалиста. К основным методам отбора относятся: испытания, оценка способностей и собеседование.    

4) Определение заработной платы и льгот – разработка структуры заработной платы и льгот с целью привлечения и удержания работника.

На данном этапе надо помнить, что заработная плата является денежным вознаграждением за выполненную работу и играет роль решающего аргумента для многих работников. Структура зарплаты определяется уровнем зарплаты у конкурентов, условиями на рынке труда, производительностью и прибыльностью организации. Надо добавить, что на сегодняшний день большое значение для работников имеет система дополнительных льгот, а не собственная зарплата. Льготы могут включать в себя: участие в прибыли, оплату в акциях, оплату отпусков и т.д.

5) Адаптация – введение нанятых работников в организацию и во все ее подразделения.

Основная цель адаптации – привести в соответствие личные знания, опыт и ценности работника с ценностями и традициями организации, обучать его взаимоотношениям в конкретной фирме. Адаптация протекает по формальным и неформальным каналам.

6) Обучение – разработка программ для обучения трудовым навыкам эффективного выполнения работ.

Обучение необходимо для поддержания высокой производительности труда всего персонала и отдельных работников в случае поступления на новую должность и при недостаточности квалификации. Для того чтобы программы обучения были эффективны нужно создать службу УП совместно с высшим руководством фирмы соответствующий климат, благоприятствующий обучению: поощрение обучающихся, поддержка со стороны преподавателей и т.д.

7) Оценка трудовой деятельности – разработка методик оценки трудовой деятельности и доведение ее до работников.

Сегодня можно говорить и двух типах оценок персонала, методики которых напрямую связаны с отношением к сотруднику фирмы как к ценному ресурсу: первая – оценка персонала при приеме на работу, вторая – оценка деятельности персонала (это наиболее сложная часть кадровой работы, требующая высшей квалификации и от руководителей фирмы и от специалистов служб УП).

Основным требованиям, предъявляемым к оценке, является требование объективности со стороны оценивающего, а для службы УП – разработка грамотных процедур и технологий оценки персонала.

8) Повышение, понижение, перевод, увольнение персонала – для выполнения данной функции службы управления персоналом должны:

· разработать методологию перемещения работника с должности с большей или меньшей ответственностью,

· развивать профессиональный опыт работника путем перемещения на другие должности или участки работы (другими словами, службы УП занимаются планированием карьеры работников).

Данная классификация дана по материалам книги Э.А. Уткина и А.И. Кочетковой «Управление персоналом в малом и среднем бизнесе»^[7].

На примере этих двух классификаций хотелось бы показать, что на сегодняшний день нет строго определенного взгляда на функции службы УП в организации.