Тема 4. Учет денежных средств

Для хранения, приема, выдачи денежных средств каждый хозяйствующий субъект имеет кассу в соответствии с временным порядком ведения кассовых операций. Субъекту необходимо иметь в штате одного работника – кассира, на которого будет возложена ответственность по ведению кассовых операций. Кассир является материально ответственным лицом, поэтому с ним заключается договор о его полной, индивидуальной, материальной ответственности. Документация по кассе:

1. Прием денежных средств в кассе осуществляется по приходно-кассовому ордеру (ПКО), который состоит из двух частей:

- Основная часть которая остается в кассе

- Квитанция к ПКО, которая является отрывной от основной части и отдается лицу, которое сдает денежные средства в кассу. На ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и кассира, штамп или печать организации.

2. Выдача денежных средств из кассы оформляют расходно-кассовый ордер (РКО). При выдаче денег по РКО отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или удостоверение личности получателя для указания его реквизитов. Получатель расписывается в РКО и указывает полученную сумму. При выдаче денежных средств по доверенности в РКО дополнительно указывается фамилия, имя, отчество лица которому доверено получение денег.

3. Выплаты заработной платы, пособии по временной нетрудоспособности и премии осуществляются по платежной ведомости, на титульном листе в который ставится разрешительная подпись о выдаче, с подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денежных средств и общей суммой и подписью. Если выплаты производились не кассиром, а уполномоченным лицом в платежной ведомости ставится подпись «ДЕНЬГИ ПО ВЕДОМОСТИ ВЫДАВАЛ ИВАНОВ» и подпись.

Выписанный ПКО и РКО регистрируется в журнале регистрации приходно-кассовых и расходно-кассовых документов. В нем указывают дату и номер ПКО и РКО. Целевое назначение, поступивших или израсходованных денег. Прием и выдачу денежных средств по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера кассир обязан проверить: наличие и подменность подписи руководителя и главного бухгалтера, правильность их оформления, наличии в указанных ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом получено или оплачено с указанием числа, месяца, года.

Учет кассовых операций кассир ведет в кассовый книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей. Записи в кассовой книге необходимо вести свернув лист пополам по линии отреза. Один экземпляр остается в кассовой книге, а второй является отрывным служит отчетом кассира. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускаются доставлять один раз в 3-5 дней. В кассовой книге указывают номер документы. От кого полученный и кому выданы деньги, сумма. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги и выводит остаток на конец дня. Подчистки, помарки и исправление в книге не допускаются.

Инвентаризация денежных средств в кассе

Инвентаризация – это проверка фактического наличия имеющихся на предприятии ценностей.

При инвентаризации проверяется фактическая наличность денежных знаков и других ценностей находящихся в кассе.

Задачи инвентаризации:

1. Контроль за сохранностью денежных средств

2. Проверка реальности стоимости учитываемых и проверяемых ценностей

3. Проверка правильности оформления материальной ответственности

4. Проверка соблюдения правил хранения денежных средств.

Этапы инвентаризации:

1. Назначение инвентаризационной комиссии в состав которой входит:

· Председатель инвентаризационной комиссии

· Материально ответственное лицо (кассир) и другие работники предприятия (например, менеджер)

· Бухгалтер

Производится выписка – распоряжение, которое подписывает руководитель и главный бухгалтер

2. Распоряжение вручается председателю инвентаризационной комиссии

3. При наличии в организации нескольких касс они опечатываются и ключи хранятся у кассира

4. Кассир при членах инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях, выводит остаток денежных средств по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены в кассовый отчет и к моменту инвентаризации не оприходованных и не списанных денежных средств нет.

5. Проверка ценностей. Производится полный пересчет наличности в кассе, а также других ценностей. Данная процедура обязательно производится при личном участии материально ответственного лица кассира. Проверяемые ценности заносятся в инвентаризационные описи, которые составляют в трех экземплярах: 2 экземпляра под копирку заполняет один из членов инвентаризационной комиссии, 1 собственноручно кассир. При этом проверяется соответствует ли помещение кассы требованиям по сохранности денежных средств, оснащенности охранно – пожарной сигнализации, нарушение указываются в актах инвентаризации.

6. Берется подписка у материально ответственного лица кассира после инвентаризации в которой говорится о том, что ни каких претензии к инвентаризационной комиссии нет и, что все ценности записаны в инвентаризационную опись.

7. Предварительный результат инвентаризации проводит инвентаризационная комиссия. Окончательный результат выводится в бухгалтерии, а при необходимости составляется сличительная ведомость.