Результаты применения процессного подхода

Процессный подход в управлении организацией включает не только описание предприятия как сети взаимосвязанных процессов, но и непрерывный контроль бизнес-процессов, анализ достигнутых результатов, выявление допущенных ошибок, промахов, отклонений при их выполнении, поиск возможностей по их недопущению в будущем и последующее совершенствование бизнес-процессов. Переход от традиционного подхода в управлении к процессному — трудоемкая и затратная процедура. Несмотря на это, процессное управление обладает рядом преимуществ и при грамотном его внедрении может принести значимые для предприятия экономические результаты:

– повышение управляемости за счет описания и формализации процессов, которые становятся прозрачными как с точки зрения управления, так и технологии;

– сокращение затрат и времени обслуживания клиентов за счет ликвидации избыточных и дублирующих операций или бизнес-процессов, прозрачности бизнес-процессов;

– рост производительности труда, в том числе из-за построения эффективной системы мотивации, изменения корпоративной культуры;

– поддержание оптимальной численности персонала, необходимой для эффективной работы предприятия;

– возможность оперативного принятия управленческих решений в условиях динамичного внешнего окружения и т.п.

Существует достаточное количество примеров неудачного внедрения процессного подхода, в качестве основных причин специалисты отмечают:

– отсутствие заинтересованности и участия руководства;

– отсутствие четко поставленных целей и понимания реальных возможностей процессного подхода;

– отсутствие стандартов на описание и регламентацию бизнес-процессов;

– сопротивление персонала предприятия нововведениям;

– отсутствие методики ведения проекта и моделирования бизнес-процессов.

Процессный подход к деятельности предполагает в поисках причин возникновения проблем обращать внимание на всю цепочку процедур, составляющих процесс. Для этого используют технику многократного повторения вопроса: «Почему?», — так можно выявить последовательность обстоятельств, одно из которых будет определяющим.

Пример:

Почему произошла задержка окончания проекта?

Потому что работа над проектом не была завершена в срок.

Почему проект не был готов к назначенному сроку?

Потому что работа над проектом прервалась и не была продолжена в срок.

Почему работа была продолжена позже назначенного срока?

Потому что первичный экземпляр проекта с внесенными поправками не был доступен для исправления замечаний в пятницу.

Почему экземпляр проекта не был доступен?

Потому что начальник сделал замечания в проекте после рабочего дня и на следующий день заболел и не смог передать замечания.

Почему начальник не передал замечания для исправления?

Потому что в процессе разработки и утверждения проекта был нарушен порядок.

Таким образом, причиной, которая привела к задержке утверждения проекта, оказалось нарушение порядка. Устранить причину возможных задержек, в данном случае, означает навести порядок.

Любая человеческая деятельность — это каким-то способом установленный постоянный набор процессов и строго определенная их последовательность. Описание деятельности человека с помощью процессов и их составляющих помогает более глубокому пониманию сложившейся ситуации — того, что с ними в действительности происходит.

Построение в настоящем процессов деятельности и их составляющих — это наилучшее решение в свете понимания того, что будет последовательно происходить с предметом труда в будущем. Правильно выбранный перечень действий и грамотно построенная их последовательность становится обязательным условием для разработки более реалистичных планов.

Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Эти потоки можно описать с различным уровнем детализации (процедуры, задачи, операции), однако они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение, которое характеризуется оконченным результатом.

В связи с этим определяем процесс, как логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных операций, которые потребляют определенные ресурсы и обеспечивают получение конечного результата, который чаще всего и по каким-то причинам может быть получен за разные промежутки времени. По этой причине производственным процессом необходимо управлять, чтобы его продолжительность была как можно меньше. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности, а также регламентированной продолжительности.

Возможно выделение подпроцесса — части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.

Процедуры — действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.

Задачи — отдельные элементы процедуры.

Операции (действия) — самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.

Определив, какая операция считается началом процесса, а какая — его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса (т.е. производственный цикл процесса).

[1] Бизнес-процесс — термин, который используется в современной практике моделирования производственных процессов для обозначения объекта моделирования.

[2] KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов. На русский язык термин переводится как «Ключевой показатель деятельности».

[3] Целеполагание — первичная фаза такой функции управления как «планирование» или процесса выработки и принятия управленческого решения, которая заключается в процессе генерирования нескольких вариантов цели, выборе из них наиболее перспективной либо результативной цели и установление параметров конечного результата выбранной цели для обеспечения возможности управления процессом осуществления идеи.

[4] Декомпозиция — процесс разделения сложного объекта, процесса, экономического показателя, задачи на составные части, операции, элементы.

[5] Гарри Гант, один из учеников Ф.У.Тейлора, рассмотрел производственный процесс как набор отдельных операций, которые выполняются последовательно или параллельно. Г.Ганта по праву считают основоположником операционного управления производством. Он разработал графический метод планирования операций производственного процесса. Этот метод оказался достаточно удобен и нагляден, поэтому используется на практике для планирования производства и в настоящее время.

[6] Причем, если эти действия последовательно выполняются одним и тем же исполнителем одно за другим, то они на диаграмме последовательно расположены на одной полосе друг за другом (т.е. пловец якобы последовательно плывет разными стилями), а, если, эти действия чередуются с действиями других исполнителей, то в этом случае исполнитель передает предмет труда другому исполнителю для выполнения следующего действия (т.е. пловец передает эстафету другому пловцу на соседней дорожке) и через несколько операций предмет труда возвращается к прежнему исполнителю (т.е. через некоторое расстояние заплыва эта эстафета опять возвращается к пловцу на предыдущую дорожку).