Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке

К тому же информационно-документационный обмен затруднен между филиалом и головной организацией.

Мерой по преодолению выявленных недостатков, на наш взгляд является внедрение системы электронного документооборота «ЭффектОфис». В головной организации она была протестирована, установлена и успешно эксплуатируется. Переход ее на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между его подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости и эффективности управленческих решений.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству

 

В результате интервьюирования секретаря было выявлено то, что он руководствуется ГОСТ Р 6.30-2003 и периодикой, что является недостаточным для полноценной организации и работы с документами, не всегда соблюдаются правила по оформлению документов и этапы работы с ними. Это явилось целью для создания в Кубанском филиале «Информбюро» необходимого нормативно-методического документа, регламентирующего документационное обеспечение управления организации -  инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.[42]

Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положе­ниями Государственной системы документационного обеспечения управления[43] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.[44]

Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Инструкция является нормативным документом по совершенствованию делопроизводства в организации, которая охватывает следующие направления:

- создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и т.д.);

- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности службы делопроизводства;

- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами и точкой, заголовков не имеют. Таблицы, схемы и другие материалы оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры, численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, и применяемых технических средств).

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены обязательные разделы:

1. Общие положения

2. Правила подготовки и оформления документов

3. Требования к реквизитам документов

4. Организация документооборота

5. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

6. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

7. Организация контроля исполнения документов

8. Поисковая система по документам

9. Составление номенклатуры дел

10. Формирование и оформление дел

11. Экспертиза ценности документов

12. Передача дел в архив[45]

Архива в Кубанском филиале «Информбюро» пока нет, но руководство планирует создавать. Поэтому, при создании проекта инструкции по делопроизводству были предусмотрены такие разделы, как:

- Формирование и оформление дел;

- Экспертиза ценности документов;

-Передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать основные моменты работы с документы. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами, в филиале более унифицированными, исключит возможность утери документов, обеспечит оформление документов с требованиями современного законодательства. Проект Инструкции по делопроизводству дан в Приложении № 2.

 

3.2. Оформление Технического Задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» в Кубанском филиале «Информбюро»

 

В Кубанском филиале «Информбюро» было проведено предпроектное обследование методом интервьюирования секретаря и были выявлены проблемы и недостатки в деятельности секретаря по организации работы с документами. Связано это в первую очередь с тем, что в результате образования новых департаментов и отделов на него возложены дополнительные функции и обязанности, которые он выполняет не в полном объеме. В связи с возросшим объемом документов, нет четкого контроля за исполнением документов и его оперативного поиска. 

Разработка технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис» для усовершенствования организации документооборота в Кубанском филиале «Информбюро» и взаимодействия работы с документами с головной организацией явилась основой задачей.

Техническое задание – это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки или внедрения автоматизированной системы.