Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке

Для работников делопроизводственных служб документы нормативной базы являются основой создания локальной системы делопроизводства предприятия. Каждый из них должен быть учтен при разработке или реорганизации конкретной делопроизводственной системы.

Основная задача любой делопроизводственной службы состоит в создании и обеспечении единого порядка документирования и оптимальной системы работы с документами своей организации. На основе действующей нормативно-методической базы должны создаваться такие индивидуальные организационные документы, как положение о канцелярии, службе ДОУ, должностные инструкции ее сотрудникам, инструкции по делопроизводству, которые и определяют параметры конкретной системы делопроизводства.

Поэтому, одним из основных требований, предъявляемых к квалифицированному специалисту современной службы ДОУ, является доскональное знание нормативно-методической базы отечественного делопроизводства. Умение ориентироваться в действующих нормативных документах, постоянно следить за их изменениями, должно вырабатываться в процессе обучения специальности и стать залогом успешной профессиональной деятельности.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации и др.) урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц[23].

Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон устанавливает важнейшее положение в области документационного обеспечения – «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет обязанности общества по хранению документов, их состав. Закон установил не только обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.[24]

К основным общегосударственным нормативно-методическим по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Прежде всего, изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. Средства обработки документов, а также современные средства связи получили повсеместное распространение и повлияли на оформление документов и на делопроизводство в целом. [25]

В 1990-е годы дважды издавался нормативный документ локального действия – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2005 году.[26] Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. в инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составление описей и передача их на архивное хранение.

Инструкция отражает практически все технологические операции делопроизводства и кроме этого регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные не в один документ.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако ее могут использовать службы делопроизводства любых форм собственности как нормативную основу при создании системы делопроизводства.

Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная

 

система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01.07.2003 года.[27] В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством. Долгая история применения стандарта способствовала закреплению основных правил оформления документов, которые изменяются и корректируются с каждой новой редакцией. Использование стандарта повышает культуру оформления документов, способствует закреплению требований к их официальности.

К нормативным документам, необходимым в практической работе делопроизводственной службы, принадлежат разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда делопроизводственной службы. Среди них надо выделить, прежде всего, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям.

Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его деятельности распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты, технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Минтруд разрабатывает и такой нормативный документ, как тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих,

 

назначение, которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой разработки должностных инструкций.

К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение: машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих документов, т.е. тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой.[28]

В 2002 году постановлением Минтруда России от 26.02.2002 №23 утверждены нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, куда включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референсткие работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственных служб, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положе­ниями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Директором по согласованию с юрисконсультом[29].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

В Кубанском филиале Информбюро инструкция по делопроизводству не разработана, в связи с тем, что руководство развивало отделы по информационному сопровождению и продажам, подхосты.[30] Развитие делопроизводственной службы для руководства являлось малозначимым.

Секретарь филиала в своей работе использует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», помимо этого выписывает журналы по делопроизводству: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь референт», а также пользуется СПС «КонсультантПлюс:ДеловыеБумаги».

А также секретарь руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны основные функции.Должностная инструкция секретаря Кубанского филиала составлена на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Она регламентирует деятельность секретаря и устанавливает порядок применения положений, законодательных и нормативных актов.

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующие выводы:

- каждый специалист делопроизводственной службы должен знать и использовать законодательную, нормативно-методическую базу по делопроизводству в своей повседневной работе;

- использование секретарем ГОСТ Р 6.30-2003 и периодических изданий недостаточно для эффективной работы с документами;

- на основании  проанализированных федеральных актов и нормативно-методических документов, необходимо разработать внутренний локальный акт  в Кубанском филиале Информбюро – инструкцию по делопроизводству.

- проанализировав должностную инструкцию секретаря Кубанского филиала, необходимо учитывать функции секретаря по работе с документами при разработке инструкции по делопроизводству;

- в связи с изменением организационной структурой филиала, а именно с созданием департаментов по информационному сопровождению и сбыту, привело к тому, что на секретаря возложили ряд дополнительных обязанностей.

В соответствии с увеличением функций и обязанностей, секретарь с ними не справляется, частота потери важных документов в департаментах возросла, что приводит к междолжностным конфликтам и срыву сделок. Контроль исполнения документов в департаментах не ведется. Поэтому было бы целесообразно внести в штатное расписание вакантные ставки секретарей в эти департаменты, либо создать службу ДОУ в Кубанском филиале «Информбюро».

 

 

ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»

2.1. Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро»

 

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[31]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[32].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[33] и Типовой инструкции по делопроизводству[34]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

По отношению к управленческой системе выделяют:

- входящий документопоток (документы, поступаю­щие в организацию);

- исходящий документопоток (документы, отправля­емые из организации);

-внутренний документопоток (документы, не выхо­дящие за пределы подготовившей их организации).[35]

Все документы, поступающие в филиал, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники обрабатываются централизованно секретарем филиала и проходят первичную обработку.

Секретарь, в первую очередь, проверяет правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается секретарем на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются секретарем под расписку с указанием даты и времени приема.

Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений, секретарь сообщает об этом отправителю.

Все конверты документов, поступивших по почте в филиал, вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью "Лично", которые без вскрытия передаются непосредственно адресату. Если количество таких документов достаточно большое, секретарь филиала их учитывает при первичной обработке, дату и учетный номер проставляет на конвертах.

Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т. к. они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов. Во всех остальных случаях конверт уничтожают.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству филиала или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем.