Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке

С созданием подхостов, регулярно поступают заявки на заказ дистрибутивов СПС «КонсультантПлюс» и рекламную продукцию, акты выполненных работ по информационному сопровождению клиентов.

На протяжении трех лет видна заметная тенденция роста исходящих документов, это связано с тем, что рынок сбыта, увеличился, СПС «КонсультантПлюс» распространяется не только на территории Краснодарского края, но и в близлежащих регионах, таких как Республика Адыгея, соответственно количество клиентов возросло.

Учитывая рост количества персонала в департаментах и отделах, количество внутренних документов возрастает, рассмотрим широко используемые документы.

Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.[36] Служебная записка не соответствует нормативным требованиям, в филиале она оформляется на бумаге формата А4 в табличном виде.

    Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).[37] Однако в Кубанском филиале «Информбюро» большинство таких документов составлено в связи с нарушением трудовой и производственной дисциплины. Объяснительные записки составляются от руки, адресуются руководителю, который ее затребовал.

    Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. [38]

Справки служебного характера в основном предъявляются в головное предприятие, но и в сторонние организации тоже. Оформляются на бланке филиала и имеют все обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки личного характера в филиале выдаются сотрудникам для подтверждения их факта работы, трудового стажа, заработной платы. Имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Нарушение является то, что этот документ секретарь регистрирует в журнале исходящей корреспонденции.[39]

2.2. Организация контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро»

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[40].

Цель контроля — содействие своевременному и ка­чественному исполнению решений и заданий руковод­ства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уров­не исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.[41]

Различают два направления контрольной деятельности:

- контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

- контроль за сроками исполнения документов.

Контроль за сроками исполнения документов — важнейшая функция службы документационного обеспечения управления, которая должна закрепляться в инструкции по делопроизводству.

Задачами контроля исполнения являются:

- постановка документа на контроль;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

- снятие их с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

- информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.