2020-01-14
64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Почти 15 лет назад был образован первый узел в ХМАО по передаче правовой информации - Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Информбюро».
В 2000 году в качестве территориально обособленного структурного подразделения был создан Кубанский филиал «Информбюро».
Возглавляет Кубанский филиал «Информбюро» директор филиала. Директору филиала непосредственно подчиняются заместитель директора, директор департамента сбыта, директор департамента информационного сопровождения, заместитель директора по финансам, юрисконсульт, заведующий административно-хозяйственной частью, секретарь.
В структуру филиала входит:
- департамент сбыта, который состоит из двух отделов продаж и отдела корпоративных клиентов;
- департамент информационного сопровождения, который состоит из двух отделов сопровождения и отдела обучения;
- отдел информационных технологий;
- административно-хозяйственный отдел;
- бухгалтерия;
- информационная служба.
В своей деятельности Кубанский филиал «Информбюро» занимается распространением и сопровождением СПС «КонсультантПлюс» и обучением клиентов работе с этой системой.
Организация работы с документами осуществляется секретарем, но в связи с расширением структуры филиала, ему не со всеми возложенными обязанностями удается справляться по ряду причин:
- документооборот филиала возрос в несколько раз;
- много времени тратится на обработку документов;
- контроль и поиск документов в журнальной форме регистрации затруднен.
Поэтому для разрешения этих трудностей, были необходимы следующие меры:
1. Создание инструкции по делопроизводству. Она разработана на основе ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и должностной инструкции секретаря и включает в себя основные правила организации работы с документами, этапы их работы и содержит основные бланки документов.
2. Внедрение системы электронного документооборота, а именно СЭД «ЭффектОфис» по следующим причинам:
Во-первых, в головном предприятии установлена данная системы и зарекомендовала себя как надежная и легко используемая программа, ее наличие говорит о благополучии организации и его руководства. Переход Информбюро на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости организации и эффективности управленческих решений.
Кроме этого, между филиалом и головной организацией является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает филиал, какова история и текущее состояние того или иного вопроса.
В-третьих, внедрение «ЭффектОфис» позволит организовать и упростить работу с документами. Требования к программе и ее внедрению оформлены в Техническом задании. А также если компьютерная сеть будет охватывать все рабочие места делопроизводственного персонала филиала и головного предприятия, то появится возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
К тому же при внедрении системы «ЭффектОфис» электронные документы смогут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела, как филиала, так и головного предприятия. Доступ к ним будет осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества.
Внедрение автоматизированной системы «Эффект Офис» в филиале обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
1. Опубликованные
1. Федеральный закон №14-ФЗ от 08.02.1998 «Об Обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.
2. Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. – 29 июля.
3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. – 2002. – 12 января.
4. Федеральный Закон №184-ФЗ от 27.12.2002 «О техническом регулировании» // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.
5. Федеральный закон от 04.12.2006 №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2006. – 08 декабря.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. 10. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992.
11. ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
12. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
13. Устав Информбюро от 17 мая 2000 г. – Сургут, 2000.
2. Неопубликованные
1. Положение о Кубанском филиале «Информбюро».
2. Регламент №001 Продажа и информационное сопровождение СПС «КонсультантПлюс».
3. Регламент по делопроизводству №005, Информбюро.
4. Должностные инструкция секретаря Кубанского филиала «Информбюро».
5. Распорядительные документы Кубанского филиала «Информбюро».
6. Информационно-справочные документы Кубанского филиала «Информбюро».
Литература
1. Акопянц И.Л. К выбору систем автоматизации документооборота//Мир связи.Connect. – 2005. - №7. – С. 15-24.
2. Альбрехт Б.В. О проблемах хранения электронных документов.//Делопроизводство и документооборот на предприятии – 2006. - №12. – С. 26-32.
3. Баласанян В.С. Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией// IT-Бизнес. - 2005.- №2. – С. 12-19.
4. Борискин В.В. Нормативное регулирование делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2006. - №8. – С. 24-27.
5. Вялова Л.М. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С.24.
6. Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 543 с.
7. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 355 с.
8. Демин ЮМ. Секретарское дело. Универсальный справочник. – М.: Бератор, 2003. –118 с.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 18-23.
10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 331 с.
11. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 23-27.
12. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. – 2002. - №1. – С.4.
13. Куциняк Д.С. Технологии документооборота переходного периода // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №3. – С. 17-21.
14. Лобанова А.М. Настоящее и будущее электронного документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №8. – С. 23-28.
15. Рогожин М.Ю. Приказы и распоряжения предприятия. – М.: РДЛ, 2005. – 114 с.
16. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. – М.: РДЛ, 2003. – 127с.
17. Рогожин М.Ю. Справочник секретаря. – М., 2006. – 319 с.
18. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном
документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2002.- 224 с.
19. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. - М.: МЦФЭР,
2002. - 288 с.
20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.
21. Храмцовская Н.А. Электронный документооборот: факты и рекомендации // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №6. С. 52-57.
22. Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами Министерств и Ведомств // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №8. – С. 19-25.
23. Чуковенков А.Ю. Терминология в области делопроизводства // Секретарь референт. – 2007. - №1. – С. 29-34.
24. Чуковенков А.Ю. Реквизиты письма // Секретарь референт. – 2007. - №2. – С. 25. Шеян И.Э. Что спасет от информационного хаоса// Секратерь референт. – 2007. - №1. – С. 60-63.
26. Янковая В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №8. – С. 12-16.
27. Янковая В.Ф. Организация движения поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №10. – С. 12-20.
28. Янковая В.Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №11. – С. 14-20.
29. Янковая В.Ф. Организация движения внутренних документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2005. - №12. – С. 18-26.
17-26.
[1] Рогожин М.Ю. Справочник секретаря. – М., 2006 – с.3.
[2] Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.- Ст. 78
[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. – 29 июля
[4] Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.
[5] Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. – 2002. – 12 января.
[6] Федеральный закон от 04 декабря 2006 г. №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2006. – 08 декабря.
[7] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.
[8] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4. - Ст. 305.
[9] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8с.
[10] ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992.
[11] ГОСТ 34.602-89 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
[12] ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.
[13] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.
[14] Куциняк Д.С. Технологии документооборота переходного периода // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №3. – С. 17-21.
[15] Храмцовская Н.А. Электронный документооборот: факты и рекомендации // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2006. - №6. С. 52-57.
[16] Лобанова А.М. Настоящее и будущее электронного документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - №8. – С. 23-28.
[17] Баласанян В.С. Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией// IT-Бизнес. - 2005.- №2. – С. 12-19.
[18] Акопянц И.Л. К выбору систем автоматизации документооборота//Мир связи.Connect. – 2005. - №7. – С. 15-24.
[19] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 23-27.
[20] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 18-23.
[21] Шеян И.Э. Что спасет от информационного хаоса// Секратерь референт. – 2007. - №1. – С. 60-63.
[22] Альбрехт Б.В. О проблемах хранения электронных документов.//Делопроизводство и документооборот на предприятии – 2006. - №12. – С. 26-32.
[23] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Российская газета. - 2006. – 29 июля.
[24] Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»// Собрание законодательства Российской Федерации.- 1998. - №7.- Ст. 78.
[25] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2003.
[26] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4. - Ст. 305.
[27] ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
[28] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: Утв. Постановлением Минтруда России, 25 ноября 1994 г. №72. – М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1995. – 114 с.
[29] Регламент по делопроизводству №005, Информбюро.
[30] Подхост – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который по договору с Информбюро имеет право продавать и сопровождать СПС «КонсультантПлюс» третьим лицам. (Регламент №001 Продажа и сопровождение СПС «КонсультантПлюс», Информбюро.)
[31] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.- 41с.
[32] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. – 2002. - №1. – С.4.
[33] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2003. - С. 28-31.
[34] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2005. – 16с.
[35] Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – с. 228.
[36] Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 179.
[37] Там же. – С. 181.
[38] Там же.
[39] Журнал исходящей корреспонденции Кубанского филиала «Информбюро»// Текущее хранение.
[40] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.- 41с.
[41] Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 260.
[42] Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 215.
[43] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.
[44] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2005.
[45] Вялова Л.М. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С.24.
