Положение о секретариате Управления МЧС

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ  

1.1. Секретариат является самостоятельной функциональной службой ответственной за установление единого порядка работы с документами в управлении.

1.2. В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства управления, методическими материалами архивных органов    по работе с документами и настоящем Положением.

1.3. Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием управления.

1.4. Секретариат возглавляет секретарь—референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя Управления МЧС.

1.5. Секретарь—референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в государственных и ведомственных структурах не менее 1 года.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Для установления единого порядка работы с документами в Управлении и унификации документов по их составу и содержанию секретариат выполняет следующие функции:

2.1. Устанавливает порядок работы с документами в Управлении, разрабатывает сводную номенклатуру дел.

2.2. Организует по поручению руководства Управления подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.

2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов Управления.

2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документов.

2.5. Контролирует выполнение заданий руководства Управления по документам, обеспечивающим основную деятельность Управления.

2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности Управления для передачи дел на хранение.

2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами в Управлении, его функциональных службах на основе применения организационной и вычислительной техники.

2.8. Организует обучение работников Управления по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3. ПРАВА

Руководитель секретариата имеет право:

3.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

3.2. По согласованию с руководством Управления осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

3.3. Распределять работу между работниками секретариата.

3.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

3.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

3.6. Вносить руководству Управления предложения по совершенствованию работы секретариата.

3.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

Работники секретариата имеют право:

3.8. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Общества необходимую для работы информацию.

3.9. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Управления своевременного представления документов и информации руководству.

3.10. По поручению руководства Управления привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

3.11. Возвращать на доработку работникам Управления проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

3.12. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Работники секретариата несут ответственность:

4.1.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

4.1.2. за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

4.1.3. за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых руководству Управления и/или руководству структурных подразделений;

4.1.4. за утрату и порчу дел и документов;

4.1.5. за несоблюдение условий хранения дел и документов;

4.1.6. за утрату и порчу печатей и штампов;

4.1.7. за разглашение сведений, составляющих государственную тайну.

4.2. Руководитель секретариата несет ответственность:

4.2.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

4.2.2. за рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

4.2.3. за организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

4.2.4. за состояние трудовой дисциплины в секретариате;

4.2.5. за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Секретариат взаимодействует с:

5.1. Руководителями функциональных служб и отделов Управления – по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставлении необходимых руководству Управления материалов.

5.2. Службой кадров – по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников, работающих с документами.

5.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

5.4. Секретариат осуществляет взаимоотношения с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования     документов.

 

Секретарь—референт подпись         расшифровка подписи

Визы:

[1] Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. –с.35

[2] например, Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.

[3] Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435

[4] Инструкция по делопроизводству Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120

[5] Порядок работы секретариата//Промышленность и безопасность. - №7 (12). – 2009. –С.3-4

[6] Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. –с. 308

[7] Положение о системе межведомственного электронного документооборота. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754

[8] Информационно-коммуникационные технологии как ресурс управления регионом//Сборник аналитических материалов. – Тула, 2008. – С.25 – 29.

[9] Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. –с.13

[10] Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001.

[11] Волков Т. В. Большая Советская Энциклопедия. – М.: Просвещение, 1999. – С.482.

[12] Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ//Секретарь-референт. – 2008. - №6. – С.24-29.

[13] Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001.

[14] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. – М., 2003

[15] СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.

[16] Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. N 17.

[17] Письмо Минфина России от 1 августа 2001 г. N 16-00-14/364

[18] Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.

[19] Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.

[20] Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

[21] Финансовая газета (Региональный выпуск). 2000. N 24.

[22] Финансовая газета. 2003. N 11.

[23] Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. – 2004. – С.6-10.

[24] Инструкция по делопроизводству. Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120

[25] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477

[26] Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. –с 72.

[27] Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. – 2004. – С.6-10.

[28] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000

[29] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000

[30] Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001.