Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе ООО «АгросЭко К» применяется кассовая книга. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Кассовая книга в ООО «АгросЭко К» ведется автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

ООО «АгросЭко К», получающая наличную выручку за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии с Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» применяет контрольно-кассовые машины (ККМ), (Приложение 6).

Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручкиЭто свидетельствуют формы КМ-1и КМ-2 (Приложение 21, 22).

На каждую контрольно-кассовую машину администрация ООО «АгросЭкоК» заводит журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.  Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.

Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы.

Все записи в журнале ведутся бухгалтером-кассиром ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями бухгалтером-кассиром, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине бухгалтером-кассиром снимает показания счетчиков. Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал (Приложение 20).

В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3) (Приложение 7). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру.

Итак, фактическая сумма выручка, отраженная в книге бухгалтером-кассиром, должен быть полностью оприходована по приходному кассовому ордеру. Оприходование выручки в кассу оформляется проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»

Кредит 90 субсчет «Выручка» -   поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг).

Данные, отраженные в книге бухгалтером-кассиром, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и с приходными кассовыми ордерами.

Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги,  либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается в ООО «АгросЭко К» проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Касса организации»

Кредит 62- получены денежные средства от покупателей

    Документами, подтверждающими осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

         Согласно Порядку ведения кассовых операций, ООО «АгросЭко К» может хранить в кассе наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка сдается в банк для зачисления на расчетный счет. Выручка сдается кассиром ООО «АгросЭко К» в  кассу банка (дневная),

       В ООО «АгросЭко К» часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

Так, в ООО «АгросЭко К» выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией.

Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

На предприятии ООО «АгросЭко К» бухгалтер-кассир перед началом работы 30 декабря 2009г. Подсчитал остаток денег и сверил с показания программы 1 С «Предприятие» версия 8.0. и эта сумма составила 2088-43 рубля.

В течение дня через ККМ проведено 41020-02 руб. Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в кассу. В бухгалтерском учете ООО «АгросЭко К» сделаны следующие проводки:

Дебет 50.01«Касса организации»

Кредит 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)» - 41020-02 руб.

Приведем пример: покупатель ИП Звягинцева совершила покупку по договору поставки №17 от 03.04.2009г. с отсрочкой платежа до 13.01.2010г. Согласно ТТН№6107 от 30.12.2009г. (Приложение 8)  сумма покупки составила 2707-64 руб. ИП Звягинцева произвела оплату сразу в этот же день через кассу наличными денежными средствами. Следовательно, бухгалтер-кассир принимает денежные средства от покупателя, проверяет их и выдает чек через ККМ, далее в программе 1 С «Предприятие» формирует приходный кассовый ордер (КО-1) (Приложение 9).

Дебет 50 субсчет «Касса организации»

Кредит 90 субсчет «Выручка» - 41020-02   руб. – отражена выручка от продажи товаров.

Дебет 76.05 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами (в рублях)»

 Кредит 50 субсчет «Касса организации»-12721-56 руб. – выдано по расходному кассовому ордеру КО-2 (Приложение 10) за выполненные работы, согласно акта выполненных работ №1 от 31.12.2009г. (Приложение 11);

При формировании расходного кассового ордера (КО-2) за 30 декабря 2009года была верно, оформленная строка «выдать», но при формировании отчета кассира не верно указано кому выданы деньги.

Дебет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»

 Кредит 50 – 11382-70 руб. – выдано в подотчет на хозяйственные нужды

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 субсчет – 5700-00 руб. выдана премия сотруднику.