Автоматизированная информационная система «ALIS» и её функциональные технические возможности

Программа применятся для автоматизации обработки потока библиографических описаний библиотеки с целью последующего их использования в “Электронном каталоге” (ЭК).

Использование данного комплекса программ позволяет:

n вводить и корректировать библиографические описания с клавиатуры ПЭВМ;

n использовать библиографические описания, подготовленные НБ РБ или другими пользовате­лями ALIS;

n формировать обменный массив в формате ISO 2709 для загрузки в СЭК;

n печатать библиографические карточки.

n программно присваивать инвентарные и/или учетные номера регистрируемым документам;

n регистрировать списанные по актам на списание экземпляры зарегистрированных докумен­тов;

n вести базы данных "Текущее комплектование", "Подписка", "Книги без инвентарного учета", "Инвентарная книга", "Акты на списание", "Акты на перемещение", "Суммарный учет" на ПЭВМ;

n вести системный журнал состояния библиографических записей;

n формировать резервные копии файлов с базами данных;

n создавать и поддерживать в актуальном состоянии справочники и словари.

Технологический процесс состоит из следующих этапов:

* ввод с клавиатуры информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

* поиск библиографического описания в предбазах других библиотек;

* копирование из предбаз других библиотек информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

* регистрация в базе и оформление заявок на подписку;

* регистрация в базе и оформление заказов на текущее комплектование;

* присвоение инвентарного и/или учетного номера и распределение поступивших документов по структурным подразделениям;

* регистрация актов на списание документов из фондов;

* регистрация актов на передачу документов внутри библиотеки;

* формирование и печать сопроводительных акт путевок на распределенные документы;

* формирование и печать инвентарных книг;

* формирование и печать ведомости “Суммарный учет”;

* занесение кодов систематических классификаторов (систематизация);

* занесение ключевых слов из словаря ключевых слов;

* редактирование библиографических описаний;

* печать библиографических карточек;

* Импорт/экспорт записей в формате ALIS

* формирование обменного массива в формате ISO 2709 для СЭК.

* Программная верстка и печать списков и указателей.

* поиск библиографического описания в предбазе;

Поиск в ЭК возможен по сле­дующим критериям.

I. Конкретный поиск по:

1) инвентарному номеру,

2) заглавию документа (заглавие тома, любое сло­во из заглавия - окно «словоформ»),

3) году издания (для уточнения поиска),

4) фамилии автора,

5) заглавию серии,

6) персоналии (когда необходима информация, посвященная определенному лицу или группе лиц),

7) ответственности (т.е. по фамилиям лиц или наименованиям организаций, которые несут интел­лектуальную ответственность за создание докумен­тов - сост., пер., худож, ред. и т.д.).

Тематический поиск по:

1. Ключевым словам, т.е. поиск документов по оп­ределенной теме, предмету, жанру и т.д. (этот ИПЯ - язык ключевых слов, в данный момент наиболее ва­жен для использования в силу доступности и привле­кательности, выраженной в применении средств ес­тественного языка).

Ежедневно индексируя, редактируя и вводя в ЭК различные документы, библиотекари всякий раз вновь и вновь обдумывают стратегию отбора и на­писания ключевых слов, многие имеют собственные субъективные (также, как и при систематизации) концепции (в периодике много публикаций по про­блеме ключевых слов). Но нужно, чтобы они отвечали общим тенденциям, и с дальнейшим развити­ем информационных процессов в каталогизации взгляды на индексирование уточнялись и выверялись. В настоящее время в справочнике ключевых слов (при индексировании) используются существительные в алфавит­ном порядке во множественном числе (библиотеки, диски, рассказы) и устойчивые (и не очень) слово­сочетания (историческая литература, администра­тивное право, рассказы для детей, тема детства).

2. ИндексуББК (в индексах «зашифрована» тема­тика издания, а также его основные формальные ха­рактеристики - читательский адрес, назначение, тип издания и т.п. - справочники, энциклопедии, учеб. пособия для вузов, для сред, шк., издания для досуга и т.д).

Классификационные индексы активно использу­ются при поиске изданий по содержанию, что облег­чает поиск информации об издании и тем самым уп­рощает путь издания к потребителю.[2]

Выводы

Как показывает практический опыт, библиотеки сегодня вынуж­дены меняться, чтобы сохраниться как социальный институт и под­тверждать свою значимость для об­щества. Современное понимание библиотечного обслуживания включает в себя сочетание тради­ционных и инновационных видов библиотечных услуг, повышение уровня квалификации работников, расширение возможностей доступа к информации, знаниям, культуре в результате освоения новых инфор­мационных технологий. Залогом успешной работы в этом направле­нии является эффективная инфор­мационно-библиографическая де­ятельность, сочетающая в себе как традиционные, так и инновацион­ные технологии.

Библиотеки уже не могут игнорировать возрастающий поток электронных документов. Это заставляет библиотеки организовывать работу с новыми источниками информации, развивать новые формы библиотечного обслуживания. И поэтому сегодня, в условиях тотального наступления электронных изданий, обновление политики комплектования стало одной из заметно проявляющихся тенденций в деятельности библиотек.

Ныне электронные издания - это реальность, в библиотеках год от года увеличивается их число.

Основные проблемы использования этих изданий в библиотеках - это необходимость в специальном компьютерном оборудовании для их «чтения» (соответствие системным требованиям) и отсутствие программного обеспечения.

Следует отметить, что «ИНЕАК» разработала новый (специальный) макет библиографического описания электронных документов.

Мультимедийные издания в библиотеках чаще всего представлены энциклопедиями, справочника­ми,учебниками и словарями (так как цена электрон­ных изданий, плата за доступ к ним через Интернет, как правило, значительно выше, чем у печатной про­дукции, библиотеки приобретают электронные из­дания, которые будут иметь высокий коэффициент использования).

В настоящее время библиотечное дело и инфор­матика сближаются как никогда. При этом новые ин­формационные технологии являются не целью, а средством для современного, качественно нового обслуживания. Новые информационные технологии существенно меняют структуру библиотек, традици­онный «путь книги», сознание тех, кто обслуживает потребителей информации. Пока еще скромно, но все-таки повышается социальный статус библиотек. Библиотечные фонды и информационные продук­ты включаются в состав государственных информа­ционных ресурсов и характеризуют общий уровень социально-экономического развития страны.

Можно сказать, что успешные эксперименты по машиночитаемой каталогизации открыли новую эру в технологии библиотечно-библиографического дела - эру интеграции, суть которой заключается в однократной обработке первичных документов, об­мене результатами обработки, многократном и мно­гоцелевом использовании полученной информа­ции. Другими словами, преимуществахранения сведений о документах в машиночитаемой форме заключаются, во-первых, в возможности многоас­пектного поиска,во-вторых, в возможности их тиражирования.

Конечно, по ряду причин какое-то определенное время карточные каталоги и картотеки сохранятся. Однако уже сейчас очевидно, что будущее за элект­ронным поисковым аппаратом.

 

Список литературы

1. Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).

2. Хорощо, Г. Информационная поддержка библиотечных программ Борисовской ГЦБС: традиционные технологии, альтернативы развития / Г. Хорощо // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 9-12. – (У публічных бібліятэках).

3. Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

 

 

[1] Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

[2] Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).