Этапы загрузки базы данных и проектирования форм

В процессе определения этапов загрузки базы данных и проектирования форм целесообразно выполнить приведенную ниже последовательность действий:

1. Определение документов-источников внемашинной сферы, содержащих необходимые данные для загрузки таблиц базы данных.

2. Определение таблиц-объектов загрузки на отдельных этапах ввода данных и соответствующего документа-источника.

3. Определение последовательности этапов загрузки.

4. Определение подсхемы данных для каждого этапа загрузки (фрагмент схемы данных), необходимой для построения экранной формы ввода из документа.

В подсхему данных могут входить:

· Таблица-объект загрузки

· Таблица, связанная с таблицей-объектом загрузки и содержащая данные только для отображения (вывода) в форме

· Таблица, главная относительно загружаемой, позволяющая группировать вводимые (выводимые) записи

5. Определение общей структуры экранной формы, т. е. ее макета в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных. При этом:

· Для многотабличной (составной) формы выбирается таблица, которая будет источником записей основной части этой формы, и задается название формы

· Выбираются таблицы, которые будут источником записей подчиненных форм, включаемых в составную форму, и определяется название каждой подчиненной формы

· Распределяется пространство формы для размещения ее основной части и включаемых подчиненных форм

· Если подчиненная форма в свою очередь имеет включаемую (подчиненную 2-го уровня) форму, для нее выполняется работа как для любой составной формы

6. Определение состава размещаемых реквизитов для каждой из частей составной формы. При этом:

· Ключевые поля таблицы-источника основной части составной формы надо вводить в основную часть формы

· Предусмотреть в подчиненной форме ключевые поля таблицы-источника подчиненной формы, которых нет в таблице-источнике основной части

После выполнения перечисленных пунктов осуществляется конструирование экранной формы средствами Access.

Определение технологии загрузки базы данных на примере

Рассмотрим технологию загрузки на примере базы данных "Учебный процесс".

Таблицы-объекты загрузки

Определим объекты загрузки — группы из взаимосвязанных таблиц, подлежащих загрузке из одного документа:

1. Таблицы ГРУППА -> СТУДЕНТ. Загрузка записей этих таблиц будет производиться одновременно из одного документа "Список студентов группы", что обеспечит формирование взаимосвязей записей студентов с соответствующей записью группы. При этом будет обеспечен однократный ввод реквизитов ГРУППЫ и однократный ввод значений НГ для всех студентов группы.

2. Таблицы КАФЕДРА -> ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Загрузка записей этих таблиц также будет производиться одновременно из одного документа "Список преподавателей кафедры", что обеспечит сразу формирование взаимосвязей записей преподавателей с соответствующей записью кафедры. При этом будет обеспечен однократный ввод реквизитов КАФЕДРЫ и однократный ввод значений ККАФ для всех преподавателей кафедры.

3. Таблица ПРЕДМЕТ. Загрузка этой таблицы может производиться из документа, содержащего перечень изучаемых предметов.

4. Таблица ИЗУЧЕНИЕ. Загрузка этой таблицы может производиться из плана проведения занятий в группах. При этом достаточно ввести составной идентификатор занятия, не вводя наименование предмета и фамилию преподавателя.

5. Таблица УСПЕВАЕМОСТЬ. Загрузка этой таблицы может производиться из заполненной экзаменационной ведомости группы. При этом достаточно ввести составной идентификатор, не вводя фамилию студента, наименование предмета, фамилию преподавателя.

Последовательность загрузки таблиц

Загрузка первых трех объектов ГРУППА -> СТУДЕНТ, КАФЕДРА -> ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ может производиться в любой последовательности, т. к. эти группы таблиц на схеме данных не находятся в подчиненных отношениях.

Загрузка таблицы ИЗУЧЕНИЕ должна производиться после загрузки таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, т. к. таблица ИЗУЧЕНИЕ в схеме данных подчинена этим таблицам.

Загрузка таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ может производиться только после загрузки таблиц СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, т. к. таблица УСПЕВАЕМОСТЬ в схеме данных подчинена этим таблицам.

Технология загрузки базы данных "Учебный процесс" может быть представлена в виде таблицы (см. табл.1).

Таким образом, в результате определена последовательность этапов загрузки базы данных "Учебный процесс", а также объекты загрузки на отдельных этапах и соответствующие документы-источники данных.

Определив этапы загрузки БД, можно приступить непосредственно к проектированию форм и их созданию средствами Access. Технология разработки форм на примере базы данных "Учебный процесс" будет рассмотрена после изложения основ конструирования форм в Access.


Таблицы БД - объекты загрузки	Документы-источники	Вид информации	Этап загрузки	Примечание
ПРЕДМЕТ	Учебный план, программа	Справочная	I
ГРУППА à СТУДЕНТ	Список студентов группы	Справочная	I	Незави- симые этапы
КАФЕДРА à ПРЕПОДАВАТЕЛЬ	Список преподавателей кафедры	Справочная	I	Незави- симые этапы
ИЗУЧЕНИЕ	План занятий группы	Учетная	II
УСПЕВАЕМОСТЬ	Экзаменационная ведомость	Учетная	III