Доработка подчиненного отчета в режиме конструктора

Для того чтобы подчиненный отчет можно было включить в основную часть отчета в нужном виде в соответствии с проектом макета, доработаем его в режиме конструктора.

Верхний колонтитул, в котором после работы мастера оказались размещенными надписи полей, и нижний колонтитул, где размещаются дата и номер страницы, не отобразятся при встраивании отчета как подчиненного. Для отображения в полном отчете заголовков столбцов табличной части перенесем названия столбцов из верхнего колонтитула в заголовок подчиненного отчета.

Рисунок 7

Для этого расширим раздел заголовка отчета, выделим все подписи полей в верхнем колонтитуле и перетащим их. Для одновременного выделения всех подписей удобно установить курсор на вертикальной линейке колонтитула и протащить его по всей высоте колонтитула. Поскольку отчет будет использоваться только как подчиненный, можно удалить оба колонтитула, нажав правой кнопкой в любом месте отчета в режиме Конструктор и снять выделение Колонтитулы страницы.

Удалим элемент поля ККАФ и его надпись "Код кафедры", т. к. в подчиненном отчете значения этого поля будут повторяться во всех строках о преподавателях одной кафедры, а однократное отображение кода кафедры предусмотрено в основной части отчета.

В соответствии с макетом отчета из поля заголовка подчиненного отчета удалим поля даты и времени.

Окончательно сконструированный подчиненный отчет приведен на рис. 8. Сохраним подчиненный отчет под именем "Преподаватели".

Рисунок 8

 Включение подчиненного отчета

Воспользуемся самым простым способом включения подчиненного отчета в основной. Разместим на экране окно базы данных рядом с окном отчета Кафедры в режиме конструктора, который представлен выше. Перейдем в окно базы данных. Выберем из перечня имен отчетов подчиненный отчет Преподаватели и перетащим его в область данных отчета Кафедры. Удалим элемент надписи подчиненного отчета, выделив его и нажав клавишу <Dе1>. Отчет Кафедры после внедрения подчиненного отчета в режиме конструктора показан на рис. 9.

Рисунок 9

На рис. 9 подчиненный отчет отображен внутри отчета Кафедры, где доступен для редактирования, как и основной отчет. Для того чтобы подчиненный отчет при отображении не был взят в рамку, выделим его, как видно на этом рисунке, откроем его свойства и на вкладке Макет в строке Тип границы выберем значение Отсутствует.

Для включения подчиненного отчета можно также воспользоваться кнопкой панели элементов Подчиненная форма/отчет. При выключенной кнопке панели элементов Мастер элементов создается элемент Свободный с надписью Внедренный. В свойствах этого элемента необходимо на вкладке Данные в строке Объект-источник выбрать встраиваемый отчет Преподаватели.

  Заметим, что Асcess автоматически устанавливает связь между основным и подчиненным отчетом по полю ККАФ, т. к. она определена в схеме данных. При этом не имеет значения, включено ли поле связи в подчиненный отчет. Access работает со всеми полями таблицы, на базе которой построен отчет. Эту связь можно увидеть в свойствах подчиненного отчета на вкладке Данные в строках Подчиненные поля и Основные поля.

Просмотрим содержимое отчета Кафедры (см. рис. 10), нажав кнопку Предварительный просмотр на панели конструктора отчетов, и убедимся, что его вид соответствует проекту макета отчета.

Рисунок 10

Сортировка записей. Для вывода записей отчета в нужном порядке задается критерий сортировки. Для этого в режиме конструктора надо нажать кнопку Сортировка и выбрать поле сортировки. При необходимости сортировки и группировки записей подчиненного отчета необходимо выполнить для него такие же действия.