Первичные и вторичные документы как источник информации

 

Информационное обеспечение потребителей вообще и маркетинговой деятельности в частности, основывается на использовании различных видов изданий и документов. По своему видовому составу документы делятся на первичные и вторичные, опубликованные и непубликуемые. Первичный документ содержит сведения (документальные и фактогра­фические), которые являются результатом изучения, исследо­ваний, разработок, обобщений и по своему характеру изло­жения являются оригинальными.

Вторичным документом называют тот документ, кото­рый является результатом аналитико-синтетической перера­ботки одного или нескольких первичных документов. Ко вторичным документам относятся: библиографическое опи­сание документа, реферативные и библиографические изда­ния, энциклопедии, справочники и т.п.

На всех стадиях и этапах разработки новой технологии, приборов, пакетов прикладных программ создаются различ­ные виды информационных продуктов: регистрационные и информационные карты о начале и продолжении научных разработок и постановки изделий на производство. Техниче­ское задание и технико-экономическое обоснование, рабочая документация позволяют прогнозировать появление продук­та на рынке. Появление научных статей, нормативно-технической документации, технических условий, товаросо­проводительной документации, которыми снабжается гото­вая продукция крупносерийного и массового производства, позволяют определить сроки появления на рынке новых ма­шин, оборудования, технологий. В таблице 1 отображена номенклатура первичных и вторичных документов, которые используются службами информации, библиотеками, марке­тинговыми службами для информационно-справочного об­служивания пользователей.

Знание источников информации позволяет осуществ­лять информационную поддержку маркетинговой деятельно­сти.

Таблица 1

 

Научно-техническая литература	Книги	Научная литература Техническая литература Производственно-техническая		Источники о выходящей и вышедшей ли­тературе
		Справоч-ная	Энциклопедии, словари
	Журналы	Научные, научно-технические, производственно-технические		Каталоги Роспечати
Информация о НИР и ОКР	Сигнальная, библиографическая, регистрацион­ная, реферативная, отчетная НТД.
Информация о передовом опыте	Техническая документация (ЧКД), новая техноло­гия, нов. техника, рационализаторские предложе­ния, инструкторско-методическая литература.
Патентная ин­формация	Библиографическая информация о вышедших авторских свидетельствах, патентах, патент. Фор­муляры, исследования.
НТД	Стандар­ты, ТУ, ТО	Международные, государственные, ведомственные; предприятий, фирм.
Информация о изделиях	Номенклатурные перечни, прейскуранты, промкаталоги, паспорта на изделия
Информация о зарубежной науке и техни­ке	Сигнальная, библиографическая, реферативная на книги, статьи, журналы, переводы.
Депонированные рукописи	Рукописи, переданные на хранение в информ. цен­тры.
Информация о конференциях	Тезисы выступлений, пристендовая литература (выставка), каталоги.
СМИ	Кинофильмы, газеты, телевидение, реклама.
Сводная ин­формация	Летописи, каталоги, базы данных, статистические и другие справочники, архивы, выполненных биб­лиотечных справок и т.п.

 

 

Информация о готовой продукции, ее технических ха­рактеристиках, свойствах сообщается в следующих видах до­кументов: ГОСТы, листы-каталоги, проспекты, паспорта о научно-техническом уровне и другие. Комплекс технической документации о готовых изделиях может служить основани­ем для организации информационной поддержки изделий, приборов и т.д.

Это важно для продвижения уже созданной продукции, но уже, поздно в плане влияния на ее качественные характе­ристики. Ведь качественные параметры, назначение, функ­ции, производительность и т.п. закладывается на стадиях проектирования и реализации проекта. Вот почему важно начинать информационную поддержку научно-технического прогресса со стадии разработки и внедрения в производство новых приборов, инструментов и т.д. В этой связи опреде­ленную роль играют такие документы, как техническое зада­ние, создание рабочего проекта и документы, сопровождаю­щие этапы его реализации на производстве. Как известно, создание нового на производстве на всех этапах требует по­стоянной информационной поддержки. Только на этой осно­ве на рынок будут поставляться конкурентоспособные новые технологии, инструменты, машины и т.д.

Комплекс информационных продуктов и услуг инфор­мационной поддержки маркетинговой деятельности показан на схеме 1.

Производство продуктов и предоставление услуг поль­зователю является основной функцией службы маркетинго­вой деятельности любого информационного центра или его подразделений.

Информационный продукт - результат интеллектуаль­ной деятельности человека, информационно-поисковой сис­темы, предназначенный для удовлетворения информацион­ного интереса (запроса).

Информационными продуктами принято называть ин­формационные пособия: научно-аналитические, рефератив­ные, библиографические обзоры; тематические, фактографи­ческие, статистические, адресные и уточняющие справки, а также деловую документацию.

 

Информационная услуга - оказание в письменной или устной форме помощи потребителю информации в разыска­нии в информационных массивах, базах данных, справочно-библиографическом аппарате библиотеки, службы информации сведений о документах, фактах и выдачи документов или их копий.

Очень важно, чтобы информационная поддержка мар­кетинговой деятельности о научно-техническом прогрессе обеспечивалась новейшими сведениями о новых идеях, о дос­тигнутых результатах науки и техники. При этом весьма важно учитывать фактор старения информации в докумен­тах. Нередко наблюдаются случаи, когда информация о но­вой технологии, новых инструментах, приборах появляется значительно позже, чем сами изделия.

Обсуждая вопрос об актуальности и новизне информа­ции в различных видах источников, целесообразно учиты­вать хронологические аспекты публикаций.

Схема 2 дает представление о значимости отдельных видов документов при подготовке информационных продук­тов и оказании информационных услуг с точки зрения срока публикации и организации информации об изделии.

О патентной документации. При работе с патентной до­кументацией надо иметь ввиду, что она имеет различные сроки юридического действия, формируется на различных стадиях патентного делопроизводства и может быть не толь­ко в опубликованном, но и в неопубликованном виде.

Патентная документация служит основанием для:

• фиксирования юридических прав изобретателя, патенто­обладателя, заявителя;

• установления приоритета;

• сообщения сведений о научно-техническом решении, ис­ключающих дублирования и нарушения прав изобретате­ля, патентообладателя.

При работе с описанием изобретений весьма важно знать, что существует три типа описания изобретений:

• описание изобретения, содержащееся в заявке;

• описание после предварительного рассмотрения заявки и принятия предварительного решения о выдаче патента;

• описание изобретения, составленное после выдачи юридических документов на изобретение.

 

Информационно-библиографические издания по па­тентной документации представляют собой государственную учетную регистрационную библиографию.

Патентные исследования на базе патентных фондов проводятся при: разработке новых технических средств, тех­нологий; создании патентно-чистой промышленной продук­ции; проверке объектов техники на патентную чистоту; экс­пертизе заявок на изобретение.

Потребителями патентной информации, прежде всего, являются изобретатели, эксперты, лица, проводящие патент­ные исследования с целью признания прав изобретателя. Ра­ботники НИИ, КБ, маркетинговых и информационных служб изучают патентную информацию как источник новых идей и принципов.

Отчетная научно-техническая документация. Как из­вестно, до появления на рынке новой продукции промыш­ленного, сельскохозяйственного производства проходит зна­чительное время, которое используется на исследование, раз­работку, проверку создаваемого экспериментального про­мышленного образца и выпуска первой партии, а затем и се­рийного производства изделия. На всех перечисленных эта­пах освоения выпуска продукции закладываются не только основы, но и постоянно осуществляется совершенствование функционального назначения и качественные параметры из­делия.

На всех этапах создания продукта разрабатываются и различные виды технической документации, начиная с эскиз­ного, технического проекта и заканчивая созданием рабочей документации. К таким документам относятся:

• техническое предложение;

• техническое задание;

• технико-экономическое обоснование о целесообразности разработки изделия с оценкой экономической эффектив­ности при внедрении в производство;

• технические и рабочие проекты создаваемого изделия, определяющие не только его эксплуатационные возможно­сти, но и показатели качества, которые должны отвечать технико-экономическим требованиям.

Как правило, каждая стадия (этап) разработки заканчи­вается составлением технической документации и заполнени­ем регистрационной и информационной карт.

Регистрационная карта служит основанием не только разработки темы, но и регистрационный документом, кото­рый позволяет отыскать и установить контакты с учреждени­ем, выполняющим работу. И тем самым служит координи­рующим документом, способствующим установлению связей и исключению дублирования в проведении НИР и ОКР.

По каждому самостоятельному и завершенному этапу проведения НИР и ОКР составляют информационную карту. Информационная карта в отличие от регистрационной карты позволяет установить связь с руководителем, ответственным исполнителем, целым коллективом исследователей и разра­ботчиков, иметь более полное представление о целях НИР и ОКР. Так как информационная карта информирует о каждом законченном этапе исследования разработки, имеющем са­мостоятельное значение, она служит основанием для созда­ния информационной базы данных о завершенных НИР и ОКР. Содержание информационной базы создает условия для слежения и информационной поддержки маркетинговой деятельности в области научно-технического прогресса. На основе информационных карт формируется не только спра­вочная база о завершенных НИР и ОКР, но и фонд отчетной научно-технической документации (отчеты по НИР, защи­щенные диссертации). Этот фонд во Всероссийском научно-техническом информационном центре микрофильмируется, что является удобным для обслуживания пользователей. Микрофильмирование позволяет автоматизировать процес­сы копирования с микрофильма на микрофильм или с мик­рофильма на бумагу.

Таким образом, в состав научно-технической докумен­тации включаются не только отчеты о НИР и ОКР, но и кан­дидатские, докторские диссертации, описание алгоритмов и программ, авторефераты, отчеты о зарубежных командиров­ках, депонированные рукописи, переводы, аналитические об­зоры.

Продвижение товаров на рынке без надежного инфор­мационного обеспечения практически невозможно. Поэтому не случайно любой продукт, изготовленный на предприятии, обеспечивается нормативно-технической документацией (ГОСТы, ТУ, рекламные каталоги, отраслевые каталоги, паспорт НТД, прейскуранты и др.).

Организация процесса реализации готовой продукции (товаров), материально-техническое обеспечение производ­ства начинается с изучения статистических данных о произ­водстве и сбыте товаров на свободном рынке. Продвижение товаров на рынке обеспечивается системой информационных изданий и целенаправленной рекламой.

Среди видов информационных изданий о готовых изде­лиях различают:

• экспресс-информацию - этот вид информации может быть

периодическим изданием или изданием на листах, которое содержит расширенные рефераты (технические характери­стики) или краткие сведения об изделиях. Как правило, этот вид издания носит рекламный характер и служит для оперативного информирования пользователя;

• листки-каталоги содержат наименование продукции, ее обозначение. Здесь указаны нормативные или технические документы, предприятие-изготовитель, адрес, краткая ха­рактеристика продукции и ее основные показатели;

• паспорт научно-технического достижения на оборудование,

продукцию, кроме наименования продукции, адреса орга­низации разработчика снабжен рефератом, в котором ука­зано назначение продукции, ее состав, приводится также эскиз, схема, формула, фотография, указывается ссылка на авторское свидетельство или патент, сообщаются технико-экономические показатели (производительность, габари­ты, масса, мощность, энергоемкость и др.);

• проспекты - это вид информационного издания, в котором сообщается потребителю о том, что готовится к выпуску тот или иной товар. Проспекты являются одновременно справочным и рекламным изданием, предваряющим вы­пуск изделия;

• прейскуранты - официально нормативно-произ­водственные или справочные издания, содержащие систе­матизированный перечень оборудования, материалов и их цены.

К группе нормативно-технической документации могут быть условно отнесены и фотографии, чертежи, графики, ри­сунки, технические фильмы и др. Иллюстративный материал как источник информации, может сказать об изделиях боль­ше, чем словесное описание.

Использование рекламных материалов в маркетинговой деятельности по информационной поддержке научно-технического прогресса требует осмотрительности и осто­рожности. Это связано с тем, что в рекламных материалах допускаются замалчивание недостатков и преувеличение достоинств продукции.

 

 

Поиск информации