2020-01-14
132
Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая, тематическая, хронологическая. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчётливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора.
В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определённой системы учреждений, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики и т.д.
Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.
Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.
Информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путём дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.
В групповых аннотациях информация представляется в обобщённой форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объёма документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.
При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, показана степень их сохранности, степень подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях. Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.
В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров – список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях – библиографический список.
Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов
Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно-вычислительных машин.
На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и её многократное и многоцелевое использование.
При решении вопроса о целесообразности разработки АИПС в государственных архивах следует:
· изучить информационные потребности организаций, учёных и специалистов, которые являются в настоящее время или могут быть в будущем потребителями информации, содержащейся в архивных документах;
· определить виды и выбрать тематику архивных документов, удовлетворяющих требованиям целесообразности перевода на автоматизированный поиск.
