Основной задачей издания архивных справочников является научная информация о документах государственных архивов в целях расширения сферы их использования

При подготовке архивных справочников для издания, определении их тематической направленности проводится отбор информации для включения в справочники с учётом её актуальности и общественных потребностей в ней.

При подготовке архивных справочников для издания соблюдаётся следующая схема расположения элементов структуры справочника: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, основная часть, приложение, указатели. В зависимости от вида, целевого назначения состав элементов справочника может быть различным.

На титульном листе в соответствии с действующими ГОСТами размещаются следующие информационные сведения:

· надзаголовочные данные;

· заглавие издания;

· подзаголовочные данные;

· выходные данные.

Предисловие отражает следующие сведения: цель издания, его читательское назначение, обоснование важности и актуальности тематики; краткие исторические сведения об объекте описания; тематические и хронологические границы; общую характеристику структуры издания, особенности распределения сведений между отдельными разделами основной части; методические указания о пользовании изданием, способах поиска в нём информации; критерии отбора первоисточников, способы их описания в издании; состав справочного аппарата, его особенности; взаимосвязь с другими изданными архивными справочниками.

Приложения размещаются перед указателями. При наличии нескольких приложений в начале помещается материал, способствующий раскрытию состава и содержания архивных фондов.

Приложениями могут являться:

· материалы, дополняющие информацию об архивных фондах;

· терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и малоупотребительных, устаревших понятий;

· переводная таблица архивных шифров, если включённые в справочник описания документов, дел, фондов вошли ранее в научный оборот под другими архивными шифрами;

· библиографический список может содержать информацию о публикациях документов, исследованиях, написанных по документам архива, справочно-информационных изданиях и т.д. Описание литературы в библиографическом списке даётся в соответствии с действующим ГОСТом;

· материалы рекламно-справочного характера.

Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и порядковый номер.

Указатели к справочнику могут составляться предметные, в том числе именные, географические. К небольшому по объёму справочнику может составляться один общий указатель. При наличии нескольких указателей предметный указатель помещается впереди именного и географического указателей.

Рукопись справочника должна пройти редактирование, при котором она рассматривается с точки зрения правильности отбора документов, включаемых в издание; соответствия научного уровня включённых в справочник описаний информационным потребностям; структуры справочника, последовательности размещения и оформления всех элементов; правильности расположения описаний по разделам и подразделам основной части; избранной формы описания; состава указателей, целесообразности данных видов указателей и правильности их редакционно-технической обработки.

На каждый подготавливаемый архивный справочник составляется план-график, координационный план, план-проспект издания, рабочая инструкция. Для справочников, которые могут быть подготовлены к изданию в течение одного календарного года, отдельный план-график может не составляться, а этапы работы, сроки её выполнения отражаются в общих планах работы архивного учреждения и в плане научно-издательской работы.

Подготовленная и отредактированная рукопись справочника должна быть обсуждена научным советом архивного учреждения, который рекомендует её к изданию. Наряду с обсуждением организуется рецензирование рукописи. Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть оформлена в соответствии с действующим ГОСТом. Авторский текстовой оригинал передаётся в издательство вместе с сопроводительным письмом и необходимыми приложениями.

Заключение

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Основу НСА архива составляют:

· опись;

· путеводитель;

· каталог;

· указатель;

· обзор.

Каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определённые функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.

Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА)

Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

[1] Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.