Путеводитель состоит из характеристики фондов (документов) и справочного аппарата

Схема расположения характеристик в путеводителе зависит от состава фондов архива.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений.

При разработке схемы путеводителей и кратких справочников по фондам государственных архивов с более узким профилем учитывается специфика состава и структуры каждого архива.

Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из его названия, справочных данных о фонде, краткой исторической справки и аннотации документов фонда.

Дифференцированный подход к описанию документов при подготовке путеводителя предполагает в зависимости от категории фонда составление различных видов характеристик фондов, их рациональное сочетание в пределах справочника, а также различное наполнение отдельных элементов характеристики.

Названия фондов должны соответствовать их названиям в учётных документах.

Для групповой характеристики даётся типовое или обобщённое название группы фондов, включённых в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности названий этих фондообразователей.

В справочные данные о фонде включаются номер фонда, его объём, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата (кроме описей).

В групповой характеристике к ряду фондов справочные данные приводятся по каждому фонду отдельно после его названия.

В характеристике на объединённый архивный фонд после общего названия указываются номер фонда, его объём и крайние даты всего комплекса документов.

В историческую справку включаются: даты образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименования, подведомственность и функции, название организаций предшественника и преемника.

В исторической справке приводятся сведения о наличии в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других фондах или других государственных хранилищах документов.

На объединённый фонд составляется одна историческая справка, в которой оговариваются особенности исторического развития отдельных организаций, документы которых составили этот фонд.

Для фондов, включённых в групповую характеристику, в общую историческую справку выносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей указываются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории её создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

При отборе состава документов, аннотируемых в путеводителе, учитывается необходимость отражения информации, дающей представление о направлении, результатах и специфике деятельности фондообразователя. В аннотации даются сведения о графических материалах, фотографиях, документах, являющихся произведениями искусства.

Для тематического путеводителя по архиву в аннотацию должны войти сведения обо всех группах документов, содержащих информацию по данной теме.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщённое описание состава документов и их содержания. В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические границы. При составлении аннотаций необходимо освещать события и факты, не допускать пересказа содержания документов, соблюдать выбранный для данного фонда признак группировки информации о содержании его документов и принятую последовательность расположения сведений в аннотации, излагать текст четко и лаконично. Допускается аннотирование отдельных уникальных документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку, в сочетании с авторским. Такая группировка применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Виды документов в аннотациях следует указывать в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчёты, статистические отчёты, статистические таблицы, докладные записки, переписка.

В аннотации на документы профсоюзной, кооперативной или другой организации, где в основе лежат коллегиальные решения, вначале даётся информация о протоколах заседаний и решениях съездов или других документах коллегиального характера, затем – информация о документах, отражающих сведения по определённым темам или вопросам.

В групповых аннотациях объединённого фонда при описании документов следует указывать номер фонда, в котором находятся эти документы или название структурной части объединённого фонда.

Датируются комплексы документов или отдельные документы, а также наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации.

В библиографическом списке литературы о фонде в соответствии с действующим государственным стандартом даётся описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикаций документов фонда.

При наличии изданий, включающих сведения по ряду фондов архива, целесообразно составлять к путеводителю общий библиографический указатель.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указываются: название фонда, номер фонда, объём и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Справочник об архивах содержит систематизированный перечень архивов и сведений о них. Характеристика каждого архива включает полное наименование архива, его адресные данные, краткую историческую справку и аннотацию состава фондов и содержания документов архива.