2020-01-14
210
В общей исторической справке отражается направление деятельности данной группы организаций-фондообразователей, общие сведения о них. Специфические особенности по истории отдельных фондообразователей оговариваются специально.
В аннотации на материалы группы фондов разных архивов после сведений, характерных только для одного из них, указывается условное обозначение данного архива.
Характеристика документов в тематическом путеводителе состоит из названия тематического раздела, справочных данных и аннотации документов.
Названия тематических разделов соответствуют схеме построения путеводителя. Справочные данные состоят из номеров фондов, номеров описей по каждому фонду, в котором имеются документы по теме, крайних дат документов. В аннотации даются сведения о составе и содержании документов по теме.
В конце описания каждой группы документов по одному вопросу указываются даты материалов и номера фондов, в которых они «отложились.
Внутренняя систематизация сведений о видах документов и методика их описания такая же, как в путеводителе по фондам архива.
В тематический путеводитель включается список фондов, который содержит номера и названия фондов, если он по нескольким архивам, то в списке фондов вначале указывается название архива.
Характеристика фонда в кратком справочнике состоит из его названия, номера, объёма и крайних дат документов фонда. Она может быть дополнена данными о фондообразователе, содержании и составе документов фонда.
Название фонда в кратком справочнике даётся как в путеводителе по фондам архива и дополняется указанием на даты деятельности учреждения-фондообразователя.
Названия объединённого фонда и фондов, включённых в групповую характеристику, даются, как в путеводителе, с указанием крайних дат деятельности организаций, составляющих объединённый фонд или вошедших в групповую характеристику. Подчинённость фондообразователя не указывается, за исключением случая, когда в состав фонда входят документы фондообразователей, подчинённых одному и тому же вышестоящему учреждению.
Если изменения в названии и подчинённости организаций касаются всех фондов, объединяемых групповой характеристикой, то сведения об этом указываются после типового названия фондов.
В справочных данных указывается состав научно-справочного аппарата к документам фонда. Если для всех фондов, включённых в справочник, имеются одни и те же виды научно-справочного аппарата, их наличие оговаривается в предисловии к справочнику, а в справочных данных к фондам опускается.
Для кратких справочников по фондам нескольких архивов республики, края, области составляются групповые характеристики на одноимённые фонды любой категории. Они строятся так же, как в кратком справочнике по одному архиву, но в справочные данные перед номером фонда включается сокращённое или условное обозначение архива.
Основными элементами справочного аппарата для путеводителя и его видов являются: титульный лист, оглавление, предисловие, указатели.
К путеводителю составляются указатели: предметный, его разновидности – именной, географический, указатель фондов.
Для краткого справочника целесообразно составлять алфавитный указатель сокращённых названий фондов.
В состав справочного аппарата к путеводителю по фондам архива и тематическому путеводителю входят также список сокращений и общий библиографический список.
В качестве приложений к путеводителям могут составляться: справка по истории административно-территориального деления, терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и др.
Указатели
В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним.
Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел.
Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.
Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.
Указатели к документам фонда составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.
Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.
Указатели могут составляться ко всем типам архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и его приложения.
Указатели могут быть: предметными, именными, географическими, хронологическими и др.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия. В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.
Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик; сложной, т.е. иметь две или несколько подрубрик.
По структуре рубрик различаются указатели глухие и аннотированные.
Глухими называются указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.
Аннотированными краткими называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятия и ссылочных данных, входят краткие пояснения и определения, а аннотированными полными – указатели, в состав статьи которых входят более подробные характеристики.
Сведения для подобных характеристик даются за период, который охватывается указателем.
Указатели к документам являются, как правило, аннотированными. Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.
Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путём применения общих ссылок (отсылок) – «см.» и частных – «см. также». Общая ссылка – это отсылка от одной рубрики к другой, в которой собираются все необходимые сведения о понятии. Как правило, она даётся:
· от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики:
· этика см. мораль;
· от сокращённой формы понятия к полной, и наоборот:
· нэп см. новая экономическая политика;
· от частного, видового понятия к родовому, если в указателе принята система давать ссылочные данные только в сложной рубрике:
· от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом «и» или запятыми, к первому:
· от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме:
· местная промышленность;
· банковский капитал.
Частная ссылка – это ссылка от одной рубрики к другой, за которой собираются дополнительные сведения о понятии. Она, как правило, применяется:
· для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя:
· для понятий, связанных ассоциативными отношениями:
· продовольственная политика см. также экономическая политика.
Основные требования, предъявляемые при составлении указателей – полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания на местонахождение информации.
Предметный указатель. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.
Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.
Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:
· Свердловск (Екатеринбург), г.
· Екатеринбург см. Свердловск
Сложные географические наименования вносятся в указатель по первому слову:
· Ленинск-Кузнецкий, г.
· Белая Церковь, г.
Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте:
· Сибирь
· Поволжье
· Урал
Именной указатель. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано не полностью (только имя, прозвище, псевдоним), то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.
Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нём сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него:
· Цхакая М.Г. (Миха, Леонов, Турген)
· Леонов см. Цхакая М.Г.
Если в написании одной и той же фамилии имеются разночтения, то сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием, а также в соответствующем алфавитном порядке с ссылками на него:
· Кессель К.И. (Кеслер, Кестнер).
· Кеслер см. Кессель К.И.
· Кестнер см. Кессель К.И.
Ф.И.О.передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными, в скобках, и также вносятся в указатель со ссылкой на современную форму:
· Александров (Олександров).
· Олександров см. Александров.
При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами, имена и отчества даются по возможности полностью и делаются пояснения:
· Феддров Матвей Федорович (московский купец).
· Федоров Михаил Федорович (поэт).
Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии:
· Сергеев-Ценский С.Н.
Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем частицы, имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией:
· Бьюкенен Н.А.
· Витторио Л.
· Гольц А.С. фон дер.
Хронологический указатель. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.
Обзоры документов
Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом[14]. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.
Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.
Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.
