Автоматизированные рабочие места

Согласно Государственной системе документационного обеспе­чения управления, автоматизация работы с документами осуществ­ляется с использованием персональных компьютеров и автоматизи­рованных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информаци­онным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используют­ся различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телеви­зионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и теле­фонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организа­ция сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроиз­водства (в зависимости от схемы прохождения документов) предпо­лагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ со­гласования.

К современным техническим средствам автоматизации инфор­мационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носи­тели информации: магнитные диски и ленты, микрофиль-мы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией -— электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъяв­ляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно по­полняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; на­личие программных средств, регулирующих организационную и ад­министративную деятельность; обеспечение оперативной связи с дру­гими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых загото­вок и автоматизированной информационно-поисковой системы; воз­можности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источ­никами информации; наличии технических средств для печати доку­ментов.