Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документа­ми предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, ма­нипулирования и пересылки электронных документов.

 Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсе­нала программных средств, чем традиционно на пишущей ма­шинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных предложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовительных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др[3].

В системах управления электронными документами исполь­зуются текстовые редакторы Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint, Acrobat Exchange и т. и.) издательские системы (например Frame Wake;), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

Система храпения электронных Документов должна обеспе­чить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных доку­ментов, во внешней памяти называются базами данных. Органи­зация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных— прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас яв­ляются D Base, Clipper, Approach, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленчес­кую деятельность. Основными функциями той подсистемы являются:

—организация работы с электронными документами;

—контроль исполнения документов;

—распечатка и тиражирование документов;

—электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные про­дукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntcxt, World View и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional,
Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем сис­тема Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электрон­ную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, програм­му электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.   

Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный конт­роль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов - текстовым     редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, элект­ронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

 Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open ба­зируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопро­изводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим интегрированную систему Team Office — это полная офисная открытая информационная систе­ма, обеспечивающая пользователям доступ к электронным до­кументам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

В заключение можно предложить общие рекомендации но выбору систем управления электронными документами:

1. Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, таб­личные процессоры и системы управления базами данных.

2. Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны спе­циализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.

3. Для больших организаций следует использовать индиви­дуально разработанные информационные системы.

 

 

2.2 Основные положепо документированию управленческой деятельности

 

 Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам инфор­мации, необходимой для осуществления управленческих дей­ствий. Документирование осуществляется на естественном язы­ке (рукописные, машинописные документы, в том числе теле­граммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искус­ственных языках с использованием новых носителей (магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и зак­репляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обес­печивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД)[4].

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для уп­равления в определенной сфере деятельности. УСД предназна­чены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

  Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы уп­равления издают следующие распорядительные документы: ре­шения, постановления, распоряжения, приказы, указания, по­ручения, инструкции.

 Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный пли индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, изда­ющих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, струк­турных подразделений документов вышестоящих органов или до­кументов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация, решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения кол­легиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышесто­ящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других органи­заций, должны предварительно согласовываться с этими орга­низациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на засе­даниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются па основа­нии записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (тек­стов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифро­вывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с про­токолом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней уп­равления могут направлять письма при осуществлении оператив­ных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и от­дельными гражданами. Письма должны составляться в том слу­чае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен ин­формацией: устные разъяснения, указания (личные или по теле­фону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной пе­редачи информации составляются телеграммы и телефонограм­мы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: пла­ны работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положе­ния, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными под­разделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бух­галтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или заме­стителем руководителя организации, ведающими вопросам, со­держащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания докумен­та осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотно­шениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединения­ми, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов.

 

 

Заключение

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Список литературы

 

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

3. Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004

4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

5. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20

7. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.

8. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

10. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.

11. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001

12. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

13. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

14. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де-лопроизводстве). - М., 1999.

15. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

16. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.

18. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.

19. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.

20. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004

21. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 2000.

22. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности орга-низации.-М., 2001.

23. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.

24. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.

25. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1999.

26. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.

 

[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

 

[2] Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие.- М.: ИКЦ. Издат центр «МАРТ», 2004

[3] Басаов М.Н. Делопроизводстве 3-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2004

[4] Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001