Электронные офисные системы

 

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных мето­дов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвида­ция) бумажного потока;

2) организация одновременного доступа к документам различ­ных пользователей;

3) осуществление эффективного поиска информации;

4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества под­готовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполне­ние следующих функций:

—ввод, подготовка и редактирование документов;

—регистрация документов;

—совместная работа над документами;

—контроль исполнения документов;

—создание баз данных (хранение документов);

—прием и пересылка документов;

—систематизация документов, формирование дел;

подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в орга­низации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью фор­мирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспе­чивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

- «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая вер­сия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

- «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользова­тельская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопро­изводства небольших организаций или отдельных подразде­лений крупных организаций, в том числе в рамках распреде­ленной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой доку­ментооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации дело­производства компании «Интерграст».

Система включает в себя три продукта:

- «Делопроизводство» — комплект баз данных для автоматиза­ции документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль докумен­тов, резолюций руководства, поручений; статистический ана­лиз исполнительской дисциплины сотрудников; автоматичес­кую доставку электронных документов исполнителям; веде­ние электронного архива документов.

- «Малый офис» — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адре­са и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Сове­щания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и меро­приятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Прика­зы и распоряжения, Внешние контакты. 

- «Канцелярия» — система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспон­денции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сорти­ровка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

—автоматизация централизованной службы ДОУ;

—автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

—автоматизация работы исполнителей в структурных подразде­лениях;

—автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тира­жирования и хранения документов, а также для организации кон­фиденциального документооборота.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения докумен­тов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддержива­ются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифро­вой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вме­шательства.