Применение функции ВПР()

При работе с электронными таблицами очень удобно, когда какой-либо столбец или строку можно заполнить, не копируя информацию из другой таблицы, а применяя определенную функцию для автоматического заполнения столбца или строки. Именно в этих случаях используется функция ВПР()

Функция ВПР() применяется в тех случаях, когда информация расположена в двух таблицах:

· справочная таблица;

· рабочая (основная) таблица.

Обе таблицы связаны друг с другом, они содержат общее поле, которое называется ключом.

Функция ВПР() открывается с помощью "Мастер функций" в группе "ссылки и массивы".

Применяя эту функцию, необходимо ответить на следующие вопросы:

1) что ищем (указываем образец);

2) где осуществлять поиск (диапазон справочной таблицы);

3) что является результатом поиска (№ столбца);

4) как точно нужно искать (ложь "конкретно" или истина "приближенно").

Составляющие функции ВПР() рис.4:

1) искомое значение - это значение, которое требуется найти в первой строке таблицы;

2) табличный массив - описание ячеек, содержащих просматриваемую таблицу, т.е. справочник;

3) № индекса столбца – номер столбца, содержащий информацию о том, в какой строке функция должна искать результат. Нумерация строки или столбца начинается с 1 относительно ключевого поля.

4) диапазон просмотра - это необязательный критерий (ложь - если необходим точный поиск, истина – если необходимо приближенное значение)

Рис.4 Диалоговое окно функции ВПР()

Сортировка данных

Сортировка по возрастанию/убыванию

Зачастую после ввода какой-либо информации в электронную таблицу ее необходимо отсортировать тем или иным образом. Например, по возрастанию содержимого одного из столбцов. Для этой цели в Excel имеется команда Данные/Сортировка, которую необходимо вызвать после выделения диапазона ячеек (таблицы), который необходимо отсортировать.

При выполнении этой команды отображается диалоговое окно Сортировка диапазона (рис.6), в котором имеются следующие основные разделы:

· Сортировать по – выбор столбца, по которому нужно сортировать в первую очередь;

· Затем по - определение столбца, по ячейкам которого следует выполнять сортировку в том случае, если равны соответствующие значения в столбце, указанном в поле Сортировка по;

· В последнюю очередь по – выбор столбца, по которому сортировка должна выполняться в случае равенства значений в ячейках каких-либо строк первых двух столбцов, которые выбраны в полях Сортировать по и Затем по.

При этом в каждом из приведенных разделов можно указать направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Сортировка в особом порядке

В MS Excel данные можно сортировать в особом порядке. И причем, кроме заданных порядков, можно указывать собственный порядок сортировки. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазона нужно выбрать копку Параметры. В диалоговом окне Параметры сортировки в раскрывающемся списке Порядок сортировки по первому ключу выбрать подходящий вариант.

Например, мне необходимо сортировать БД по столбцу Издательство. Чтобы воспользоваться собственным порядком сортировки, его нужно предварительно создать (рис.5):

1. с помощью команды Сервис/Параметры вызвать окно Параметры;

2. перейти на клавишу Списки;

3. в поле Элементы списка ввести элементы, разделяя их нажатием клавиши Enter;

4. после вода всех элементов нажать кнопку Добавить и закрыть окно Параметры.

Рис.5 Создание собственного порядка сортировки.

Сортировка по четырем и более полям

С помощью команды Данные/Сортировка (рис.5) можно упорядочить список по любому количеству полей. Это осуществляется путем последовательных сортировок. Для того чтобы предыдущие сортировки не терялись, следует начинать с ключей самого нижнего уровня.